Digitales Rechnungsmanagement – Software Anbieter im Überblick


Je größer das Unternehmen, desto mehr Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Quittungen entstehen, die es zu organisieren gilt. Das kann für die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Buchhaltung mit erheblichem Aufwand verbunden sein, nicht zuletzt, weil in der heutigen Zeit Belege meist teils digital und teils auf Papier vorliegen. Für eine bessere Organisation ist es empfehlenswert, die analogen Papierbelege Geschichte sein zu lassen und ganz auf digitales Rechnungsmanagement zu setzen.

Was bedeutet digitales Rechnungsmanagement?

Das Rechnungsmanagement umfasst alle Schritte die eine Rechnung in einem Unternehmen durchläuft. Dazu gehören hauptsächlich der Rechnungseingang, die Erfassung und Weiterleitung sowie die Rechnungsverarbeitung samt Prüfung, Freigabe und Bezahlung. Mit der richtigen Software können all diese Schritte digitalisiert und teils auch automatisiert werden. Beim digitalen Rechnungsmanagement werden alle Belege komplett digital gehandelt. Da heutzutage meist immer noch Teile der Belege in Papierform vorliegen, müssen diese zunächst von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen digitalisiert, also gescannt oder abfotografiert werden. Anschließend können sie in die jeweilige Software-Lösung eingespielt und dort zusammen mit den anderen Rechnungen bearbeitet werden.

Bestandteile des digitalen Rechnungsmanagements

Rechnungseingang
Beim digitalen Rechnungsmanagement werden alle eingehenden Rechnungen zentral in einer Cloud gespeichert. Auch eingescannte Papierrechnungen können hier abgelegt werden. Ebenso verhält es sich mit Ausgangsrechnungen. Am Ende sollten alle Rechnungen und damit zusammenhängenden relevanten Belege an einem Ort gespeichert sein.

Belegverwaltung
Innerhalb des Unternehmens müssen die Rechnungen weiterbearbeitet werden. Mit der richtigen Software können die Rechnungsinformationen automatisch ausgelesen und gespeichert werden. Rechnungen lassen sich prüfen und anschließen freigeben und bezahlen. Verfügt die Rechnungsmanagementsoftware über eine Auswertungsfunktion, kann zudem ein Überblick über Einnahmen und Ausgaben erstellt werden. Einige Software-Lösungen ermöglichen außerdem die an die Rechnungsverarbeitung anschließende revisionssichere Archivierung der Belege.

Rechnungsweiterleitung Nachdem abgeschlossener Erfassung und Bearbeitung einer Rechnung, kann diese bequem und automatisch weitergeleitet werden, beispielsweise in eine Buchhaltungssoftware oder sogar direkt an den Steuerberater. Hierfür muss lediglich eine Schnittstelle zwischen der Rechnungsmanagementsoftware und einem Anschlussprogramm wie der Buchhaltungssoftware hergestellt werden.

Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements

Kosteneinsparungen
Im Vergleich zur konventionellen, papierbasierten Rechnungsverarbeitung können durch digitales Rechnungsmanagement an vielen Stellen Kosten eingespart werden. Dabei geht es nicht nur um Kosten für Papier und Porto. Die digitalen Prozesse kosten oft weniger Zeit und können teilweise sogar automatisch ablaufen. Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter in der Buchhaltung mehr Zeit für andere Aufgaben haben.

Fehlervermeidung
Beim manuellen Auslesen und Abtippen von Rechnungsinformationen schleichen sich früher oder später meist kleine Fehler ein. Übernimmt allerdings eine Software das Auslesen und Überprüfen der Eingangsrechnungen, kommen diese Fehler selten bis gar nicht mehr vor.

Digitaler Workflow Das Rechnungsmanagement ist nur einer von vielen Prozessen in einem Unternehmen. Die Digitalisierung des Rechnungsmanagements leistet jedoch einen wichtigen Beitrag für einen digitalen Workflow im Unternehmen. Rechnungen und andere Belege liegen ab dem Moment in dem sie im Unternehmen eingehen und bearbeitet werden digital vor. Sie können dadurch problemlos über Schnittstellen an andere Programme weitergeleitet und dort weiterbearbeitet werden. Der Anschluss an eine Buchhaltungssoftware oder die Weiterleitung der Belege an den Steuerberater sind ebenfalls möglich.

Welche Software Anbieter gibt es?

Es gibt wie so oft nicht die eine Software für digitales Rechnungsmanagement, man muss sich zwischen den vielen Anbietern am Markt entscheiden. Die Software-Lösungen unterscheiden sich vor allem in ihrem Funktionsumfang. Während manche lediglich auf das Erfassen und Bereitstellen von Rechnungen spezialisiert sind, können andere Programme auch für die weitere Verarbeitung der Rechnungen genutzt werden und beispielsweise auch Zahlungen anstoßen. Es folgen einige der gängigen Softwares für digitales Rechnungsmanagement im Überblick.

