Pleo – Die smarte Firmenkarte für jedes Unternehmen


Pleo ist ein Ausgabenmanagement-Tool, das Abrechnungen automatisiert und die Buchhaltung vereinfacht. Die smarte Firmenkarte wurde Anfang 2015 in Dänemark entwickelt, mit dem Versprechen damit jedes Unternehmen zu revolutionieren und dem lästigen Papierkram Lebewohl zu sagen.

Wie funktioniert die Pleo-Firmenkarte?

Sobald man etwas mit Pleo bezahlt, erhält man umgehend eine Benachrichtigung auf seinem Smartphone. Daraufhin kann man den Beleg mit der Kamera in der Pleo-App erfassen und wichtige Details hinzufügen. Mit der Pleo-Karte werden das Warten auf Kostenerstattung und die Spesenabrechnungen umgangen.

Die Pleo-Karte erhält man nach der Anmeldung als virtuelle Commercial Card (Pleo-Mastercard), die für Online-Einkäufe und Abonnements verwendet werden kann. Man kann die Pleo-Karte aber auch in physischer Form bestellen, um sie in Geschäften verwenden zu können. Damit kann man entweder kontaktlos oder per Apple Pay bezahlen.

Fetch

Mit Fetch kann man sich die Fotos und Screenshots der Belege sparen. Fetch kann nämlich die Rechnungen, die Sie per Mail erhalten, in Ihrem Gmail- Outkook- oder Microsoft 365-Posteingang finden und sie automatisch mit Ihren Pleo-Ausgaben abgleichen. Dabei können nicht nur aktuelle E-Mail-Belege erkannt werden, sondern auch Belege aus dem letzten Jahr.

Sobald ein Beleg gefunden wurde, werden Sie automatisch von der App benachrichtigt. Erwähnenswert ist, dass Pleo dabei keine E-Mails speichert und Fetch nur die Nachrichten abruft, die Belege enthalten.

Um Fetch zu aktivieren muss man lediglich in der Pleo-App unter „Account“ auf „Power-Ups“ klicken, Fetch aktivieren und anschließend den Anweisungen folgen und den Zugang zum Posteingang gestatten.

Das Pocket Feature

Mit dem Poket Feature lassen sich Privatauslagen, Bargeldausgaben, Kilometer- und Verpflegungspauschalen bündeln. So können zum Beispiel Bargeldauszahlungen aufgezeichnet oder Kilometerpauschalen automatisch von der App berechnet werden. Für Letzteres müssen Sie nur angeben, wo Ihre Reise begann und wo sie endete.

Und sollte man versehentlich mal die Pleo-Karte für private Ausgaben benutzt haben, kann man diese ganz einfach filtern und als private Ausgaben markieren.

Pleo Assurance

Pleo Assurance ist eine zusätzliche Kontrolle für die Ausgaben der Mitarbeiter. Mit Pleo Assurance muss man nicht mehr jede einzelne Ausgabe genehmigen, sondern kann sich einfach benachrichtigen lassen, sobald eine Ausgabe einen bestimmten Betrag übersteigt und kann daraufhin entscheiden, ob man die Ausgabe genehmigen möchte oder nicht.

Kosten

Neben dem Monatsbeitrag (abhängig von der Pro- oder Premiumversion), der automatisch vom Pleo-Guthaben abgezogen wird, kann es zu zusätzlichen Gebühren kommen. Diese fallen bei Wechselkurskosten, zusätzlichen physischen Pleo-Karten (12,00 EUR) und bei Abhebungsgebühren an ausländischen Geldautomaten (3,00 EUR) an. Für Rückerstattungen von Kundengeldern (30,00 EUR) und Erstattungen privater Auslagen zurück auf eine private Kredit- oder Debitkarte eines Pleo-Nutzers wird eine Gebühr von 0,9% des erstatteten Betrags erhoben. Die Gebühr ist jedoch auf 1,00 EUR pro Erstattung gedeckelt.

Vor- und Nachteile für Unternehmen

Das Buchhaltungsteam hat mehr Kontrolle, da sie die Ausgaben nicht nur in Echtzeit einsehen und überprüfen, sondern auch direkt den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen können. Und das alles an einem Ort.

Die Mitarbeiter haben durch Pleo mehr Freiheiten und können dem Finanzteam zusätzlich zu ihren Ausgaben noch Notizen hinzufügen, um beispielsweise so zu erklären, wofür sie den entsprechenden Kauf getätigt haben.

Das Finanzteam kann zudem die Abrechnungen zu jeder Zeit bearbeiten und erhält auch immer direkt alle nötigen Dokumente dazu, da die Pleo-App die Mitarbeiter umgehend dazu auffordert Bilder von den Belegen zu machen, die dann der Abrechnung hinzugefügt werden. So garantiert man auch, dass keine wichtigen Belege verloren gehen.

Mit Pleo wird nicht nur die Transparenz rund um die Unternehmensausgaben verbessert, man erhält auch einen besseren Überblick über die Verwendung von Firmengeldern.

Wenn Mitarbeiter eine eigene Pleo-Karte besitzen, kann das auch Wertschätzung und Vertrauen bei Unternehmensausgaben und -entscheidungen ihnen gegenüber zeigen. Je nachdem für welche Pleo-Variante man sich entschieden hat, kann man für jeden Mitarbeiter individuelle Ausgabengrenzen festlegen und diese auch jederzeit nach Bedarf anpassen.

Pleo erspart der Buchhaltung auch den lästigen Papierkram, da die Spesenabrechnung automatisiert wird. Außerdem funktioniert Pleo mit allen gängigen Buchhaltungsprogrammen wie DATEV oder Lexoffice. Da man nun weniger Papierkram hat, kann man den Fokus nun auch mehr auf die wirklich wichtigen Dingen legen und das Unternehmen produktiver machen.

Als Pleo Partner erhält man kostenlose Pleo-Karten, Rabatte für Mandanten, Schulungen, Marketingmaterialien und einen Pleo-Partner-Badge für die eigene Website.

Zusammenarbeit von Steuerberater und Unternehmen

Mit dem Pleo Partner Portal kann man seine Mandanten in nur wenigen Klicks managen. Mit Hilfe von Echtzeitdaten und Analysen können Sie sich so einen Überblick darüber verschaffen, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden müssen und wie Sie Ihre Mandanten hinsichtlich Ihrer Ausgaben besser beraten können. Anschließend lassen sich alle Ausgaben mit einem weiteren Klick exportieren.

Fazit

Pleo ist ein einfaches Ausgabenmanagement-Tool, das dabei hilft, mehr Transparenz rund um die Unternehmensausgaben zu erhalten und mit dem der Buchhaltung viel Papierkram erspart bleibt, da die Abrechnungen automatisiert werden. Unternehmen können ihren Mitarbeitern so auch mehr Freiheiten schenken und ihnen ihre Wertschätzung und ihr Vertrauen zeigen.