Personalcontrolling


Das Personalcontrolling oder auch HR-Controlling ist ein wichtiges Planungs- und Kontrollinstrument innerhalb eines Unternehmens. Es trägt maßgeblich zu den Zielen im Personalwesen und den übergeordneten Unternehmenszielen bei. Alles Wichtige zu Methoden, Aufgaben und Instrumenten.

Was ist Personalcontrolling?

Das Personalcontrolling setzt sich mit der Personalarbeit in einem Unternehmen auseinander. Dazu zählen alle personalbezogenen Verfahren, Prozesse oder Projekte der Personalabteilung von der Planung des Personalbedarfs bis hin zum Recruiting. Ziel ist es, die Verfahren und Prozesse im Personalbereich anhand von Kennzahlen zu steuern und zu kontrollieren. Ebenfalls Teil des Personalcontrolling ist das Personal bzw. die Mitarbeiter selbst. Hier stehen die Funktionen und Kosten im Mittelpunkt.

Methoden des Personalcontrolling

Grundsätzlich geht es beim Personalcontrolling darum, Zahlen und Daten zu erheben, die eine ganze Gruppe und nicht einzelne Mitarbeiter betreffen. Es gibt dabei verschiedene Methoden:

Operatives Personalcontrolling

Beim operativen Personalcontrolling geht es um die Frage, wie man konkret vorgehen muss um bestimmte Ziele im Personalbereich zu erreichen. Dabei spielen Chancen und Risiken, Trends sowie das Verhältnis von Kosten und Nutzen eine wichtige Rolle.

Strategisches Personalcontrolling

Beim strategischen Personalcontrolling stehen langfristigere Strategien und Ziele im Vordergrund.

Quantitatives Personalcontrolling

Das quantitative Personalcontrolling basiert auf einer großen Menge messbarer Daten, die den Personalcontrollern bereits vorliegen. Ein Beispiel wären die Personalkosten oder auch die Personalstruktur.

Qualitatives Personalcontrolling

Beim qualitativen Personalcontrolling hingegen werden weniger tatsächliche Zahlen, als vielmehr sogenannte „weiche“ Faktoren betrachtet. So werden beispielsweise durch Mitarbeiterumfragen die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Mitarbeiterbindung erhoben. Auch die Wahrnehmung des Managements oder die Motivation der Mitarbeiter kann auf diese Weise ermittelt werden.

Ziele und Aufgaben des Personalcontrolling

Die Ziele des Personalcontrolling sind je nach Unternehmen unterschiedlich. Sie orientieren sich in erster Linie an den übergeordneten Unternehmenszielen und den Zielen der Personalwirtschaft. Es geht dabei hauptsächlich um den Informationsfluss und die Transparenz sowie die Planung, Steuerung und Koordination der Personalwirtschaft. Die wichtigsten Ziele sind dabei:

  1. Informationsfluss
    Die Informationen über strategische Entscheidungen und Personalprozesse werden transparent gemacht.
  2. Evaluation und Planung
    Mit einem geeigneten Planungssystem können Auswirkungen, neue Entwicklungen und Trends eingeschätzt und Probleme frühzeitig erkannt werden.
  3. Koordination und Integration
    Wichtig ist auch eine gute Abstimmung, beispielsweise mit der Personalplanung
  4. Kontrolle
    Durch die Ausarbeitung eines Kontrollsystems können umfassende Kennzahlen und Werte überwacht werden.
  5. Steuerung
    Das Personalwesen leistet einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg und zur Erreichung der Unternehmensziele.

Die Ziele des Personalcontrolling sind gleichzeitig auch die Aufgaben. Das Personalcontrolling sorgt dafür, dass der Informationsfluss zwischen den Abteilungen im gesamten Unternehmen funktioniert. Dem Management werden relevante personalbezogene Informationen bereitgestellt, die für das Treffen von Entscheidungen und die Ausarbeitung von Strategien relevant sind.
Ebenso wichtig ist die Koordination der Personalkapazität. Aktuelle Entwicklungen im Personalbereich müssen stets im Auge behalten werden um gegebenenfalls schnell reagieren zu können.
Beim Personalcontrolling werden Personalmaßnahmen, Prozesse und Projekte dahingehend kontrolliert und bewertet, inwieweit sie zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen.

Instrumente des Personalcontrolling

Die Instrumente im Personalcontrolling orientieren sich an den Standardmethoden des Unternehmenscontrollings. Sie werden allerdings entsprechend an das Personalwesen angepasst. Relevante Instrumente sind:

  1. Personalkennzahlen
    Kennzahlen sind meist quantitativ. Sie können miteinander verglichen werden, um verschiedene Sachverhalte darzustellen.
  2. Vergleiche und Benchmarks
    Die verschiedenen Kennzahlen können intern, mit anderen Standorten oder Abteilung, sowie extern mit anderen Unternehmen verglichen werden. Es gibt verschiedene Vergleichsarten: Soll-Ist- (Planabweichung), Ist-Ist- (Zeit), Wird-Ist- (Prognose) oder Ist-Wird-Vergleiche (Prämissen).
  3. Zeitreihen
    Zeitreihen dienen ebenfalls zum Vergleich. Sie prognostizieren Trends und Entwicklungen und ermöglichen so die Auswertung von Maßnahmen und Strategien.
  4. HR Scorecard oder Balanced Scorecard
    Mit der sogenannten Balance Scorecard können Ziele und KPIs definiert werden.
  5. Human Resource Due Dilligence
    Das Tool dient der Analyse der Personalressourcen im Rahmen einer geschäftlichen Abwicklung. Dabei werden Chancen und Risiken gemessen sowie beispielsweise die Unternehmenskultur oder Arbeitsprozesse untersucht.
  6. Mitarbeiterbefragung
    Stärken und Schwächen eines Unternehmens lassen sich gut durch eine Mitarbeiterbefragung aufdecken.

Kennzahlen

Beim Personalcontrolling spielen viele verschiedene Kennzahlen und Kennzahlensysteme eine Rolle. Diese orientieren sich an den Zielen des Personalmanagements sowie an den Unternehmenszielen. Zu den wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling gehören:

Kennzahlen für das Recruiting

  • Durchschnittliche Dauer des Bewerbungsprozesses
  • Anzahl der Bewerber pro Position
  • Recruiting Kosten

Kennzahlen für den Personalbedarf

  • Netto-Personalbedarf
  • Frauenanteil
  • Behindertenanteil

Kennzahlen für den Personaleinsatz

  • Durchschnittliche Anzahl der Überstunden
  • Durchschnittliche Zeit, um KPIs zu erreichen

Kennzahlen der Mitarbeiterbindung

  • Fluktuationsrate
  • Durchschnittliche Dauer der Position
  • Abwesenheitsquote
  • Durchschnittliche Zahl der Arbeitsunfälle
  • Durchschnittliches Gehalt pro Vollzeitäquivalent

Kennzahlen für die Personalentwicklung

  • Entwicklung der Gehälter
  • Durchschnittliches Alter und verschiedene Altersgruppen
  • Ausbildungsquote
  • Weiterbildungsmaßnahmen