Elektronisches Kassenbuch führen – das muss man wissen

Mit einem Kassenbuch werden alle Bargeldgeschäfte eines Unternehmens erfasst. Dazu zählen sowohl Einnahmen als auch Ausgaben, die mit Bargeld bezahlt wurden. Grundlage für das Kassenbuch ist der Kassenbericht, welcher die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben eines Tages dokumentiert. Unternehmen können dadurch einen Überblick über ihre Geschäftskasse behalten. Das Kassenbuch wird außerdem zur Dokumentation der Geschäftsvorfälle anhand von Buchungsbelegen herangezogen. Anstelle der klassischen Kassenbuchführung, arbeiten immer mehr Unternehmen mit einem elektronischen Kassenbuch. Doch was bedeutet das und welche Vorteile hat ein elektronisches Kassenbuch?

Wer Bareinnahmen hat, muss diese auch aufzeichnen. Allerdings nicht immer in der speziellen Form eines Kassenbuchs. Wer die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs hat, ist im Handelsgesetzbuch (HGB) festgeschrieben. Dem zufolge müssen buchführungspflichtige Unternehmen, die bilanzieren auch ein Kassenbuch führen. Wer seinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt, ist nicht zu Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Bilanzierungspflichtige Unternehmen müssen jedoch neben ihrer doppelten Buchführung für eine ordentliche Buchhaltung auch ein Kassenbuch vorweisen können. Davon ausgenommen sind Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielt haben. Neu gegründete Unternehmen sind ebenfalls von der Kassenbuchführung befreit, wenn sie die Grenze von 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Jahresüberschuss am ersten Abschlusssticktag nach Gründung noch nicht überschritten haben.

Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung muss gewisse Anforderungen und Vorschriften erfüllen. So müssen zu jedem Geschäftsvorfall folgende Angaben als Eintrag vorliegen:

• Bareinnahme bzw. Barausgabe
• Datum
• Fortlaufende Nummer (Belegnummer)
• Buchungstext (erklärende Bezeichnung)
• Betrag in Euro
• Angewandter Steuersatz
• Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerbetrag
• Ist-Kassenstand
• Soll-Kassenbestand (muss mit dem Ist-Kassenstand übereinstimmen)

Der im Kassenbuch angegebene Kassenbestand muss zu jeder Zeit mit dem tatsächlichen Bestand an Barmitteln in der Kasse übereinstimmen. Weicht der tatsächliche Kassenbestand dennoch vom buchungsmäßig erfassten Bestand ab, handelt es sich um eine sogenannte Kassendifferenz. Die Kassendifferenz muss auf einem Kassendifferenzkonto buchhalterisch erfasst werden. Alle Buchungen müssen zudem vollständig, richtig, zeitnah und geordnet erfolgen. Bareinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Weiter müssen die Aufzeichnungen im Kassenbuch so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Unternehmensumsätze verschaffen kann. Das kann bei einer Betriebsprüfung oder der sogenannten Kassen-Nachschau von Bedeutung sein. Hierbei handelt es sich um ein Kontrollinstrument, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen zu überprüfen. Die Kassen-Nachschau erfolgt unangemeldet.

Zusammengefasst müssen folgende Aspekte bei der Kassenführung beachtet werden:

1. Revisionssicherheit
   Ein Kassenbuch muss immer so geführt werden, dass es im Nachhinein nicht mehr verändert werden kann. Reine Excel-Kassenbücher sind daher nicht zulässig, da hier eine nachträgliche Änderung nicht nachvollzogen werden kann.
2. Aktualität
   Bargeschäfte sollten spätestens nach einem Tag im Kassenbuch vermerkt sein.
3. Chronologie
   Alle Buchungen müssen zeitlich in der richtigen Reihenfolge aufgeführt werden.
4. Einzelaufzeichnungspflicht
   Grundsätzlich müssen Buchungen immer einzeln im Kassenbuch aufgeführt werden. Bei Betrieben, die täglich sehr viele Bargeschäfte haben wird eine Ausnahme gemacht. Hier genügt es, den Tagessaldo im Kassenbuch zu vermerken.
5. Verständlichkeit
   Ein Kassenbuch muss übersichtlich und verständlich sein. Ein sachverständiger Betrachter soll die Möglichkeit haben, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu machen.
6. Sprache
   Das Kassenbuch muss grundsätzlich in deutscher Sprache geführt werden. Sollte eine andere Sprache verwendet werden, kann das Finanzamt eine Übersetzung verlangen.

