Medienbruchfreie Zusammenarbeit in der digitalen Kanzlei

Digitalisierung ist in vielen Lebensbereichen nicht mehr weg zu denken, selbstständige Saugroboter, digitale Assistenten wie Alexa oder elektronische Kommunikation via E-Mail und Messengern wie WhatsApp. Dabei berühren viele dieser digitalen Veränderungen auch den Bereich der Steuerberatung. Die Kommunikation via E-Mail ist längst Standard geworden und allgemein liegen viele Dokumente digital vor und werden digital versendet. Wer als Kanzlei von einer medienbruchfeien und damit effizienteren Zusammenarbeit mit den Mandanten profitieren will, der sollte nicht davor zurückschrecken beim Thema Digitalisierung voran zu schreiten.

Die Zukunft der Steuerberatung

Roboter können heute schon sehr viele Aufgaben selbstständig erledigen, können sie dann nicht auch Steuererklärungen machen? Die Antwort lautet ja, allerdings mit Einschränkungen. Zwar könnten Roboter Steuerfachangestellte zu 100% und Steuerberater zu 75% ersetzen, die Qualität der Roboterarbeit liegt allerdings noch nicht bei 100%. Doch mit Hilfe von künstlicher Intelligenz könnte sich das in den nächsten Jahren durchaus ändern. Die Angst, dass menschliche Steuerberater dann überflüssig werden ist jedoch unbegründet. Sie werden lediglich attraktivere Arbeiten übernehmen können, als Belege zu sortieren oder Daten abzutippen.

Aktueller Digitalisierungsstand in Steuerkanzleien

Verschiedene Studien wie beispielsweise der DATEV Branchenmonitor zeigen, dass beim Thema Digitalisierung in vielen Kanzleien durchaus Luft nach oben ist. Kleine Kanzleien mit 1 bis 4 Mitarbeitern liegen dabei nochmal deutlich hinter größeren Kanzleien mit 14 und mehr Mitarbeitern, da sie über weniger Budget und geringere Kapazitäten verfügen. Bezeichnend sind auch die Ergebnisse der Stax-Studie 2018. Sie zeigt, dass 48% der Einzelkanzleien nicht über einen Internetauftritt verfügen und auch digitale Buchhaltung ist unter kleinen Kanzleien nicht weit verbreitet. Das sollte sich ändern, denn jede Kanzlei kann von der Digitalisierung profitieren.

Was ist bereits digital möglich?

Bei fast allen Teilaufgaben des Steuerberaters lassen sich mittlerweile zumindest Teile digital und voll automatisiert erledigen. Hier einige Beispiele:

  • Buchhaltung
    Wenn Mandanten ihre Belege und Daten bereits digital übermitteln, können mithilfe von OCR (Optical Charakter Recognition – Texterkennung) und Lerndateieinträgen Buchhaltungsbestandteile automatisiert werden. Das betrifft beispielsweise den Abgleich von Werten der Steuererklärung und des Steuerescheides oder auch den Auswertungsversand im Lohnbereich. Ebenso können Gehaltsabrechnungen per Knopfdruck automatisch bereitgestellt werden.
  • Kontoumsätze
    Kontoumsätze lassen sich automatisch bei der Bank abholen und verbuchen. Kein Buchhalter muss mehr Kontoauszüge und Erlösrechnungen händisch abtippen.
  • Zusammenarbeit mit dem Finanzamt
    Daten können elektronisch beim Finanzamt abgefragt und übernommen werden. Teilweise können sogar vorausgefüllte Steuererklärungen abgerufen werden.
  • Ausgangsrechnungen
    Kanzleien können und sollten ihre Ausgangsrechnungen digital versenden. Damit die Rechnungen auch fehlerfrei und automatisch an die Mandanten verschickt werden können, ist eine sorgfältige Stammdatenpflege wichtig.
  • Digitale Personalakte
    Sowohl Mandant als auch Steuerberater profitieren von einer digitalen Personalakte. Alle Dokumente sind zentral abgelegt und die Lohnsteuerprüfung ist keine Herausforderung mehr.

