Fastdocs und 5FSoftware

Wer Abläufe und Prozesse in der Kanzlei digitalisiert, spart viel Zeit. Das gilt auch für die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Mandanten und der Kanzlei. Mit Fastdocs und 5FSoftware gibt es zwei Softwares auf dem Markt, die dies ermöglichen. In Kombination sorgen die beiden für maximale Effizienz in der Kanzlei.

Was ist Fastdocs?

Mit Fastdocs können Mandantenstammdaten sowie Personaldaten einfach online erfasst werden. Was sonst über Papierfragebögen erledigt wurde, kann jetzt digital stattfinden. Steuerberatungskanzleien werden so bei der mühevollen und fehleranfälligen Erfassung der Daten unterstützt. Fastdocs bietet zwei Produkte an, Fastdocs Staff und Fastdocs Client.

Fastdocs Staff

Mit Fastdocs Staff ist eine effiziente Erfassung von Personalstammdaten möglich. Das Tool ermöglicht die digitale Erfassung von Personaldaten bei Neueinstellungen von Mitarbeitern der Mandanten.

Wie funktioniert Fastdocs Staff?

Fastdocs stellt einen digitalen Fragebogen zur Verfügung, der in drei Bereiche aufgeteilt ist. Er adressiert Arbeitnehmer, Arbeitgeber und die Steuerberatungskanzlei. Jede Partei füllt ihren Teil des Fragebogens aus. Am Ende werden alle in einer Datei zusammengeführt.

Das Formular an Mandanten weitergeben

Um den Mandanten das Formular zum Ausfüllen zukommen zu lassen gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. URL zur Formularübersicht
    Die Kanzlei kann dem Mandanten eine URL zukommen lassen. Mit dieser landet man auf der Formularübersicht. Dort muss er nur noch das korrekte Formular für sich finden, auswählen und ausfüllen.
  2. Link zum Formular
    Mit einem Link kann der Mandant auch direkt auf das Formular geleitet werden.

Die Import-Datei

Wenn alle drei Parteien ihr Formular ausgefüllt haben, generiert Fastdocs eine PDF-Datei sowie eine Import-Datei. Die Steuerberatungskanzlei erhält am Ende beide Dateien. Die Import-Datei kann in DATEV Lodas oder DATEV Lohn und Gehalt eingespielt werden.

Kosten

Der monatliche Preis von Fastdocs Staff hängt von zwei Komponenten ab. Der Anzahl der Kanzleimitarbeiter und der Wahl zwischen einer Lite und einer Pro Version.

  1. Kanzleimitarbeiter
    Zur Festlegung des monatlichen Preises werden unter anderem die Kanzleimitarbeiter herangezogen. Dabei wird die Zahl der gesamten Kanzlei-Mitarbeiter berücksichtigt, nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter die für den Lohn zuständig sind. Das soll helfen, kleine Kanzleien nicht zu benachteiligen.
  2. Version
    Fastdocs bietet eine Lite und eine Pro Version an. Die Pro Version ist etwas umfangreicher, dafür auch teurer. Sie ermöglicht beispielsweise eine unbegrenzte Anzahl an Sachbearbeitern und priorisierten E-Mail-Support.

Mit 40€ pro Monat ist die Lite Version für 1 bis 3 Kanzleimitarbeiter das günstigste Angebot von Fastdocs.

Fastdocs Client

Mit Fastdocs Client werden Mandantenstammdaten online gesammelt. Der Vorgang gleicht dem von Fastdocs Staff. Die verschiedenen Parteien, in diesem Fall die Kanzlei und der neue Mandant, erhalten digitale Formulare, die sie ausfüllen müssen. Diese werden am Ende in eine einzige Datei zusammengeführt.

Kosten

Fastdocs Client ist etwas günstiger als Fastdocs Staff. Auch hier hängen die Kosten von der Anzahl der Kanzleimitarbeiter und der Wahlen zwischen Lite und Pro Version ab, wobei es die Pro Version momentan noch nicht gibt. Mit 20€ pro Monat ist die Lite Version für 1 bis 5 Kanzleimitarbeiter hier das günstigste Angebot.

