Im Jahr 2025 wird die E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen, damit treten neue Regelungen in Kraft, die sowohl für Rechnungsersteller als auch für Rechnungsempfänger von Bedeutung sind. Der folgende Artikel bietet einen umfassenden Überblick über die Pflichten beider Parteien, um einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung zu gewährleisten und mögliche rechtliche und praktische Herausforderungen zu meistern.
Was ist die E-Rechnung und was bringt sie?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Form der Rechnung, die gemäß der EU-Norm EN 16931 strukturiert und maschinell lesbar ist. Sie ermöglicht die digitale Übermittlung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungsdaten und ersetzt traditionelle Papierrechnungen. Die Vorteile der E-Rechnung sind vielfältig: Sie reduziert den administrativen Aufwand, senkt Kosten durch automatisierte Prozesse und verbessert die Effizienz im Rechnungswesen. Zudem gewährleistet sie eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. E-Rechnungen tragen zur Reduzierung von Umsatzsteuerbetrug bei und unterstützen Unternehmen dabei, die Mehrwertsteuerlücke zu schließen. Nun wird die E-Rechnung Pflicht in 2025 und es gibt einige Vorgaben, die es zu beachten gibt:
Pflichten des Rechnungserstellers
Der Rechnungsersteller trägt eine wesentliche Verantwortung bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen. Die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben ist entscheidend für die Rechtmäßigkeit der Rechnung und die Wahrung der Rechte des Rechnungsempfängers. Im Folgenden werden die wichtigsten Pflichten des Rechnungserstellers detailliert beschrieben:
Pflicht zur E-Rechnung
Aktuell (Stand August 2024) müssen alle öffentlichen Behörden sowie Rechnungssteller
im Auftrag öffentlicher Behörden bereits anerkannte Formate für E-Rechnungen verwenden. Ab dem 1. Januar 2025 sind dann alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Der Versand von E-Rechnungen wird ebenfalls ab diesem Datum zur Pflicht, jedoch gelten Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen noch Papierrechnungen versendet werden, während andere elektronische Formate wie PDF nur noch mit Einwilligung des Empfängers genutzt werden dürfen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro können dies bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin in anderen Formaten tun. Ab dem 1. Januar 2028 müssen schließlich alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.
Format und Struktur der E-Rechnung
Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, muss die E-Rechnung in einem anerkannten elektronischen Format erstellt werden. Die europäische Norm EN 16931 bildet die Grundlage für die Struktur und den Inhalt elektronischer Rechnungen. Gängige Formate, die diese Norm erfüllen, sind XRechnung und ZUGFeRD.
Der Rechnungsersteller muss sicherstellen, dass die E-Rechnung in einem dieser Formate oder einem anderen von der Norm definierten Format erstellt wird, um die automatische Verarbeitung und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.
Inhaltliche Anforderungen
Die E-Rechnung muss eine Vielzahl von Angaben enthalten, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Dazu gehören:
- Vollständige Namen und Adressen: Sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Diese Nummern identifizieren die Beteiligten eindeutig und sind notwendig für steuerliche Zwecke.
- Ausstellungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird.
- Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummer, die zur Identifizierung und Nachverfolgung der Rechnung dient.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten Leistungen: Eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung: Das Datum, an dem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde.
- Entgelt und Steuersätze: Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung.
- Hinweis auf Aufbewahrungspflicht: Informationen zur Aufbewahrungspflicht des Rechnungsempfängers.
Diese Angaben sind notwendig, um die Gültigkeit der Rechnung zu gewährleisten und die gesetzlichen Anforderungen gemäß § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) zu erfüllen.
Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit
Der Rechnungsersteller muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der E-Rechnung gewährleisten. Die Echtheit der Herkunft wird durch Verfahren sichergestellt, die die Identität des Rechnungsstellers nachweisen können, wie z.B.:
- Qualifizierte elektronische Signaturen: Ein kryptografisches Verfahren zur Bestätigung der Identität des Unterzeichners.
- EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange): Ein elektronisches Kommunikationsverfahren, das die Echtheit durch eine sichere Übertragung gewährleistet.
Alternativ können auch andere Technologien genutzt werden, die die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung sicherstellen. Es ist jedoch wichtig, dass die gewählten Technologien den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und für den Empfänger nachvollziehbar sind.
Zustimmung des Empfängers
Ab dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle E-Rechnungen, die den neuen Vorgaben entsprechen, nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese Zustimmung bleibt jedoch erforderlich für elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht, wie bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen. Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt die Zustimmung des Empfängers weiterhin Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.
In dem Fall muss der Empfänger seine Zustimmung zur elektronischen Rechnungsstellung geben. Diese Zustimmung kann entweder schriftlich dokumentiert oder durch konkludentes Handeln, wie z.B. die Bezahlung der Rechnung oder eine ausdrückliche Zustimmung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), erfolgen.
