Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist auf dem besten Weg, den klassischen Papierbeleg in der Geschäftswelt abzulösen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland für alle Business-to-Business (B2B)-Transaktionen verbindlich. Unternehmen aller Größenordnungen müssen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies stellt sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance für Unternehmen dar, ihre Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Softwarelösungen wie DATEV SmartTransfer bieten umfassende Unterstützung auf diesem Weg. In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Aspekte und Vorteile der E-Rechnung und die Softwarelösungen, die Unternehmen dabei helfen, diese Anforderung zu erfüllen.
Die E-Rechnung: Ein Überblick
Die E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die die traditionelle Papierform ersetzt. Sie wird in standardisierten Formaten erstellt und übermittelt. Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, darunter die Reduzierung von Papierverbrauch, die Minimierung von Fehlern durch manuelle Dateneingabe und eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen. Zudem ermöglicht sie eine effizientere Buchführung und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit von Transaktionen.
Grundlegende Funktionen einer E-Rechnungssoftware
Bei der Auswahl einer E-Rechnungssoftware sollten folgende Funktionen berücksichtigt werden:
Erstellung von EÜR und Bilanzen:
Eine gute Software sollte die Erstellung von Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) sowie Bilanzen ermöglichen. Dies hilft, den Überblick über finanzielle Daten zu behalten und erleichtert die Jahresabschlüsse.
DATEV- und ELSTER-Schnittstellen:
Diese Schnittstellen sind essenziell für die Übermittlung von Daten an Steuerberater
und das Finanzamt. Sie ermöglichen eine nahtlose Integration und vereinfachen die Steuererklärung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung.
Automatisierung von Rechnungsprozessen:
Die Software sollte es ermöglichen, Produkte und Dienstleistungen als Standard zu definieren, um wiederkehrende Rechnungen automatisch zu erstellen. Das spart Zeit und reduziert die Fehlerquote.
Verwaltung von offenen Posten:
Eine Übersicht über offene Rechnungen und deren Status ist wichtig, um Zahlungen zu verfolgen und gegebenenfalls Mahnungen auszulösen.
Integrierter E-Mail-Versand:
Die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus der Software heraus zu versenden, verbessert die Effizienz und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess.
Vergleich der führenden E-Rechnungssoftwares
Hier ist ein Überblick über einige der bekanntesten E-Rechnungssoftwares:
lexoffice: lexoffice bietet eine umfangreiche Lösung für die Rechnungsstellung und Buchhaltung. Es ist ab 6,90 Euro pro Monat erhältlich und bietet eine 30-tägige Testversion. Lexoffice eignet sich besonders für Unternehmen, die umfassende Buchhaltungsfunktionen benötigen.
sevDesk: SevDesk ist ab 8,90 Euro pro Monat erhältlich. Die Software richtet sich besonders an Gründer und Selbstständige und bietet umfangreiche Übersichten über Umsätze und Analysen. Eine Testversion ist verfügbar.
Qonto: Qonto zeichnet sich durch eine integrierte Lösung aus, die Banking, Buchhaltung, Rechnungsverwaltung und Steuern kombiniert. Mit einem Preis ab 9 Euro pro Monat bietet Qonto eine 30-tägige Testversion und eignet sich für Unternehmen, die eine umfassende Finanzlösung suchen.
FastBill: FastBill bietet automatisierte Abläufe und interessante Schnittstellen zwischen Rechnungen, Belegen und Banking. Es ist ab 9 Euro pro Monat erhältlich und bietet eine 14-tägige Testversion.
Easybill: Easybill bietet eine cloudbasierte Lösung mit vielen Funktionen und Schnittstellen zu Onlineshops. Es ist ab 12 Euro pro Monat erhältlich und bietet eine 7-tägige Testversion.
Billomat: Billomat bietet eine GoBD-konforme Rechnungssoftware und ist ab 19 Euro pro Monat erhältlich.
Zielgruppenspezifische Softwarelösungen
Die Wahl der E-Rechnungssoftware sollte stets auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe abgestimmt sein. Verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen haben unterschiedliche Anforderungen an Rechnungssoftware, weshalb es wichtig ist, eine Lösung zu wählen, die genau zu den eigenen Bedürfnissen passt.
