Kontoauszugsmanager – DATEV RZ-Bankinfo

Zur Buchhaltung gehört auch das Einlesen und Bearbeiten von Bankbuchungen. Da es sicher spannendere Tätigkeiten, als das Abtippen von Papier-Kontoauszügen gibt, ist es sinnvoll, einen digitalen Kontoauszugsmanager einzuführen. Dieser erleichtert die Arbeit für die Mitarbeiter aus der Buchhaltung und sorgt gleichzeitig für die Vermeidung von Fehlern.

Was ist ein Kontoauszugsmanager?

Ein Kontoauszugsmanager unterstützt bei der Arbeit mit elektronischen Kontoumsätzen und der Verbuchung von Kassen- und Bankdaten. Die Kontoumsätze werden automatisch von der Bank abgeholt und auf Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität geprüft, bevor sie sicher archiviert werden. Anschließend können Buchungsvorschläge erstellt und die Umsätze automatisiert gebucht werden.

Der Kontoauszugsmanager von DATEV – RZ-Bankinfo

RZ-Bankinfo ist ein kostenpflichtiger Dienst der DATEV, über den elektronische Kontoumsätze automatisch von der Bank geholt und in der DATEV-Cloud bereitgestellt werden können. Die Umsätze werden werktäglich von den teilnehmenden Banken abgeholt und durch das System geprüft. In der DATEV-Cloud werden sie 13 Jahre lang sicher archiviert. Über die Programmfunktion Buchen elektronischer Belege, können aus ihnen durch den Steuerberater Buchungsvorschläge für die Mandanten erzeugt werden. Selbstbuchende Mandanten können dies alleine machen.

RZ-Bankinfo einrichten

Für die Nutzung des Programms sind drei Schritte notwendig.

  1. Stammdaten einrichten und Bankverbindung an das DATEV-Rechenzentrum senden
    Es können sowohl Girokonten, als auch andere Konten, wie zum Beispiel Darlehens- oder Tagesgeldkonten hinterlegt werden, wenn das Kreditinstitut dies anbietet. Es müssen die IBAN und BIC sowie die FIBU-Kontonummer hinterlegt werden.
  2. Automatisch gedruckte Teilnahmeerklärung (Formular) bei der Bank abgeben
    Beim Senden der Bankverbindung an das DATEV-Rechenzentrum, wird die Teilnahmeerklärung gedruckt. Der Inhalt der Teilnahmeerklärungen ist zwischen DATEV und den einzelnen Banken abgestimmt, kann also variieren. Die Erklärung muss über ein DATEV-Rechnungswesen Programm gedruckt werden und darf nicht handschriftlich geändert werden. Manche Banken verlangen für die Bereitstellung der Kontoumsätze ein eigenes ausgefülltes Formular. In diesem Fall wird beim Absenden der Bankverbindung keine Erklärung gedruckt, sondern auf die Sonderregelung der Bank verwiesen.
  3. Kontoumsätze holen und Buchungsvorschläge erzeugen
    Die Kontoumsätze können spätestens nach ca. 14 Tagen abgerufen werden. Sie können auf drei unterschiedlich Wege importiert werden.
  • Aus dem DATEV-Rechenzentrum
  • Mit dem Programm DATEV Zahlungsverkehr
  • Mit einem Bankprogramm mit DATEV-Schnittstelle 

Lerndatei

Bei Kontoumsätzen und Kassenbelegen/ Rechnungsbelegen, die in ähnlicher Form immer wieder vorkommen, kann das Programm lernen, diese wiederkehrenden Umsätze und Belege automatisch zu erkennen. Beispielsweise anhand des Verwendungszwecks eines Kontoumsatzes, können so in Zukunft automatisch korrekte Buchungsvorschläge erzeugt werden. Über die Lerndatei können solche Zuordnungen für zukünftige Umsätze gespeichert werden.

Buchungsvorschläge erzeugen

Um möglichst gute Buchungsvorschläge zu erzeugen, werden die Geschäftspartner-Stammdaten, der Offene-Posten-Bestand und die in der Lerndatei getroffenen Zuordnungen verwendet. Buchungsvorschläge können aus der Bankkontoumsätzen, aber auch aus PayPal Umsätzen oder Kassen- und Rechnungsbelegen erstellt werden. Zur Abholung der PayPal Umsätze, müssen lediglich die Stammdaten für das PayPal Konto im DATEV-Rechenzentrum hinterlegt werden. Die Buchungsvorschläge werden analog zu Bank-Buchungsvorschlägen erstellt. Kassenbelege werden je nachdem, mit welchem Programm sie bereitgestellt werden, aus Kassenbuch online oder aus Vorsystemen im DATEV-Format oder ASCII-Format übernommen. Die Rechnungsbelege finden sich in Belege online oder aber werden direkt aus einem Vorsystem, zum Beispiel einem online Shop, an das DATEV-Rechenzentrum geschickt.