Es ist ratsam, die Zustimmung des Empfängers schriftlich festzuhalten, um im Falle von Streitigkeiten einen Nachweis zu haben. Das Fehlen der Zustimmung kann dazu führen, dass die Rechnung nicht rechtsgültig ist, was zu Problemen bei der Geltendmachung von Vorsteuerabzügen führen kann.
Archivierungspflichten
Die Aufbewahrungspflichten für elektronische Rechnungen sind strikt geregelt. Die E-Rechnung muss mindestens zehn Jahre lang unverändert und lesbar archiviert werden. Diese Archivierungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalendervierteljahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden und müssen jederzeit für Prüfungen durch die Finanzbehörden verfügbar sein.
Wichtig ist, dass die Archivierung sicherstellt, dass die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar und lesbar bleiben. Das bedeutet, dass eine Archivierung auf CD-ROM oder Mikrofilm zulässig ist, während eine Archivierung in ausgedruckter Form nicht den Anforderungen entspricht.
Pflichten des Rechnungsempfängers
Der Rechnungsempfänger hat eine ebenso wichtige Rolle im Prozess der elektronischen Rechnungsstellung wie der Rechnungsersteller. Die Erfüllung der Pflichten des Rechnungsempfängers ist entscheidend für die Gültigkeit der E-Rechnung und die Wahrung der Rechte sowohl des Empfängers als auch des Erstellers. Im Folgenden werden die wesentlichen Pflichten des Rechnungsempfängers detailliert beschrieben:
Empfangbarkeit von E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für inländische Unternehmen. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen als Rechnungsaussteller die neuen Anforderungen an elektronische Rechnungen im strukturierten Format erfüllt oder von den Übergangsregelungen Gebrauch macht, müssen alle inländischen unternehmerischen Rechnungsempfänger ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen. Diese Verpflichtung stellt sicher, dass der gesamte Rechnungsverkehr ab 2025 effizient und gesetzeskonform erfolgt.
Prüfung der E-Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, jede erhaltene E-Rechnung auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Dies umfasst:
- Überprüfung der Rechnungskriterien: Die Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten.
- Kontrolle der Lesbarkeit: Die Rechnung muss für den Rechnungsempfänger lesbar sein. Das bedeutet, dass sie in einem Format vorliegen muss, das ohne zusätzliche Konvertierung oder spezielle Software gelesen werden kann.
- Verifizierung der Echtheit und Unversehrtheit: Der Rechnungsempfänger muss sicherstellen, dass die Rechnung authentisch ist und dass ihr Inhalt nach Erhalt nicht verändert wurde. Dies kann durch die Überprüfung der digitalen Signatur oder anderer Sicherheitsmerkmale erfolgen, falls diese verwendet werden.
Archivierung der Rechnung
Auch der Rechnungsempfänger ist für die ordnungsgemäße Archivierung der erhaltenen E-Rechnungen verantwortlich. Die archivierten Rechnungen müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und müssen für eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, verfügbar sein.
Die Archivierung muss gewährleisten, dass die Rechnungen unverändert, maschinell auswertbar und jederzeit lesbar bleiben.
Prüfung auf Einhaltung der steuerlichen Anforderungen
Der Rechnungsempfänger muss sicherstellen, dass die Rechnung den steuerlichen Anforderungen entspricht, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden muss der Rechnungsempfänger nachweisen können, dass die Rechnung alle erforderlichen Angaben enthält und dass die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt sind.
Umgang mit unzulässigen Formaten
Sollte der Rechnungsersteller ein nicht anerkanntes oder unzulässiges Format verwenden, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, ist der Rechnungsempfänger berechtigt, die Rechnung zurückzuweisen. In solchen Fällen muss der Rechnungsempfänger dem Ersteller die Mängel mitteilen und eine ordnungsgemäße Rechnung anfordern, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können.
Sicherstellung des Einhaltens von Fristen
Der Rechnungsempfänger muss alle gesetzlich festgelegten Fristen einhalten, insbesondere hinsichtlich der Prüfung und Archivierung der E-Rechnungen. Versäumnisse können zu steuerlichen Nachteilen und Bußgeldern führen. Es ist daher wichtig, ein effektives System zur Überwachung und Verwaltung der Fristen einzurichten, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.
Fazit
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen und Pflichten. Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile wie Kosteneinsparungen und höhere Effizienz, verlangt jedoch von beiden Parteien – den Rechnungserstellern und -empfängern – die Einhaltung spezifischer Vorgaben. Die Rechnungsersteller müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und in anerkannten Formaten erstellt werden. Gleichzeitig sind die Empfänger verpflichtet, die erhaltenen Rechnungen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und gesetzeskonforme Formate zu prüfen. Beide Parteien müssen zudem strenge Archivierungsanforderungen erfüllen. Die rechtzeitige Anpassung an die E-Rechnungspflicht wird entscheidend sein, um einen reibungslosen und rechtskonformen Übergang zu gewährleisten und potenzielle rechtliche und administrative Schwierigkeiten zu vermeiden.