1. Rechnungssoftware für Handwerker
: Für Handwerkersind insbesondere mobile Abrechnungsmöglichkeiten und präzise Zeiterfassung entscheidend. Softwarelösungen wie lexoffice, sevDesk und Easybill bieten diese Funktionen und ermöglichen es Handwerkern, Rechnungen direkt vor Ort zu erstellen und ihre Arbeitszeiten effizient zu erfassen. Diese Programme unterstützen auch die spezifischen Anforderungen an Handwerkerrechnungen, wie detaillierte Leistungsaufstellungen und gesetzliche Vorschriften.
2. Rechnungssoftware für Kleinunternehmen: Kleinunternehmer
profitieren oft von kostengünstigen oder sogar kostenlosen Rechnungssoftware-Angeboten. Lösungen wie lexoffice und sevDesk sind ideal für kleine Unternehmen, die einfache und kosteneffiziente Rechnungsstellungslösungen suchen. Diese Programme bieten grundlegende Funktionen zur Automatisierung der Rechnungsstellung, erleichtern die Verwaltung von Rechnungen und sind oftmals speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmerzugeschnitten, ohne dabei die Budgetgrenzen zu sprengen.
3. Rechnungssoftware für KMU: Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) benötigen oft umfassendere Funktionen, die eine detaillierte Buchhaltung und Integration in andere Geschäftsprozesse ermöglichen. Für diese Zielgruppe sind Lösungen wie lexoffice, DATEV und sevDesk besonders geeignet. Diese Softwarelösungen bieten nicht nur eine vollständige Buchhaltungsfunktionalität, sondern auch Schnittstellen zu Steuerberater
und umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen. KMU profitieren von der Möglichkeit, Buchhaltungsdaten effizient zu verwalten, Umsatzentwicklungen zu verfolgen und Steuererklärungen vorzubereiten.
Durch die Wahl der passenden Rechnungssoftware, die speziell auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt ist, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungsprozesse reibungslos ablaufen und den spezifischen Anforderungen ihrer Branche gerecht werden.
DATEV SmartTransfer: Eine umfassende Lösung
DATEV, als einer der führenden Anbieter von Softwarelösungen für Steuerberater und Unternehmen, bietet mit DATEV SmartTransfer eine leistungsfähige Plattform für den Austausch von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. Diese Lösung adressiert die Bedürfnisse von Unternehmen, die bereits bestehende Rechnungsprogramme nutzen und dennoch den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht werden möchten.
Funktionen und Vorteile von DATEV SmartTransfer
- Flexibilität bei den Formaten: DATEV SmartTransfer unterstützt eine Vielzahl von Rechnungsformaten, einschließlich PDF, ZUGFeRD, XRechnung, XML, EDIFACT und IDoc. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen in dem Format zu empfangen und zu versenden, das für ihre Geschäftspartner erforderlich ist. Dies stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden und der Datenaustausch reibungslos verläuft.
- Automatisierung der Prozesse: Die Lösung ermöglicht eine Automatisierung der Rechnungsausgangsprozesse. Unternehmen können Rechnungen direkt aus ihren bestehenden Rechnungssystemen erstellen und über DATEV SmartTransfer versenden. Die Automatisierung reduziert manuelle Eingriffe und damit auch die Fehleranfälligkeit.
- Integration in ERP-Systeme: DATEV SmartTransfer lässt sich problemlos in gängige ERP-Systeme und Rechnungsprogramme integrieren. Dadurch kann der Rechnungsversand direkt aus dem jeweiligen System angestoßen werden, was den Prozess vereinfacht und die Effizienz erhöht.
- Rechtssichere Archivierung: Alle versendeten und empfangenen Belege können direkt in DATEV Unternehmen online archiviert werden. Diese Archivierung ist GoBD-konform, was bedeutet, dass sie den gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Dokumentenaufbewahrung entspricht. Die Belege sind revisionssicher gespeichert und können bei Bedarf schnell gefunden und aufgerufen werden.
- Netzwerkpartnerschaften und internationale Anbindung: DATEV SmartTransfer ist Teil des TRAFFIQX-Netzwerks, einem internationalen Business-Netzwerk für papierlosen Dokumentenaustausch. Dies ermöglicht es, Geschäftsdokumente über verschiedene Systeme und Plattformen hinweg auszutauschen und unterstützt auch internationale Transaktionen, einschließlich der Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk für den Austausch von Transaktionsdokumenten innerhalb der EU.