Ein Kassenbuch muss grundsätzlich nicht handschriftliche geführt werden. Die elektronische Form ist zulässig und vereinfacht die Kassenbuchführung. Dabei muss jedoch darauf geachtet werden, dass das Kassenbuch dennoch revisionssicher ist, also nicht nachträglich verändert werden kann. Das Kassenbuch allein mit Hilfe einer Excel-Tabelle ist demnach nicht zulässig, da solch ein Dokument problemlos im Nachhinein verändert oder Einträge gar gelöscht werden können. Wer Excel nutzen will, muss das Dokument daher in regelmäßigen Abständen rechtssicher machen, beispielsweise durch Ausdrucken und Unterschreiben oder durch Einpflegen in eine Software. Einfacher ist es da, von Anfang an eine Software zur Führung des Kassenbuchs zu verwenden.

Die Kassenführung kann mit verschiedenen Arten von Geschäftskassen erfolgen. Heutzutage wird häufig eine Registrierkasse eingesetzt. Die Registrierkasse ist ein Datenerfassungsgerät am Ende eines Kaufprozesses. Während bei der offenen Ladenkasse alle Geschäfte händisch aufgeschrieben werden müssen, kann die elektronische Registrierkasse Bargeldumsätze erfassen, abrechnen und basierend darauf Belege erstellen. Zudem lassen sich solche Kassensysteme an andere Software wie Warenwirtschaftssysteme oder Buchhaltungssoftwares anschließen. Die Registrierkasse unterstützt zwar die Kassenbuchführung, ersetzt sie aber keinesfalls. Die Tageseinnahmen aus der elektronischen Registrierkasse müssen stets als Eintrag in ein Kassenbuch übernommen werden.

Mit einer Kassenbuch Software werden gedruckte Vorlagen und Excel-Tabellen zur Dokumentation von Bargeldeinnahmen und -ausgaben überflüssig. Alle Daten und Belege werden von der Software erfasst und in das Kassenbuch eingetragen. Die Prozesse laufen automatisiert ab. Die übersichtliche Darstellung der Geschäftsvorfälle und des Kassenstandes ermöglichen einen tagesaktuellen Überblick. In der Regel garantieren Kassenbuchsoftwares auch die rechtskonforme Führung des Kassenbuchs nach den aktuellen Vorgaben der GoBD, die vom Finanzamt anerkannt wird.

Da Kassenbuch Softwares von verschiedenen Anbietern bereitgestellt werden, kommen sie mit unterschiedlichem Funktionsumfang daher. Bei der Wahl der richtigen Software sollte daher auf ein paar Funktionen Wert gelegt werden.

