Rhythmus in der digitalen Buchhaltung

Die Digitalisierung sorgt dafür, dass in der Buchhaltung vieles einfacher wird, dennoch macht sie eine Koordination der Prozesse und Abläufe nicht obsolet. Für einen reibungslosen Ablauf muss der richtige Rhythmus für die Übertragung, Verbuchung und Auswertung von Belegen gefunden werden. Auch die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant sollte möglichst effizient gestaltet werden.

Was ist der richtige Rhythmus?

Natürlich kann diese Frage nicht pauschal beantwortet werden. Jeder Mandant muss in Zusammenarbeit mit dem Steuerberat eine Gestaltung der Prozesse und Abläufe vornehmen, die für ihn am besten passt. Es gibt jedoch Orientierungspunkte, an denen man diese Gestaltung ausrichten kann. Auch sollten für besondere Situationen, wie Krisenfälle, notwendige Vorkehrungen getroffen und im Vorhinein Abläufe besprochen werden.

Einscannen und Hochladen der Belege

Die Arbeit des Steuerberaters beruht auf den Daten und Dokumenten, die er von seinem Mandanten erhält. Auf ihrer Basis kann er Auswertungen erstellen. Bei der analogen Buchhaltung werden die Belege gesammelt und am Ende einer Periode – monatlich, vierteljährlich oder jährlich – an den Steuerberater per Post versendet. Wer jedoch auf digitale Buchhaltung setzt, kann die Vorteile einer deutlich schnelleren und häufigeren Übertragung der Belege nutzen. Daher sollten relevante Dokumente immer möglichst zeitnah eingescannt und online zugänglich gemacht werden. Damit ist nicht gemeint, dass stündlich Belege hochgeladen werden müssen, aber es sollte in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel einmal täglich, wöchentlich oder monatlich passieren. Gerade Ein- und Ausgangsrechnungen werden am besten wöchentlich oder häufiger digital zur Verfügung gestellt. So kann der Steuerberater stets auf Basis der aktuellen Daten arbeiten.

Auswertungen

Die Aktualität und Regelmäßigkeit der Auswertungen hängen davon ab, ob aktuelle Belege regelmäßig und vollständig hochgeladen werden. Ist dies der Fall, kann die digitale Buchführung bearbeitet werden. Hier sollte ein Rhythmus festgelegt werden, der sowohl für den Steuerberater, als auch für den Mandanten passt. Von monatlich, alle zwei Wochen, wöchentlich oder sogar täglich ist alles möglich. Je nach Wunsch kann der Steuerberater die Auswertungen in den vereinbarten Abständen hochladen.

Bearbeiten von Belegen

Eine Auswertung, die regelmäßig vom Steuerberater aktualisiert wird, ist die Offene-Posten-Liste. Hier sind Ein- und Ausgangsrechnungen vermerkt, die noch nicht beglichen wurden. Auf der Seite der Eingangsrechnungen (Kreditoren) behält ein Unternehmen so den Überblick, welche Zahlungen noch getätigt werden müssen. Auf der Seite der Ausgangsrechnungen (Debitoren) sind ausstehende Zahlungen, beispielsweise von Kunden, vermerkt, die noch im Unternehmen eingehen werden. So lässt sich leicht überblicken, ob für Rechnungen ein Zahlungsverzug besteht. Bei der digitalen Buchhaltung kann mit Hilfe der Offene-Posten-Liste und der für die Buchhaltung verwendeten Software, zum Beispiel DATEV Unternehmen online, stehts ein Überblick über offene Rechnungen behalten werden. Um Zahlungsverzug zu vermeiden, sollten offene Eingangsrechnungen immer möglichst zeitnah beglichen werden. Im Programm DATEV Unternehmen online werden diese daher gesammelt angezeigt und können mit hinterlegten Bankverbindungen direkt beglichen werden. Generell sollten Belege, die nachdem sie digitalisiert wurden oder in digitaler Form im Unternehmen eingegangen sind noch bearbeitet werden müssen, immer auch zeitnah bearbeitet werden. So kann vermieden werden, dass Belege vergessen werden oder Zeiträume für die Bearbeitung überschritten.

Informationsgewinnung und Steuerungsmöglichkeiten

Ein Unternehmen hat ein Interesse daran, immer die aktuellsten Unternehmenszahlen parat zu haben. Das heißt für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, je häufiger und regelmäßiger die Auswertungen erstellt werden, desto besser. So kann die Unternehmenssteuerung optimiert werden und die Planung im Unternehmen basiert immer auf aktuellen Informationen. Auftretende Probleme werden früh erkannt und können in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gelöst werden. Hier liegt ein großer Vorteil in der digitalen Buchhaltung. Wenn Belege und Auswertungen nicht postalisch verschickt werden müssen, sondern online hochgeladen werden, kann viel Zeit gespart werden. Auswertungen können häufiger erstellt und für Mandanten zugänglich gemacht werden. Unternehmenszahlen sind somit durch die digitale Buchhaltung immer aktueller.

Besondere Situationen - Krisenfälle

Es kann auch zu Situationen kommen, in denen die festgelegten Abläufe aus dem normalen Alltag nicht mehr passen. Dies kann beispielsweise in Krisenfällen, wie einem Liquiditätsengpass, der Fall sein. Dann ist vor allem wichtig, dass die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant schnell und problemlos verläuft. Ein Unternehmen ist jetzt ganz besonders auf schnelle Auswertungen und aktuelle Zahlen angewiesen. Anhand derer kann möglicherweise das Problem identifiziert und rechtzeitig dagegen gesteuert werden. Gleichzeitig kann der Steuerberater helfen, indem er mögliche Lösungen vorschlägt und mit dem Mandanten durchspricht. Je schneller die Krise erkannt wird, desto eher kann man sie noch aufhalten oder zumindest weniger schlimm verlaufen lassen. Wenn dem Steuerberater die aktuellen Daten und Belege des Mandanten aber nicht vorliegen, kann er keine aktuellen Auswertungen machen und Probleme werden möglicherweise spät erkannt.