Digital und Präzise: Alles, was Sie über die Erstellung und den Aufbau einer E-Rechnung wissen müssen

Die Digitalisierung hat in vielen Bereichen des Geschäftslebens Einzug gehalten, und die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung genannt, ist ein bedeutender Schritt in Richtung Effizienz und Nachhaltigkeit und wird nun zur allgemeinen Pflicht. Dieser Artikel beleuchtet den Aufbau und das Erstellen einer E-Rechnung. 

E-Rechnung: Grundlagen und Bedeutung

Die E-Rechnung ist eine digitale Version einer Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, den gesamten Rechnungsprozess von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Zahlung automatisiert abzuwickeln. Dies führt zu erheblichen Effizienzgewinnen und reduziert potenzielle Fehlerquellen im Vergleich zur manuellen Verarbeitung von Papierrechnungen.

Strukturierte vs. unstrukturierte Daten

Bei der Erstellung einer E-Rechnung ist es entscheidend, zwischen strukturierten und unstrukturierten Daten zu unterscheiden. Strukturierte Daten liegen in Formaten wie XML vor und sind für die maschinelle Verarbeitung optimiert. Sie enthalten klar definierte Felder für relevante Informationen wie Rechnungsbeträge, Rechnungssteller und -empfänger sowie Zahlungsmodalitäten.

Im Gegensatz dazu sind unstrukturierte Daten in Formaten wie PDF, JPG oder TIFF vorzufinden. Diese Formate sind zwar für das menschliche Auge lesbar, können jedoch nicht automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD kombinieren PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten, um sowohl die visuelle Prüfbarkeit als auch die maschinelle Verarbeitung zu ermöglichen.

Gesetzliche Rahmenbedingungen und technische Anforderungen

Um als E-Rechnung anerkannt zu werden, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. Diese sind im Rahmen der E-Rechnungsverordnung und des geplanten Wachstumschancengesetzes festgelegt. Wesentliche Anforderungen umfassen:

1. Nachvollziehbare Echtheit der Rechnungsherkunft: Die Rechnung muss zweifelsfrei auf ihre Herkunft zurückführbar sein.
2. Garantierte Unversehrtheit der Rechnungsinhalte: Die Rechnung darf während der Übermittlung und Speicherung nicht verändert werden können.
3. Lesbarkeit der Rechnung: Die Daten müssen während der gesamten Verarbeitung und Aufbewahrung lesbar bleiben.
4. Strukturiertes Dateiformat (XML): Das XML-Format ermöglicht eine maschinelle Verarbeitung und automatisierte Auswertung der Rechnungsinhalte.
5. Maschinelle Auswertbarkeit und schnelle Auffindbarkeit: Die Rechnungsinformationen müssen leicht zugänglich und durch Behörden schnell überprüfbar sein.

Die Einhaltung dieser Kriterien stellt sicher, dass E-Rechnungen rechtsgültig sind und den Anforderungen der Finanzbehörden entsprechen.

Pflichtangaben in einer E-Rechnung

Gemäß den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes und der E-Rechnungsverordnung sind bestimmte Pflichtangaben erforderlich, damit eine elektronische Rechnung steuerlich anerkannt wird. Diese Angaben sind essentiell, um die Identität der beteiligten Parteien klar zu definieren und die Nachvollziehbarkeit der Transaktion sicherzustellen. Zu den Pflichtangaben gehören:

• Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID): Diese eindeutige Kennung dient der Identifizierung des Rechnungsempfängers. Sie ist insbesondere erforderlich, wenn die E-Rechnung an eine deutsche Behörde oder Stelle der öffentlichen Verwaltung gerichtet ist. Die Leitweg-ID wird üblicherweise bei der Auftragsvergabe mitgeteilt oder kann direkt beim Auftraggeber erfragt werden.
• Zahlungsbedingungen: Die vereinbarten Zahlungsmodalitäten müssen klar und präzise angegeben werden. Dies umfasst beispielsweise Fristen für die Zahlung und eventuelle Skonti.
• Bankverbindung des Rechnungsstellers: Um eine korrekte Zahlung zu gewährleisten, muss die Bankverbindung des Rechnungsstellers in der E-Rechnung aufgeführt sein.
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers: Eine Kontaktmöglichkeit zur Kommunikation mit dem Rechnungssteller ist notwendig.
• Bestellnummer und Lieferantennummer: Falls diese Informationen bei der Beauftragung durch den Auftraggeber mitgeteilt wurden, müssen sie ebenfalls in der E-Rechnung enthalten sein.

Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers

Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungsstellung ist ein wichtiger Aspekt. Diese Zustimmung kann stillschweigend erfolgen, wenn der Rechnungsempfänger nicht innerhalb einer bestimmten Frist widerspricht. Dieser Mechanismus erleichtert den Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung erheblich.

Wahl des Rechnungsformats

Aktuell können im B2B-Bereich auch PDF-Rechnungen als E-Rechnungen verwendet werden, solange sie die oben genannten Anforderungen erfüllen. Allerdings strebt das geplante Wachstumschancengesetz eine künftige Pflicht zur Verwendung spezifischer Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung an. Diese Formate gewährleisten eine höhere Automatisierung und Interoperabilität zwischen den verschiedenen Systemen der Rechnungsverarbeitung.

Aufbau einer XRechnung

Die XRechnung ist ein standardisiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Dieser Abschnitt beleuchtet den strukturierten Aufbau einer XRechnung sowie die notwendigen Schritte zur Erstellung und Integration in betriebliche Abläufe.

Grundlegender Aufbau einer XRechnung

Die XRechnung ist in mehrere strukturierte Abschnitte unterteilt, die es ermöglichen, alle relevanten Informationen einer Rechnung elektronisch zu erfassen und auszutauschen. Hier sind die wesentlichen Bestandteile einer XRechnung:

1. Rechnungskopf: 

Der Rechnungskopf enthält die grundlegenden Informationen über die Rechnung selbst. Dazu gehören:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: Eindeutige Identifikation der Rechnung und Angabe des Ausstellungsdatums.
• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger: Name, Adresse und Kontaktdaten sowohl des Rechnungsstellers als auch des Rechnungsempfängers.
• Referenznummer des Käufers: Eine Identifikationsnummer, die zur Identifikation des Rechnungsempfängers verwendet wird, insbesondere bei Rechnungen an den öffentlichen Sektor.

1. Rechnungsdetails: 

Dieser Abschnitt umfasst die detaillierten Informationen zu den gelieferten Leistungen oder Waren. Typische Felder sind:

• Leistungsdatum und -zeitraum: Zeitpunkt oder Zeitraum der erbrachten Leistung oder Lieferung.
• Beschreibung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen: Eine klare Beschreibung, die die Art und Menge der gelieferten Produkte oder die Art und Umfang der erbrachten Dienstleistungen angibt.
• Einzelpreise und Gesamtbetrag: Aufschlüsselung der Kosten pro Position sowie der Gesamtbetrag der Rechnung.

1. Steuerliche Angaben: 

Die XRechnung muss steuerliche Informationen enthalten, die für die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer erforderlich sind. Dazu gehören:

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Die USt-IdNr. des Rechnungsstellers.
• Umsatzsteuersatz und -betrag: Angabe des anwendbaren Umsatzsteuersatzes sowie der berechneten Steuerbeträge.

1. Zusätzliche Informationen: 

Je nach Bedarf können zusätzliche Informationen zur Rechnung hinzugefügt werden, wie:

• Zahlungsbedingungen: Vereinbarungen über Zahlungsfristen und -modalitäten.
• Bestellnummer und Lieferantennummer: Referenznummern, die für die interne Verarbeitung oder Buchhaltung relevant sind.
• Rechnungsbegründende Unterlagen: Anhänge oder zusätzliche Dokumente, die zur Erklärung oder Legitimation der Rechnungsinhalte dienen.

Erstellung einer XRechnung

Die Erstellung einer XRechnung erfordert die Nutzung geeigneter Software oder Tools, die das XRechnung-Format unterstützen. Typischerweise umfasst der Prozess folgende Schritte:

1. Auswahl der geeigneten Software: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware die Erstellung von XRechnungen unterstützt. Moderne Softwarelösungen bieten in der Regel Vorlagen und Funktionen, um alle erforderlichen Felder gemäß den XRechnung-Spezifikationen auszufüllen.

2. Eingabe der Rechnungsinformationen: Die relevanten Daten werden in die Software eingegeben oder aus anderen Systemen importiert. Dies umfasst Informationen zum Rechnungskopf, zu den Rechnungsdetails und allen steuerlichen Angaben.
 

3. Validierung der XRechnung: Vor dem Versand oder der Archivierung sollte die erstellte XRechnung auf Vollständigkeit und Konformität mit den XRechnung-Spezifikationen überprüft werden. Einige Softwarelösungen bieten integrierte Validierungstools, die dabei helfen, mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
 

4. Versand und Archivierung: Nach der Validierung kann die XRechnung entweder direkt elektronisch an den Rechnungsempfänger gesendet oder in einem digitalen Archiv zur späteren Verwendung gespeichert werden. Die revisionssichere Archivierung ist dabei besonders wichtig, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.
 

