Fuhrparkmanagement mit Vimcar


Das 2013 in Berlin gegründete Unternehmen VIMCAR hilft Unternehmen dabei, den Überblick über all ihre Fuhrparkdaten und -aufgaben zu behalten. Mit nur wenigen Klicks erhalten Nutzer ein finanzamtkomformes, digitales Fahrtenbuch auf ihr Handy, in dem sie die Routen, die Wegzeiten und die Fahrer dokumentieren können.

Lesen Sie in diesem Blogbeitrag alles über die Funktionsweise und den Nutzen von VIMCAR.

Wie funktioniert Vimcar?

Für die Einsatz von Vimcar benötigen Nutzer einen OBD-Stecker. Dieser kann mit nur einem Handgriff an der Diagnosebuche im Fußraum auf der Fahrerseite angebracht werden. Einmal installiert, zeichnet er automatisch alle Fahrten auf und speichert diese direkt online ab. Die integrierte SIM-Karte überträgt dann die Daten auf den Vimcar Server.

Nachdem der OBD-Stecker angebracht wurde, kann das jeweilige Fahrzeug in der App registriert werden. Dafür muss die Automarke, das Modell, das Kennzeichen, der Kilometerstand und die Stecker ID angeben werden. Sollte ein registriertes Fahrzeug im Laufe der Zeit ausgetauscht werden, kann das ebenso in der App vermerkt werden.

Mit der Vimcar App haben Kunden dann eine Fahrtenübersicht, ähnlich wie beim E-Mail-Posteingang. Zeichnet der Stecker eine neue Fahrt auf, wird sie automatisch in der App angezeigt. Der oder die Fahrer müssen dann nur noch angeben, ob es sich um eine private oder eine berufliche Fahrt handelt. Vimcar ermöglicht es außerdem, routenspezifische bzw. fahrtenspezifische Details zu hinterlegen. Ebenso können Nutzer frei entscheiden, ob sie die Fahrt unmittelbar nach Beendigung oder erst später bestätigen möchten. In der App können Nutzer außerdem einsehen, wie viele und welche Strecken sie in einem bestimmten Monat zurückgelegt haben.

Wann lohnt sich ein digitales Fahrtenbuch?

Wann sich ein Fahrtenbuch lohnt, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Das Führen eines Fahrtenbuchs kann unter anderem dann vorteilhaft sein, wenn der Firmenwagen betrieblich viel genutzt wird. Denn bei mehreren Fahrten täglich verliert man gerne und schnell den Überblick – eine papierbasierte Fahrtenaufzeichnung ist da nur wenig praktikabel. Gleichzeitig kann durch die automatische Fahrtenaufzeichnung gewährleistet werden, dass am Ende einer Fahrt nicht nur genaue Daten vorliegen, sondern auch der Aufwand für den Fahrer so gering wie möglich gehalten wird. Das bietet sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber Vorteile.

Im Vergleich zur 1%-Regelung können durch das Führen eines Fahrtenbuches, gerade in Zeiten von Corona und der überdurschnittlichen Quote an Home-Office, Geld gespart werden. Denn während Firmenwagenfahrer, die die 1%-Versteuerung gewählt haben, eine monatliche Pauschale bezahlen, müssen diejenigen Firmenwagenfahrer mit Fahrtenbuch lediglich die gefahrenen Kilometer versteuern.

 

Vorteile von Vimcar für Unternehmen

  • Mit dem digitalen Fahrtenbuch von Vimcar stellt sich in erster Linie eine enorme Zeit- sowie Aufwandsersparnis ein.
  • Die Software wurde in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und ist damit rechtssicher.
  • Vimcar ist in seiner Bedienung sehr nutzerfreundlich.
  • Durch Funktionen wie den Privatmodus bleibt die Privatsphäre der Fahrer jederzeit geschützt.
  • Bei Vimcar spielt es keine Rolle, ob Unternehmen mit der Software 2 oder 200 Fahrzeuge verwalten, denn die Nutzer behalten die volle Flexibilität – auch was die Kombination der verschiedenen buchbaren Pakete angeht.

Aus diesen Gründen lohnt sich Vimcar nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Selbstständige und Freiberufler. Denn neben der Zeit- und Papiereinsparungen haben Nutzer unmittelbare sämtliche Dokumente für das Finanzamt vorliegen. Die Rahmendaten (wie Uhrzeit, Datum und zurückgelegte Strecke) können nicht bearbeitet und Einträge nicht gelöscht werden. Damit erfüllt Vimcar auch das BFH-Urteil vom 16.03.2006, BStBl. II, S.625.

Rechtliche Anforderungen an Vimcar: Finanzamt und Datenschutz

Da die Fahrtenbucheinträge auf Vimcar im Nachhinein nicht bearbeitet werden können, hält es den Anforderungen der Finanzbehörde, eine fälschungssichere Software zu sein, Stand. Doch nicht nur was das Finanzamt betrifft, müssen bestimmte Vorgaben erfüllt sein – auch in Sachen Datenschutz müssen derartige digitale Fahrtenbücher Anforderungen erfüllen. Denn Fahrtenbuch-Softwares sammeln Tag ein, Tag aus sensible Nutzerdaten wie Start- und Zieladressen, die vor Hackerangriffen und Missbrauch geschützt werden müssen. Vimcar gewährleistet dies über ein vom TÜV verliehenes Zertifikat über den geprüften Datenschutz. Damit ist diese Fahrtenbuch Software nicht nur finanzamtkonform, sondern auch datenschutzkonform.

Alternativen zu Vimcar

Wer sich auf dem Markt über weitere HR Softwares informieren möchte, wird eine Vielzahl an Anbietern finden. Für den Einstieg können sich Interessenten die folgenden zehn Anbieter zum Vergleich ansehen:

  1. Speedfleet
  2. FleetOne
  3. Carano
  4. Chevin FleetWave
  5. Avrios
  6. mobileFleetManager
  7. Ultimo Fleet
  8. C-Fleet
  9. AZOWO
  10. comm.fleet.

Fazit

Mit Vimcar sind Unternehmen auf der sicheren Seite, wenn sie ihre Fahrtenübersicht und das Fahrtenbuchmanagement schnell und einfach digitalisieren wollen. Gleichzeitig hält sich die Fahrtenbuchsoftware an alle rechtlichen sowie datenschutzrechtlichen Vorgaben, sodass hier auch kein Grund zur Sorge besteht.