Vorteile von Fastdocs

  1. Vollständige und korrekte Daten
    Fehlerhafte eingegebene Daten im Fragebogen können nicht abgeschickt werden. Kritische Felder, wie die IBAN oder die Sozialversicherungsnummer, werden automatisch von Fastdocs überprüft. Hierfür läuft im Hintergrund eine intelligente Validierung ab. Bei fehlerhaften Angaben wird der Nutzer aufgefordert, diese zu korrigieren.
  2. Leichte Anwendung
    Die Anwendung von Fastdocs ist sehr einfach und intuitiv. Die Mandanten und deren Mitarbeiter werden beim Ausfüllen der Dokumente mit klaren Angaben unterstützt. Die Formulare sind sowohl auf dem Smartphone, auf dem Tablet als auch auf dem Desktop-PC ausfüllbar.
  3. Effektivität steigern
    Fastdocs ermöglicht es die Effektivität im Bereich der Lohnbuchhaltung, spezielle bei der Stammdatenpflege zu steigern. Die Nutzung des Tools spart Zeit, die an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden kann.

Was ist 5FSoftware?

5FSoftware ist eine Arbeitsplattform unter anderem für Steuerberater. Es handelt sich um eine Cloud Lösung, die beim Kanzleimanagement und der Strukturierung von Arbeitsabläufen in der Kanzlei unterstützen soll.

Produkte

Die Collaboration Plattform ist sehr umfassend und bietet verschiedene Services, welche die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Kanzlei sowie die Abläufe innerhalb der Kanzlei erleichtern.

Datenaustausch

Mit der Funktion Quickshare können Dokumente passwortgeschützt mit Geschäftspartnern geteilt werden. Projekträume ermöglichen die ad hoc. Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandanten. Hier können Dokumente wie Bescheide oder Lohnunterlagen sicher geteilt werden.

Collaboration

Der Collecto ist einer der zentralen Bausteine der Plattform. Er unterstützt beim Einsammeln von Dokumenten für verschiedene Projekte und Arbeitsprozesse. Mit dem Collecto können Unterlagen zur Einkommensteuer, zur Gründung einer GmbH, für den Konzernabschluss, zum Jahresabschluss, zur Due Diligence und weitere fehlende Belege zentral gesammelt werden.

Die Mandanten senden hierfür alle notwendigen Belege an einen vordefinierten Ordner im System. Der Eingangs- sowie der Bearbeitungsstatus der Dokumente kann von allen Beteiligten jederzeit eingesehen werden. Neben der Sammlung von Dateien bietet Collecto noch weitere Funktionen wie beispielsweise eine Kommentarfunktion oder Vorlagen, welche die Prozess-Strukturierung weiter vereinfachen.

Ebenfalls in 5FSoftware enthalten ist 5F Sign. Das Tool ermöglicht die elektronische Signatur von Dokumenten. Folgende Signaturtypen sind integriert: einfache elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur, qualifizierte elektronische Signatur, Fernsignatur.

Sowohl der Mandant als auch die Kanzlei können so digital Dokumente signieren, ohne sie erst ausdrucken und später wieder einscannen zu müssen.

Projektsteuerung

5FSoftware ermöglicht es Workflows in ein Projekt zusammenzufassen. Im Anschluss liefert die Plattform übersichtliche Statistiken der Projekte. Mit der Meilensteinansicht lässt sich direkt erkennen, welche Termine anstehen und eingehalten werden müssen.

Kosten

Es gibt drei Lizenzmodelle, Standard, Professional und Enterprise. Mit 49€ pro Monat ist das Standard Model das günstigste. Die beiden anderen Modelle sind etwas umfangreicher, beispielsweise was den Speicherplatz oder die revisionssichere Speicherung betrifft, sind daher aber auch teurer.

Integration von Fastdocs in 5FSoftware

Fastdocs Staff lässt sich in ein bestehendes 5F-Konto integrieren. Die Neuanmeldung von Personal kann dann über einen Partnerlink im 5F Dashboard erfolgen. Die Mandantenkommunikation lässt sich zentral über 5F steuern. Die Import-Datei, die Fastdocs erstellt, wird Datenschutzkonform in einem eigenen 5F-Projektraum zur Verfügung gestellt.

Mit der Integration von Fastdocs in 5F können Insellösungen reduziert werden. Es finden durch die Zusammenführung alle Abläufe über eine zentrale Plattform statt. Das erleichtert den Mitarbeitern ihre Arbeit und spart zusätzliche Zeit.