Herausforderungen für digitale Kanzleien

Es wird immer Menschen geben, die mehr in der Vergangenheit leben als in der Zukunft. Das lässt sich auch beim Thema Digitalisierung beobachten. Viele Unternehmenschefs sträuben sich, moderne Technik zu implementieren oder Verständnis für digitale Prozesse zu entwickeln. Wer als Steuerkanzlei mit solchen Mandanten zu tun hat, muss damit rechnen weiterhin Papierdokumente und keine digitalen Daten zu erhalten. Eine medienbruchfreie Zusammenarbeit wird hier von Seiten der Mandanten verhindert. Belege müssen intern in der Kanzlei digitalisiert werden um anschließend die automatisierten Prozesse anstoßen zu können. Auch mancher Mitarbeiter der Kanzlei selbst, tut sich schwer mit der Umstellung der Arbeitsabläufe und der Implementierung neuer technischer Prozesse. Zudem fehlt dem Personal häufig das Prozess- und IT-Wissen, welches in digitalen Zeiten immer wichtiger ist. Eine Kanzlei wird auf ihrem Weg zur digitalen Kanzlei momentan also noch von verschiedenen Faktoren ausgebremst. Mit gezielten Fort- und Weiterbildungen sowie vermehrter Aufklärung der Mandanten werden diese Hindernisse jedoch immer weniger.

Risiken für „Digitalisierungs-Verweigerer“

Wer sich als Kanzlei weigert, den Weg der Digitalisierung mitzugehen, muss mit verschiedenen negativen Auswirkungen rechnen:

  • Wertverlust
    Eine Steuerkanzlei ohne zeitgemäße Prozesse wird bei einem Verkauf deutlich weniger Geld einbringen
  • Personalverlust
    Die Gewinnung und die Bindung von Personal wird erschwert. Mitarbeiter sehen in veralteten Kanzleien wenig Perspektive und zudem fehlt die Möglichkeit, sich fortzubilden und weiterzuentwickeln.
  • Mandantenverlust
    Auch Mandanten entwickeln sich weiter. Wenn die Kanzlei dies nicht tut, wandern die Mandanten ab. Die Konkurrenz für Kanzleien wird weder kleiner noch schwächer, ganz im Gegenteil.

Wie profitieren Kanzleien von der Digitalisierung?

Durch Digitalisierung werden Prozesse einfacher und kosten weniger Zeit. Das gibt einer Kanzlei die Möglichkeit, mehr und andere Zusatzleistungen in ihr Portfolio aufzunehmen.
Mit den aktuellen Zahlen und Daten, die den Kanzleien dank digitaler Prozesse zur Verfügung stehen, kann die Beratung der Mandanten optimiert werden. Viele Mandanten lassen sich zudem auch gern allgemein zum Thema Digitalisierung beraten.
Durch ein ausgeweitetes Portfolio und eine bessere und gezieltere Beratung können die Mandanten enger an die Kanzlei gebunden werden.
Die Automatisierung der Buchführungsprozesse führt auch zu einer Beschleunigung eben dieser. Zusätzlich steigt die Qualität. Je mehr Prozesse digitalisiert werden, desto besser lassen sie sich verknüpfen. Es entsteht ein glatter, digitaler Work-Flow ohne Brüche, der weitere Zeiteinsparungen bewirkt. So können mehr Mandanten besser beraten und unterstützt werden.

Was Kanzleien jetzt tun sollten

Nicht zögern, sondern vorwärts gehen, muss das Motto sein. Es lohnt sich, in Digitalisierung zu investieren, um auch weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben. Mit einer sorgfältigen Analyse der internen Prozesse, lassen sich viele Abläufe und Aufgaben finden, die digitalisiert werden können. Auch die Investition in die Fortbildung der Mitarbeiter ist ein wichtiger und sinnvoller Schritt. Kanzleien, die noch wenig digital sind, sollten sich keine zu hohen Ziele stecken, sondern Schritt für Schritt vorgehen. Zunächst die internen Prozesse digitalisieren und dann zu den äußeren, wie der Kommunikation mit Mandanten, übergehen um am Ende von einer komplett medienbruchfreien Zusammenarbeit profitieren zu können.

Auch Kanzleien, die bereits einige Prozesse digitalisiert haben, sollten sich nicht zurücklehnen. Es ist wichtig am Ball zu bleiben und sich fortlaufend über neue Möglichkeiten zu informieren, um die eigene Kanzlei noch digitaler und damit effizienter zu machen.