Digitalisierung im Unternehmen – Expertenbericht von Thomas Vellante

Vom Steuerberater zum Digitalisierungsexperte

aus dem Kanzlei Report Interview mit Thomas Vellante

Wer nicht „digitaler“ wird, verliert! Das ist schon seit geraumer Zeit die Devise, denn wer nicht rechtzeitig auf den Zug aufspringt, riskiert, abgehängt zu werden – und das betrifft alle Branchen. Um nicht nur weiterhin am Markt zu bestehen, sondern sich vor allem auch gegen Wettbewerber zu behaupten, entschied sich die TOP Steuerkanzlei Vellante aus Otterfing dazu, spezielle Beratung zur Digitalisierung anzubieten. Das schließt auch eine Mandantenveranstaltung ein. So unterstützt sie bspw. mittelständische Unternehmen bei ihrem Digitalisierungsprozess – und das mit großem Erfolg.

Laut Thomas Vellante, Steuerberater und Inhaber der Steuerkanzlei aus Otterfing sind sich immer mehr mittelständische Unternehmen durchaus bewusst, dass sich in ihren Betrieben hinsichtlich der Digitalisierung einiges tun muss. „Viele Unternehmen nutzen bereits in Sachen Buchhaltung und Büroorganisation digitale Konzepte“, sagt er. Aber auch wenn nahezu überall, mehr oder weniger digitale und automatisierte Dienste zum Einsatz kommen, besteht in jedem Fall weiterhin Beratungs- und Entwicklungsbedarf. Leider kommt es immer noch viel zu häufig vor, dass Unternehmen die Potenziale des Digitalwerdens nicht hinreichend erkennen oder schlicht die damit verbundenen Vorteile nicht wahrnehmen. Doch woran liegt das? Thomas Vellante ist sich sicher, die Bereitschaft und die Lust, etwas am bisherigen System zu ändern ist nicht immer da. „Wenn ich ein System verändere ist das zuerst immer mehr Aufwand, das ist klar! Aber auf lange Sicht lohnt sich die Veränderung erheblich“, sagt er.

Das Problem ist oft auch die Diskrepanz zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeransichten hinsichtlich der Chancen, die die Digitalisierung bietet. Eine mögliche Lösung dieses nicht ganz unerheblichen Problems sieht Vellante in der zusätzlichen Schulung. „Man muss einfach mehr machen, um das Interesse am Thema zu wecken und die Bereitschaft zu fördern, etwas zu ändern.“

Viele Praxisbeispiele für Digitalisierung im Mittelstand vermitteln den Eindruck, dass es im Grunde nur um die digitale Steuerung von Maschinen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen geht. Das sind jedoch keine wirklich neuen Themen. Der Steuerberater sagt auch, dass zunehmend Schnittstellen und nicht nur rein prozess- oder produktionsspezifische digitale Konzepte wichtig werden. „Derzeit machen sich viele Unternehmer das Leben schwer. Daten liegen vor, die man theoretisch nutzen könnte, aber man macht es dann doch anders“, sagt der Steuerberater. An vielen Ecken fehlt schlicht ein Prozess-Verständnis.

Eine der Leistungen die die Kanzlei Vellante deshalb anbietet, ist es, Mandanten direkt vor Ort zu betreuen und deren Software zu prüfen sowie mögliche Schnittstellen zur DATEV Software zu finden und einzurichten. Das ist deshalb so wichtig, da Softwareanbieter häufig selbst nicht genug über die Möglichkeiten der Schnittstellen Bescheid wissen oder die Anforderungen der Kanzlei sowie der DATEV nicht kennen. Die Betriebe werden mit ihrem Problem also schlichtweg allein gelassen. Und selbst wenn Fachwissen vorhanden ist, so ist die Betreuung durch Servicemitarbeiter des Softwareanbieters meist zu teuer. Damit scheitert die Digitalisierung schon bevor sie angefangen hat, obwohl theoretisch alle Daten vorliegen, nur eben die Kommunikation der Systeme untereinander nicht möglich ist. Dabei können derartige Softwareschnittstellen so Vieles erleichtern! Denn durch deren Einrichtung können Daten automatisch transferiert werden, ohne dass der Mandant dadurch einen Aufwand erfährt. Die Kanzlei aus Otterfing lud diesbezüglich zu einer Mandantenveranstaltung, zu der auch Experten vom Finanzamt und der DATEV Vorträge hielten. Thematisiert wurden dabei neue Arbeitsweisen der Finanzverwaltung, Anforderungen der GoBD an die Verfahrensdokumentation sowie potentielle Auswirkungen der digitalen Betriebsprüfung auf die Unternehmen. Thomas Vellante fungierte dabei als sinnbildliches Bindeglied der genannten Bereiche, denn als Steuerberater weiß er, wie herausfordernd es sein kann, die verschiedene digitale Prozesse und steuerrechtliche Anforderungen in Einklang zu bringen. Ziel der Veranstaltung war es, den Teilnehmern den Zusammenhang beider Disziplinen zu vermitteln und gleichzeitig tiefgreifenderes Interesse am Thema der Digitalisierung zu fördern.

Der erste Schritt ins Digitalwerden besteht meist in der Digitalisierung der Büroorganisation, was durchaus in allen Branchen ein Thema ist. „Hat man damit einmal angefangen, kann man einen Schritt weiter gehen und Instrumente der digitalen Verfahrensdokumentation nutzen“, sagt der Steuerberater. Aus genau diesem Grund entschied er sich auch dazu, zur Veranstaltung einen Experten der Verfahrensdokumentation einzuladen. Auch die digitale Finanzbuchhaltung wäre laut ihm und dem zweiten Experten des Finanzamts ein wichtiger und guter Einstieg, denn viele Steuerberater nutzen Software-Systeme, die über Schnittstellen mit der digitalen Buchhaltung von Mandanten zusammenarbeiten.

So auch die Kanzlei Vellante aus Otterfing. Das erleichtert nicht nur betriebsinterne Prozesse und Abläufe für den Unternehmer selbst, sondern vielmehr auch die Zusammenarbeit mit den externen Steuer- und Rechtsberatern. „In manchen Unternehmen werden Rechnungen bis heute zwei mal ausgedruckt und in Ordner abgeheftet – das wird durch das digitale Buchen alles überflüssig.“ Das spart nicht nur erheblich Zeit, sondern auch Kosten und Aufwand sowie Unmengen an Papier. „Speziell im Lohnbereich stellen wir Tools zur Verfügung, mithilfe derer Mandanten Daten vorliefern können, die wir dann einsehen und unmittelbar weiterverarbeiten können“, sagt er. Derartige Tools finden sich unter anderem gebündelt in der Software „Unternehmen online“, die die Kanzlei Vellante schon seit geraumer Zeit nutzt, weiterempfiehlt und in gezielten Veranstaltungen auch Mandanten nahebringt. „Wir versuchen dadurch, unsere Mandanten langsam an die Digitalisierung heranzuführen“, sagt er.

Der Tipp vom Experten also: Augen und Ohren offen halten und sich dem Thema Digitalisierung nicht verschließen! Denn Digitalisierung betrifft uns alle, ganz gleich welcher Branche.

Bericht von der Veranstaltung mit Ausschnitten aus dem Interview im Kanzlei Report 10-2019 mit Thomas Vellante.