Mit der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse steigen auch die Anforderungen an Unternehmen, ihre Verwaltungs- und Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten. DATEV Auftragswesen next ist eine innovative Softwarelösung, die speziell dafür entwickelt wurde, die Abläufe im Auftrags-, Leistungs- und Rechnungsmanagement zu optimieren. Diese Plattform, eine Weiterentwicklung von DATEV Auftragswesen online, bringt zahlreiche neue Funktionen und eine moderne Benutzeroberfläche mit sich, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützt. Dieser Artikel bietet einen detaillierten Einblick in die Vorteile, Funktionen und den Umstieg auf DATEV Auftragswesen next.
Was ist DATEV Auftragswesen next?
DATEV Auftragswesen next ist die Nachfolgesoftware von DATEV Auftragswesen online, welche zum 31. Dezember 2024 eingestellt wird. Ab dem 1. Januar 2025 steht den Anwendern nur noch DATEV Auftragswesen next zur Verfügung. Die Software ist eng mit DATEV Unternehmen online verknüpft und bietet eine ganzheitliche Lösung für die Erstellung und Verwaltung von Verkaufsbelegen, von Angeboten über Rechnungen bis hin zu Zahlungserinnerungen. Durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche und innovative Funktionen ermöglicht sie ein flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten, sei es auf dem Laptop oder Tablet.
Funktionen von DATEV Auftragswesen next
DATEV Auftragswesen next bietet eine Vielzahl von Funktionen, die das Auftragsmanagement effizienter und benutzerfreundlicher machen:
Belegverwaltung und E-Rechnungen
Die Software deckt den gesamten Lebenszyklus eines Verkaufsbelegs ab:
- Belegarten: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Zahlungserinnerungen.
- E-Rechnungen: Unterstützung von E-Rechnungsformaten wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0). Die Erstellung und der Versand erfolgen automatisiert, wobei das gewünschte Format des Empfängers berücksichtigt wird.
- Beleganhänge: Dokumente wie Lieferscheine oder Verträge können direkt als Anhang zu Rechnungen hinzugefügt werden.
- Statusverwaltung: Rechnungen können als bezahlt oder offen markiert werden. Der Status wird mit DATEV Belege online synchronisiert.
Kunden- und Artikelmanagement
Die effiziente Verwaltung von Kunden und Artikeln steht im Mittelpunkt:
- Kundendaten: Kunden können manuell angelegt oder aus DATEV Stammdaten online übernommen werden. Änderungen werden automatisch synchronisiert.
- Artikeldaten: Artikel können manuell erfasst oder importiert werden. Es gibt auch die Möglichkeit, Artikel in Kategorien zu organisieren, was die Übersichtlichkeit verbessert.
Layout und Individualisierung
Die Gestaltungsmöglichkeiten für Belege sind umfangreich:
- Beleglayouts: Schriftarten, Seitenränder und andere Elemente lassen sich anpassen. Ein individuelles Briefpapier und ein Firmenlogo können hochgeladen werden.
- QR-Code: Ein QR-Code für die Zahlung kann automatisch generiert und in das Layout integriert werden.
- Layout-Übertragung: Einmal definierte Layouts können auf andere Belegarten übertragen werden, was Zeit spart.
Geschäftsanalysen und Berichte
DATEV Auftragswesen next bietet umfassende Analysefunktionen:
- Geschäftsentwicklung: Die Software erstellt automatisch Auswertungen auf Basis fertiggestellter Rechnungen und Korrekturen.
- Rechnungsausgangsjournal: Dieses bietet eine detaillierte Übersicht über ausgestellte Rechnungen und deren Status.
Flexibles Arbeiten
Die Software funktioniert auf Tablets und Laptops gleichermaßen, was ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die mobil arbeiten oder mehrere Standorte verwalten.