DATEV Auftragswesen next
DATEV Auftragswesen next ist eine moderne Softwarelösung, die Unternehmen bei der Verwaltung und Abwicklung ihrer Aufträge unterstützt. Die Lösung bietet eine umfassende Funktionalität für die Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung. Mit DATEV Auftragswesen next können Unternehmen ihre Auftragsprozesse effizient steuern, von der Kundenanfrage bis zur finalen Rechnung. Die Integration in DATEV Unternehmen online ermöglicht eine nahtlose Übertragung von Auftragsdaten in die Buchhaltung, wodurch Fehler reduziert und der administrative Aufwand minimiert wird. Die Software bietet zudem umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen, um den Überblick über offene Aufträge und deren Status zu behalten.
DATEV Mittelstand-Faktura
DATEV Mittelstand-Faktura ist eine umfassende Rechnungssoftware, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie ermöglicht eine einfache und effiziente Erstellung, Verwaltung und Versendung von Rechnungen. Die Software bietet Funktionen wie die automatische Rechnungserstellung, Anpassung an gesetzliche Anforderungen und eine nahtlose Integration mit DATEV Unternehmen online. Darüber hinaus ermöglicht sie eine revisionssichere Archivierung und eine unkomplizierte Datenübertragung an Steuerberater. Durch ihre Benutzerfreundlichkeit und die umfassenden Automatisierungsfunktionen erleichtert DATEV Mittelstand-Faktura den Rechnungsprozess erheblich und trägt zur Reduzierung von Fehlern und Zeitaufwand bei. Ideal für Unternehmen, die eine zuverlässige und leistungsstarke Rechnungsmanagement-Lösung suchen.
DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen online ist eine umfassende Cloud-Lösung, die speziell für die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern entwickelt wurde. Es ermöglicht die zentrale Verwaltung von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Belegen und Kontoauszügen in einer sicheren, revisionssicheren Umgebung. Mit Funktionen zur automatisierten Buchung und zur einfachen Kommunikation mit der Steuerberatung sorgt es für effiziente Arbeitsabläufe. Die Plattform bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten mit anderen DATEV-Diensten sowie die Möglichkeit, Dokumente direkt aus der Buchhaltungssoftware zu verarbeiten und zu archivieren. So können Unternehmen und Steuerberater jederzeit und von überall auf aktuelle Daten zugreifen und den Büroalltag optimieren.
DATEV Belege online: Diese Lösung ergänzt DATEV Unternehmen online, indem sie eine zentrale und sichere Ablage von Belegen im DATEV-Rechenzentrum ermöglicht. Auch hier ist eine einfache Suche nach Belegen möglich, was den Zugriff und das Management von Rechnungen weiter erleichtert.
Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Unternehmen sollten folgende Schritte in Betracht ziehen:
- Analyse des bestehenden Systems: Überprüfen Sie, ob Ihr derzeitiges Rechnungs- und ERP-System E-Rechnungen unterstützt oder ob Anpassungen erforderlich sind.
- Integration der Softwarelösung: Wählen Sie eine Softwarelösung wie DATEV SmartTransfer, die Ihre Anforderungen erfüllt und integrieren Sie diese in Ihre bestehenden Systeme.
- Schulung und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie und sensibilisieren Sie sie für die Vorteile der E-Rechnung.
- Testläufe und Anpassungen: Führen Sie Testläufe durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
- Zusammenarbeit mit Steuerberatern: Nutzen Sie die Expertise Ihrer Steuerberater, um den Übergang zur E-Rechnung reibungslos zu gestalten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Fazit
Die E-Rechnung stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung für Unternehmen dar. Softwarelösungen wie DATEV bieten umfassende Unterstützung bei der Implementierung und Nutzung von E-Rechnungen. Sie erleichtern den Rechnungsversand und -empfang, ermöglichen eine einfache Integration in bestehende Systeme und gewährleisten eine rechtssichere Archivierung. Durch die Nutzung moderner Cloud-Services und Künstlicher Intelligenz können Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse weiter optimieren und sich auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen vorbereiten. Der Weg zur E-Rechnung mag herausfordernd sein, doch die Vorteile in Form von Kostenersparnis, Fehlerreduktion und verbesserter Effizienz sind die Investition wert.