GetMyInvoices

GetMyInvoices ist eine beliebte Lösung für cloudbasiertes Rechnungsmanagement in Unternehmen. Die Software importiert automatisiert Rechnungen und andere Dokumente aus tausenden möglichen Quellen und speichert sie in einem zentralen Dokumentenarchiv ab. Mithilfe von OCR werden die Rechnungsinformationen automatisch aus den Belegen ausgelesen, unabhängig davon ob es sich um eine ZUGFeRD Rechnung, eine X-Rechnung oder eine PDF Datei handelt. GetMyInvoices lässt sich ohne Probleme mit anderen Softwares wie Buchhaltungssystemen oder Dokumentenmanagement-Systemen verbinden. Rechnungen können anschließend automatisch ausgetauscht und weitergeleitet werden.

bookmanCockpit

Mit bookmanCockpit kann von der Erfassung der Rechnung bis zur Weiterleitung an den Steuerberater alles digital erledigt werden. Rechnungen werden automatisch aus Portalen abgerufen. Alternativ können sie auch per E-Mail an das bookmanCockpit weitergeleitet oder, sollten sie noch in Papierform vorliegen, gescannt und importiert werden. Die Rechnungsdaten werden von der Software automatisch ausgelesen und geprüft. Anschließend folgen nur noch die Freigabe und Bezahlung. BookmanCockpit erstellt hierfür Skonto-optimierte Zahlungsvorschläge, die direkt in das Banking-Programm übernommen werden können. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, lassen sich die Belege bequem an den Steuerberater weiterleiten.

Invoicefetcher

Invoicefetcher ist auf den digitalen Empfang, die Abholung und die Bereitstellung von Rechnungen aus Online-Portalen spezialisiert. Die Belege werden automatisch aus verschiedenen Portalen abgeholt und zentral gespeichert. Mit invoicefetcher.email kann die Software Rechnungen auch per Mail empfangen. Die Daten werden von invoicefetcher ausschließlich verschlüsselt übertragen, um die Sicherheit gewährleisten zu können. Dazu nutzt der Softwareanbieter ein SSL Zertifikat. Invoicefetcher lässt sich problemlos über verschiedene Schnittstellen mit anderen Softwares verbinden. Die heruntergeladenen Rechnungen können so weitergeleitet und in einem anderen Programm weiterbearbeitet werden.

Flowwer

Flowwer erleichtert den digitalen Prozess für die Rechnungsfreigabe. Die Dokumente werden von der Software aus verschiedenen Kanälen entgegengenommen, beispielsweise per E-Mail, FTP, individuelle per API oder auch aus Online-Portalen mit Hilfe von Invoicefetcher. Anschließend können die Belege einfach geprüft und freigegeben werden. Flowwer erkennt auch Daten aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD) und schreibt diese an den jeweiligen Beleg. Eine wichtige Funktion der Software ist der mehrstufige Freigabeprozess. Für die Freigabe von Belegen können bis zu fünf Freigabestufen eingebaut werden. Durch individuell einstellbare Benutzerrecte sehen Freigeber dabei alle für sie relevanten Belege. Nachdem der Freigabeprozess durchlaufen wurde, lassen sich die Belege mittels DATEVconnect Schnittstelle auf Wunsch auch an DATEV Unternehmen online weiterleiten und sind so direkt für den Steuerberater zugänglich.

Vergleich der Software-Anbieter

Scannen von Belegen integriert

GetMyInvoices:
Ja

bookmanCockpit:
Ja

Invoicefetcher:
Nein

Flowwer:
Nein

E-Mail-Import

GetMyInvoices:
Ja

bookmanCockpit:
Ja

Invoicefetcher:
Ja mit invoicefetcher.mail

Flowwer:
Ja mit MailToFlowwer

Automatische Erkennung der Rechnungsdaten

GetMyInvoices:
Ja

bookmanCockpit:
Ja

Invoicefetcher:
Nein

Flowwer:
Ja

Weiterverarbeitung der Rechnung inbegriffen

GetMyInvoices:
Ja

bookmanCockpit:
Ja

Invoicefetcher:
Nein

Flowwer:
Ja

Kostenlose Basisversion

GetMyInvoices:
14 Tage Testzeitraum

bookmanCockpit:
Ja

Invoicefetcher:
Ja

Flowwer:
30 Tage Testzeitraum

Fazit

Wer hauptsächliche eine Software zum Abholen und Empfangen von Rechnungen sucht, der ist mit invoicefetcher gut aufgestellt. Durch zahlreiche Schnittstellen lassen sich die abgeholten Rechnungen im Anschluss problemlos weiterleiten und in anderen Programmen wie Buchhaltungssoftwares bearbeiten. GetMyInvoices weist einen etwas größeren Funktionsumfang auf, auch hier liegt aber die Abholung und automatische Datenerkennung der Belege im Vordergrund. Flowwer kann Belege nicht selbst aus Onlineportalen abholen, hierfür kann jedoch eine Verbindung mit invoicefetcher genutzt werden. In der Software selbst lassen sich Rechnungen bearbeiten und problemlos an Programme wie DATEV Unternehmen online weiterleiten. BookmanCockpit kann vom Rechnungseingang über das Prüfen, Freigeben und Bezahlen der Rechnungen bis hin zur Übergabe an den Steuerberater für alles genutzt werden.