Umstellung auf DATEV Auftragswesen next
Der Umstieg von DATEV Auftragswesen online auf DATEV Auftragswesen next erfolgt schrittweise. Nutzer werden in Gruppen von DATEV für die Umstellung freigeschaltet. Sobald eine Freischaltung erfolgt ist, erscheint ein Hinweis in DATEV Auftragswesen online, der den Nutzer durch die Umstellung führt. Dabei werden bestehende Daten wie Kunden- und Artikeldaten automatisiert übertragen. Diese nahtlose Migration stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Einrichtung und Nutzung
Die Einrichtung von DATEV Auftragswesen next ist benutzerfreundlich gestaltet. Nach der Aktivierung der Software können Nutzer sofort mit der Erstellung von Verkaufsbelegen beginnen. Einige vorbereitende Schritte erleichtern jedoch die Arbeit:
1. Artikel und Kunden anlegen
- Artikel: Nutzer können Artikel manuell erfassen oder importieren. Notwendige Daten wie Bezeichnungen, Preise und Kategorien können hinterlegt werden.
- Kunden: Kundendaten können direkt in DATEV Auftragswesen next eingegeben oder aus DATEV Stammdaten online übernommen werden.
2. Beleglayout definieren
Die Anpassung des Layouts der Belege ermöglicht eine individuelle Gestaltung, die den Unternehmensauftritt widerspiegelt. Neben Logo und Briefpapier können Nutzer auch QR-Codes und andere Details hinzufügen.
3. Erstellung der ersten Rechnung
Die Erstellung einer Rechnung erfolgt in wenigen Schritten:
- Kunden auswählen: Vorerfasste Daten werden automatisch eingefügt.
- Rechnungspositionen hinzufügen: Artikel können aus den Stammdaten übernommen oder manuell erfasst werden.
- Zusätzliche Angaben: Hinweise, Rabatte und Zahlungsbedingungen können ergänzt werden.
- Speichern und Finalisieren: Nach dem Speichern wird die Rechnung fertiggestellt und automatisch archiviert.
Vorteile von DATEV Auftragswesen next
DATEV Auftragswesen next bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigern. Ein wesentlicher Pluspunkt ist die Effizienzsteigerung durch die Automatisierung vieler Prozesse. Funktionen wie die Übermittlung von E-Rechnungen oder die automatische Synchronisation von Kundendaten sparen wertvolle Zeit und minimieren Fehlerquellen. Zudem zeichnet sich die Software durch ihre Flexibilität aus, da sie plattformunabhängig auf Laptops und Tablets genutzt werden kann. Dies ermöglicht ein mobiles Arbeiten, das besonders in modernen Arbeitsumgebungen geschätzt wird.
Ein weiterer zentraler Vorteil ist die Zukunftssicherheit der Software. Sie unterstützt E-Rechnungen nach der EU-Norm EN 16931, wodurch die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Gleichzeitig sorgt die revisionssichere Archivierung dafür, dass alle Belege den GoBD-Richtlinien entsprechen. Darüber hinaus überzeugt DATEV Auftragswesen next durch seine benutzerfreundliche Bedienung. Die intuitive Oberfläche erleichtert die Anwendung erheblich, selbst für Nutzer ohne technische Vorkenntnisse. Unterstützt wird dies durch umfassende Hilfedokumente und Anleitungen, die den Einstieg und die Nutzung der Software erleichtern.
Fazit
DATEV Auftragswesen next ist mehr als nur eine Software – es ist ein Schritt in Richtung digitale Zukunft. Mit einer Vielzahl moderner Funktionen, der Unterstützung von E-Rechnungen und einer flexiblen Nutzung bietet es Unternehmen eine leistungsstarke Plattform zur Optimierung ihres Auftragsmanagements. Die nahtlose Integration mit DATEV Unternehmen online und die benutzerfreundliche Oberfläche machen den Umstieg für bisherige Nutzer von DATEV Auftragswesen online unkompliziert.
Unternehmen, die sich frühzeitig für die Umstellung entscheiden, profitieren nicht nur von den zahlreichen Vorteilen, sondern stellen sicher, dass ihre Geschäftsprozesse auch nach 2024 nahtlos weiterlaufen. DATEV Auftragswesen next ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die ihre Abläufe modernisieren und den Anforderungen einer digitalisierten Wirtschaft gerecht werden möchten.