1. Rechtssicherheit
   Die Kassenbuchsoftware muss unbedingt den Anforderungen der GoBD entsprechen. Andernfalls wird das Kassenbuch nicht vom Finanzamt anerkannt. Wird bei einer Betriebsprüfung eine fehlerhafte Kassenführung festgestellt, kann das Hinzuschätzungen mit massiven finanziellen Konsequenzen nach sich ziehen und die gesamte Buchführung könnte angezweifelt werden.
2. Einfache Bedienung
   Die Software sollte leicht zu verstehen und zu benutzen sein, um keinen zusätzlichen Aufwand zu verursachen.
3. Fehlerquellen erkennen
   Eine gute Kassenbuchsoftware erkennt Fehlerquellen, wie einen negativen Kassenstand, selbstständig und meldet die Fehler an den Benutzer.
4. Schnittstellen
   Eine Schnittstelle zum Steuerberater und zum Finanzamt erleichtern die Arbeit mit der Kassenbuchsoftware ungemein. Auch Schnittstellen zu Warenwirtschaft oder zu einer Buchführungssoftware können von Vorteil sein.
5. Belegerfassung und Texterkennung
   Da häufig noch nicht alle Belege digital vorliegen, ist diese Funktion wichtig, um Belege aus Papier digitalisieren und in die Software einpflegen zu können.
6. Kassenbuch App
   Wer auch von unterwegs aus Buchungen verwalten möchte, sollte darauf achten dass die Software zusätzlich eine App bereitstellt.
7. Datensicherung
   Die ordnungsgemäße Datensicherung und revisionssichere Speicherung der Dokumente zählt ebenfalls zu den wichtigen Grundfunktionen.
8. Standardfunktionen
   Die Software sollte selbstverständlich auch alle Standardfunktionen umfassen, die zur Führung eines Kassenbuchs notwendig sind. Dazu gehört das Erstellen von Buchungslisten, das Anzeigen von Kassenbewegungen, das Ändern von Buchungstexten, das Verwalten von Belegnummern, gesetzeskonforme Korrekturbuchungen, Kontierung auf Standardkontenrahmen, eine Schnittstelle zum Rechnungsprogramm und eine übersichtliche Erfassung der Bareinnahmen.

1. Zeit sparen
   Viele Prozesse, wie beispielsweise die Berechnung des Kassenbestandes, laufen mit der Kassenbuchsoftware automatisiert ab. Auch die Erfassung von Daten erfolgt deutlich schneller.
2. Rechtskonformität
   Renommierte Kassenbuchsoftwares arbeiten immer GoBD-konform, sind somit also auf dem aktuellen Gesetzesstand. Bei einer Betriebsprüfung kommt es somit nicht zur Feststellung einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung.
3. Schnittstellen
   Über verschieden Schnittstellen können die Daten problemlos an den Steuerberater oder das Finanzamt weitergegeben werden.
4. Weniger Fehler
   Eingabehilfen und Fehlerkontrollen machen die Kassenbuchführung einfacher. Fehler werden von der Software sofort entdeckt und gemeldet, bevor sie Schaden anrichten können.
5. Überblick
   Die Kassenbuchsoftware ermöglicht es, stets einen aktuellen Überblick über die Geschäftsvorfälle und den Kassenbestand zu behalten.

Es gibt viele verschiedene Anbieter für Kassenbuchsoftwares. Zu den bekanntesten zählen lexoffice, Lexware, sevdesk oder auch WISO EÜR&Kasse. Die Softwares sind in der Regel kostenpflichtig. Sie sind häufig in Kombination mit einem umfangreicheren Buchhaltungsprogramm erhältlich. Diese Programme nicht nur die Kassenbuchführung, sondern die Buchhaltung insgesamt.

Im Rahmen der Plattform DATEV Unternehmen online, bietet die DATEV auch eine Software zu elektronischen Kassenbuchführung an – DATEV Kassenbuch online. Die Software bildet den kompletten kaufmännischen Prozess ab und bietet umfassende Kassenbuchfunktionen wie beispielsweise:

Intelligente Datenerfassung

• Vorerfassung von Kassenbewegungen
• Laufende Prüfung von Fehlerquellen (Kassenminus und Chronologie)
• Verknüpfung mit digitalen Belegen

Export und Datenweitergabe

• Möglichkeit zum Export von Daten für steuerliche Außenprüfungen
• Sicherer Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater über das DATEV-Rechenzentrum

DATEV Kassenbuch online ermöglicht auch eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant. Die online erfassten Daten werden sicher über das DATEV Rechenzentrum an den Steuerberater übermittelt.