Buchungsvorschläge kontrollieren und bearbeiten

Erzeugte Buchungsvorschläge können im Anschluss nochmals kontrolliert und bearbeitet werden. In der Ansicht Primanota werden alle Buchungsvorschläge mit farbigen Symbolen nach ihrer Sicherheit bewertet.

  • Grünes Symbol: Der Beleg wurde vollständig erkannt
  • Gelbes Symbol: Der Beleg konnte zu einem Buchungssatz vervollständigt werden, aber die Eindeutigkeit ist nicht sichergestellt (z.B. Betragsgleichheit, aber keine Belegnummer, Skontoabzug)
  • Rotes Symbol: Der Beleg kann nicht vervollständigt werden, weil z.B. kein Gegenkonto ermittelt werden konnte

Elektronische Sammelzahlung

Sammellastschriften oder Sammelüberweisungen gehen meist in Form einer SEPA- / DTAUS-Datei an die Bank. Die eingereichte Sammelzahlung, erscheint auf dem elektronischen Bankkontoauszug anschließend in der Regel in einer einzigen Position. Mit dem Kontoauszugsmanager können solche Sammelzahlungen in Einzelpositionen aufgelöst werden. Die Einzelpositionen werden dann zu Buchungsvorschlägen verarbeitet.

Kosten

Gebühren von DATEV

RZ-Bankinfo ist ein kostenpflichtiger Service der DATEV, der nicht automatisch in Programmen wie Unternehmen online mit inbegriffen ist. Die Berechnung beginnt mit der erstmaligen Bereitstellung der Kontoumsätze im DATEV-Rechenzentrum.

Die Kosten des DATEV-Rechenzentrums belaufen sich auf 1,30 Euro je Bankverbindung und Monat.

Gebühren der Banken

Einige Banken berechnen dem Kontoinhaber zusätzlich Gebühren für die Bereitstellung der Kontoauszugsinformationen an das DATEV-Rechenzentrum. Diese Gebühren sind individuelle Vereinbarungen zwischen Bank und Kontoinhaber.

  1. Deutsche Bank
    Für die Bereitstellung elektronsicher Kontoauszugsinformationen berechnet die Deutsche Bank einen Betrag von 70€ zur Erstanmeldung und weitere 20€ als monatliche Gebühr.
  2. Sparkasse
    Pro Monat werden zusätzlich 3,90€ für Übermittlung der Daten an DATEV berechnet.
  3. Commerzbank
    Bei einem Klassik-Konto werden pro Monat 10€ für die Übermittlung an DATEV berechnet.

Vorteile von RZ-Bankinfo

  1. Zeit sparen
    Durch die Nutzung des Programms wird der verbleibende Aufwand für alle beteiligten Mitarbeiter minimal.
  2. Wegfall der manuellen Erfassung der Kontoumsätze
    Da die Kontoumsätze automatisch von DATEV bei der Bank abgeholt und im DATEV-Rechenzentrum gespeichert werden, liegen sie direkt elektronisch zur weiteren Bearbeitung bereit. Die manuelle Erfassung entfällt.
  3. Erfassungsfehler vermeiden
    Die manuelle Erfassung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für Fehler. Solche Fehler lassen sich vermeiden, wenn eine Software die Erfassung übernimmt.
  4. Prüfen der Kontoumsätze
    Wenn die Umsätze durch das Programm von der Bank abgeholt werden, werden sie gleichzeitig auch auf Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität geprüft.
  5. Bildung von Buchungsvorschlägen
    Aus den abgeholten Kontoumsätzen können in wenigen weiteren Schritten Buchungsvorschläge erstellt werden. Diese müssen nur noch geprüft und bewilligt werden, damit die Buchung ebenfalls automatisch ablaufen kann.
  6. Lerndatei mit Vorlagen
    Wiederkehrende Rechnungen und Umsätze, wie beispielsweise Miete, können in der Lerndatei vermerkt werden. Der jeweilige Buchungsvorschlag lässt sich dadurch noch einfacher erstellen.

RZ-Bankinfo und Datensicherheit

Die Bereitstellung der Kontoumsätze ist durch einen Vertrag zwischen DATEV und dem Service-Rechenzentrum jedes Kreditinstitutes geregelt. In diesem Zusammenhang ist die Teilnahmeerklärung wichtig, welche eine Voraussetzung für die Bereitstellung der Daten ist. Hier willigt der Kontoinhaber der Abholung der Umsätze durch das DATEV-Rechenzentrum zu. Gleichzeitig kann die hier angegebene IBAN direkt mit der richtigen Berater-/ Mandantennummer verknüpft werden.

Im DATEV-Rechenzentrum werden die Daten sicher gespeichert. Sie können nicht von DATEV-Mitarbeitern oder gar von Dritten eingesehen werden. Der Steuerberater kann nur die elektronischen Kontoauszugsdaten einsehen. Ein sonstiger Zugriff auf das Konto ist nicht möglich.