Softwares zur Datenspeicherung für Unternehmen: ownCloud


Im Netz wimmelt es nur von Cloud Anbietern, die Unternehmen das sichere Speichern und Verwalten von Daten versprechen. Zu den wohl bekanntesten gehören neben HiDrive, LeitzCloud und luckycloud auch nextcloud und ownCloud.

Letztere ist eine freie Software für das Speichern von Daten, die für Unternehmen nicht nur ein Instrument des Projektmanagements darstellt, sondern auch die effiziente Arbeit im Team ermöglicht.

Im folgenden Artikel beantworten wir Ihnen alle wichtigen Fragen rund um ownCloud und zeigen Ihnen, wie auch Sie Ihr Projektmanagement effizienter gestalten können.

Wie funktioniert ownCloud?

Nutzer der Software können eigene Gruppen erstellen, um mit mehreren Menschen gleichzeitig ihre Dateien zu teilen. In der Regel ist diese Funktion nur Admins vorbehalten, aber hier hat jeder Nutzer die Berechtigung dazu, da die Funktion die Effektivität steigern kann und auch zeitsparender ist.

Es gibt jedoch auch einen Activity Stream, der den Mitarbeitern anzeigt, welcher Kollege gerade was mit welcher Datei oder welchem Ordner gemacht hat, damit Kollegen, die gerade die gleiche Datei oder den gleichen Ordner benutzen, wissen, was womöglich verändert wurde. Die Benachrichtigung kann in der Web App oder auch per Mail erhalten werden. Die Mitarbeiter haben hier aber auch die Möglichkeit, eigenständig darüber zu entscheiden, wie oft und wofür sie genaue Mitteilungen erhalten möchten.

OwnCloud ermöglicht Unternehmen aber auch die sichere und effiziente Zusammenarbeit mit weiteren browserbasierten Office-Suiten wie Collabora, ONLYOFFICE und Microsoft Office, die sich problemlos integrieren lassen.

Unternehmen können aber auch eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit starten, indem die gemeinsame Nutzung bestimmter Dateien und Ordner für Nutzer anderer privater Clouds freigeben werden.

Was kostet ownCloud?

Für Privatpersonen ist die Grundversion von Owncloud zunächst kostenlos. Für Unternehmen sieht das etwas anders aus. OwnCloud unterscheidet dabei zwei Modelle:

Modell 1 ENTERPRISE: Unternehmen mit 25+ Mitarbeitern/ Nutzern zahlen 12€ pro Monat. Je mehr Mitarbeiter/ Nutzer, desto geringer der Preis pro Nutzer.

Modell 2 STANDARD: Unternehmen mit 25+ Mitarbeitern/ Nutzern zahlen 5€ pro Monat. Ebenso wie in Modell 1 reduziert sich hier auch der Preis, je mehr Nutzer ein Unternehmen gedenkt in ownCloud einzubeziehen.

Beide Modelle unterscheiden sich außerdem in ihren Funktionen und Features. Während ENTERPRISE zusätzliche Funktionen speziell für Unternehmen beinhaltet, gibt es bei der STANDARD Version keine gewerblichen Lizenzen für Kern- und Unternehmensmodule. Zudem fällt der Support mit einer Redaktionszeit von 24h deutlich langsamer aus als bei der ENTERPRISE Version mit einer Reaktionszeit von 2h.

Vor- und Nachteile für Unternehmen von ownCloud auf einen Blick

Vorteile

  • Einfache und sichere Zusammenarbeit innerhalb eines Teams bzw. teamübergreifend
  • Standortunabhängigkeit: Dokumente können jederzeit und überall abgerufen, bearbeitet und geteilt werden
  • DSGV-konform: das Rechenzentrum wird in Deutschland gehostet, zusätzliche Maßnahmen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und ein sog. File Lifecycle Management können eingerichtet werden
  • Raum für individuelle Ausgestaltung: Erstellung von Gruppen und Prozessen zur internen und externen Kommunikation
  • Einfache Bedienung: ownCloud ist besonders nutzerfreundlich und intuitiv gestaltet
  • Für Privatpersonen ist die Grundversion kostenlos

Nachteile

  • Eignet sich eher für Unternehmen mit 25+ Mitarbeitern
  • Je nach Größe des Unternehmens variiert der Preis (12€ pro Benutzer)

Wer nutzt ownCloud und warum?

OwnCloud wird unter anderem auch von der Industrie, Banken, Behörden und Ministerien, Bildungseinrichtungen und im Gesundheitsbereich genutzt. Die Software lässt sich an viele IT-Strukturen anpassen und sorgt dafür, dass sensible Daten immer geschützt bleiben.

Gleichzeitig wird versucht, über die die Nutzung von ownCloud Arbeitsabläufe und Prozesse im Öffentlichen Dienst zu verbessern und so Verwaltungskosten zu senken. An Bildungseinrichtungen ist die Software in erster Linie aufgrund der einfachen Speicherung und der nahtlosen Synchronisierung der Daten in der Cloud beliebt.

Welche Software Alternativen zur Datenspeicherung gibt es?

ownCloud ist natürlich nicht die einzige Software, mit der Unternehmen ihre Daten auf einem eigenen Server speichern können.

Die folgenden Softwares stellen Alternativen dar:

  • Nextcloud
  • Hidrive
  • Syncthing
  • SpiderOak
  • SparkleShare
  • Resilio Sync
  • Goodsync

Welche diese Softwares zur Datenspeicherung sich für ein Unternehmen am besten eignet, hängt dabei von unterschiedlichen Faktoren (wie Einsatzzwecke, Größe des Teams, persönliche Präfenzen etc.) ab.

ownCloud und Nextcloud im Vergleich

Gemeinsamkeiten

Beide Clouddienste bieten Nutzern die Möglichkeit, sowohl mit Windows, macOs, Linus, iOS und Android die Software zu nutzen. Ebenso gibt es sowohl bei ownCloud als auch Nextcloud die Möglichkeit des Hostings auf dem eigenen bzw. einem gemieteten Server. Beide Softwares sind außerdem Open Source, d.h. frei zugänglich.

Unterschiede

Während ownCloud, wie wir bereits zuvor gesehen haben, zwei Support-Modelle (ENTERPRISE und STANDARD) anbietet, gibt es bei Nextcloud  ein 3-stufiges System: Nutzer können zwischen dem Basic, dem Standard und dem Premium Modell auswählen. OwnCloud bietet im Gegensatz zu Nextcloud auch weitere kostenpflichtige Features. Was die Collaboration-Features angeht, bietet ownCloud neben Kommentarfunktionen und Zugriffsberechtigungen für geteilte Dateien und Ordner auch Gastzugänge. Nextcloud bietet, neben der Kommentarfunktion, zusätzlich Echtzeit-Benachrichtigungen sowie ein Echtzeit-Dokumentenmanagement sowie Audio-/ und Videochatfunktionen und individuelle Workspaces.

Fazit

Mit ownCloud können Unternehmen ihre Daten auf einem eigenen Server speichern und müssen sich keine Gedanken mehr um den Datenschutz machen. Zusätzlich kann mit ownCloud auch das Projektmanagement verbessert werden, da Mitarbeiter überall und mit jedem Gerät Zugriff auf den Arbeitsplatz haben.