Die XRechnung bietet eine standardisierte und effiziente Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch, die Unternehmen dabei unterstützt, die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse voranzutreiben und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Durch die richtige Vorbereitung und Integration kann die XRechnung zu einer bedeutenden Optimierung der Rechnungsabwicklung und Verwaltung beitragen.

Aufbau einer ZUGFeRD Rechnung

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bietet eine effiziente Alternative zur XRechnung für den elektronischen Rechnungsaustausch. Es kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten strukturierten XML-Daten, was sowohl die Anforderungen der Finanzverwaltung an die revisionssichere Archivierung erfüllt als auch eine menschenlesbare Komponente bereitstellt. Dieser Abschnitt erklärt detailliert den Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung sowie die erforderlichen Schritte zur Erstellung und Integration in betriebliche Abläufe.

Vorbereitung auf die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung

Bevor eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt werden kann, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die notwendigen Voraussetzungen erfüllen:

Steuerrechtliche Faktoren: 

ZUGFeRD-Rechnungen müssen bestimmte steuerrechtliche Kriterien erfüllen, darunter die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit. Diese Aspekte sind entscheidend, um die Rechnung über einen Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher zu archivieren und den Vorgaben der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GoBD) sowie den Regelungen des Handelsrechts zu entsprechen.

Betriebswirtschaftliche Faktoren:

• Akzeptanz der Geschäftspartner: Unternehmen müssen prüfen, ob ihre Geschäftspartner in der Lage sind, ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen, oder ob sie weiterhin auf papierbasierte Rechnungen bestehen.
• Optimierung der Verfahrensabläufe und Schulungen: Es kann notwendig sein, interne Verfahrensabläufe anzupassen und Mitarbeiter entsprechend zu schulen, um die Einführung von ZUGFeRD erfolgreich umzusetzen.
• Dokumentenmanagement-System (DMS): Es ist wichtig sicherzustellen, dass das DMS ZUGFeRD unterstützt, um die nahtlose Integration und Archivierung zu gewährleisten.

Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei wesentlichen Teilen: einem PDF/A-3-Dokument und einer eingebetteten XML-Datei. Diese Struktur ermöglicht die gleichzeitige Darstellung der Rechnungsinformationen in einem menschenlesbaren Format (PDF) und deren maschinenlesbarem Format (XML).

Erstellung der XML-Datei: 

Die XML-Datei einer ZUGFeRD-Rechnung muss gemäß den Spezifikationen des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erstellt werden. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen:

• Manuelle Erstellung: Die XML-Daten können theoretisch manuell in einen Texteditor eingegeben werden, was jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
• Nutzung spezialisierter Software: Effizienter ist die Verwendung von Software, die die Erstellung der XML-Datei automatisiert und sicherstellt, dass alle erforderlichen Datenfelder korrekt und vollständig gefüllt sind. Diese Software kann auch direkt ein PDF/A-3-Dokument generieren, das die XML-Daten enthält.

Wahl der geeigneten Software: 

Für die Erstellung einer ZUGFeRD-konformen Rechnung ist spezialisierte Software erforderlich, die die Integration der XML-Daten in das PDF/A-3-Format ermöglicht. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme unterstützen mittlerweile sowohl den XRechnung-Standard als auch das ZUGFeRD-Format, was Unternehmen eine breite Auswahl an Werkzeugen für die Umsetzung elektronischer Rechnungsprozesse bietet.

Pflichtangaben einer Rechnung im ZUGFeRD-Format

• Referenz des Käufers zur Identifikation des Rechnungsempfängers (bei Rechnungen an den Bund als Leitweg-ID bezeichnet)
• Leistungsdatum
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• De-Mail oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer (sofern vergeben)
• Bestellnummer (sofern vergeben)

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung, insbesondere durch Standards wie die XRechnung, revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen und öffentliche Verwaltungen ihre Rechnungsprozesse gestalten. Durch die Automatisierung und Standardisierung werden Fehler minimiert, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Nachvollziehbarkeit verbessert. Unternehmen, die auf E-Rechnungen umstellen, profitieren nicht nur von operativen Vorteilen, sondern leisten auch einen Beitrag zur Nachhaltigkeit durch die Reduktion von Papierverbrauch und CO2-Emissionen.