Die Sozialversicherung – was macht der Arbeitgeber

In Deutschland sind die Bürger gegen verschiedene Risiken oder Vorfälle durch eine gesetzliche Pflichtversicherung abgesichert. Die sogenannte Sozialversicherung schützt die breite Bevölkerung gegen Schäden, die die soziale Existenzgrundlage gefährden.

Wofür gibt es die Sozialversicherung?

Die Sozialversicherung gewährt in erster Linie Schutz gegen Standardrisiken wie Einkommensausfall wegen verminderter Erwerbsfähigkeit, durch Krankheit oder Unfall sowie aufgrund von Arbeitslosigkeit, Alter oder Invalidität. Außerdem bietet sie einen Ausgleich von Risiken infolge von Schwangerschaft oder Tod. Der Schutz ist vor allem für Personen gedacht, die in einem Arbeits-, Dienst- oder Berufsausbildungsverhältnis stehen oder standen, ihren Familienangehörigen sowie Selbstständigen. Der Anspruch auf Sozialleistungen aus der Sozialversicherung gründet sich auf der Zahlung von Versicherungsbeiträgen.

Sozialversicherungszweige

In Deutschland besteht die Sozialversicherung aus fünf Zweigen

  1. Arbeitslosenversicherung
  2. Gesetzliche Krankenversicherung
  3. Pflegeversicherung
  4. Deutsche Rentenversicherung
  5. Gesetzliche Unfallversicherung

Finanzierung

Die Sozialversicherung wird überwiegend aus Beiträgen und teilweise auch durch Steuermittel (z.B. Gesundheitsfonds) finanziert. Der Beitragssatz wird am jeweiligen Bruttolohn orientiert. Es gibt jedoch eine Beitragsbemessungsgrenze, sodass die Beiträge ab einem bestimmten Einkommen nicht weiter steigen. Meist werden sie teils vom Arbeitnehmer und teils vom Arbeitgeber getragen.

Beitragssätze

Seit Januar 2020 betragen die Beiträge in der Sozialversicherung 14,6% in der Krankenversicherung, 18,6% in der Rentenversicherung, 3,05 Prozent in der Pflegeversicherung und 2,4 Prozent in der Arbeitslosenversicherung. Die Beitragsätze werden jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer getragen.

Meldung zur Sozialversicherung

Um den Sozialversicherungsträgern (Kranken- und Pflegekassen, Rentenversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit, Unfallversicherungsträger) die Daten und Informationen der Versicherten zukommen zu lassen, gibt es ein einheitliches Meldeverfahren.

Der Arbeitgeber muss alle versicherungsrechtlich relevanten Daten seiner Beschäftigten an die zuständige Krankenkasse melden. Meldungen für geringfügig Beschäftigte werden grundsätzlich bei der Minijob-Zentrale eingereicht. Die Krankenkassen leiten die Beschäftigungsdaten an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung weiter.

Die Meldungen dürfen nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung und mittels zugelassener, systemgeprüfter Entgeltabrechnungsprogramme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermittelt werden. Die Bereitstellung der Daten auf Papier oder auf Datenträgern ist nicht mehr möglich.

Eine Meldung kann durch unterschiedliche Anlässe nötig sein.

Anmeldung

Es gibt verschieden Gründe für die Anmeldung eines Arbeitnehmers:

  1. Beginn einer Beschäftigung
  2. Krankenkassenwechsel
  3. Beitragsgruppenwechsel
  4. Sonstige Gründe/ Änderung im Beschäftigungsverhältnis
  5. Sofortmeldung bei Aufnahme einer Beschäftigung

Beim Beginn einer Beschäftigung muss die Anmeldung des neuen Mitarbeiters mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens aber innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen.

Abmeldung

Ähnlich wie bei der Anmeldung kann auch hier ein Krankenkassenwechsel, ein Beitragsgruppenwechsel oder eine Änderung im Beschäftigungsverhältnis der Anlass sein. Aber auch beim Ende einer Beschäftigung oder dem Tod ist eine Abmeldung notwendig.

Jahresmeldung/ Unterbrechungsmeldung/ sonstige Entgeltmeldungen

Unterbrechungen können beispielsweise Elternzeit oder freiwilliger Wehrdienst sein.

Änderungsmeldungen

Änderungen können beispielsweise der Name, die Anschrift oder die Staatsangehörigkeit des Beschäftigten sein.

Meldungen in Insolvenzfällen

Auch im Falle einer Insolvenz müssen verschieden Meldungen getätigt werden.

Sofortmeldung

In manchen Wirtschaftsbereichen ist eine Sofortmeldung der Beschäftigten Pflicht. In den betroffenen Bereichen ist die Sofortmeldung vor oder spätestens mit Beschäftigungsbeginn abzugeben. Sie muss folgende Angaben enthalten:

  • Familien- und Vorname
  • Versicherungsnummer
  • Betriebsnummer des Arbeitgebers
  • Tag der Beschäftigungsaufnahme

Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Anmeldung. Diese muss zusätzlich abgegeben werden.

Die Sofortmeldung muss vor allem in Wirtschaftsbereichen abgegeben werden, in denen der Anteil an Schwarzarbeit und das Gefährdungspotenzial für illegale Beschäftigung besonders ausgeprägt ist. Dazu zählen:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerb
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Schaustellgewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Angaben bei der Meldung

Auf den Meldungen zur Sozialversicherung müssen verschiedene Angaben über den Arbeitnehmer gemacht werden.

  1. Personengruppe
    Der dreistellige Personengruppenschlüssel macht eine genaue Berufsbildzuordnung des Versicherten möglich. Er kennzeichnet die Besonderheiten von Personengruppen. Auszubildende, Praktikanten, geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte haben beispielsweise eigene Personengruppenschlüssel. Folgendes wird über die Angabe dokumenteiert:
    • Besonderheiten der Beschäftigung
    • Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe
    • Information über die Art der Beschäftigung
  2. Beitragsgruppe
    Für jeden Beschäftigten muss in der Reihenfolge Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils zutreffende Ziffer angegeben werden. Sie zeigt an, ob beispielsweise der volle oder nur der halbe Beitrag bezahlt werden muss. Wenn keine Beitragspflicht besteht, wird eine 0 eingetragen.

Zur Meldung seiner Arbeitnehmer an die Sozialversicherung benötigt ein Arbeitgeber außerdem eine Betriebsnummer für den Beschäftigungsbetrieb. Diese muss bei der Bundesagentur für Arbeit für jeden Beschäftigungsbetrieb elektronisch beantragt werden. Außerdem wird die Betriebsnummer der Krankenkasse benötigt.

Alle persönlichen Angaben für Meldungen, sind amtliche Unterlagen. Die Versicherungsnummer kann dem Sozialversicherungsausweis entnommen werden. Ist bei der Anmeldung die Versicherungsnummer des Beschäftigten nicht bekannt, sind für die Vergabe der Versicherungsnummer erforderliche Angaben, insbesondere der vollständige Name, der Geburtsname, das Geburtsdatum, der Geburtsort, das Geschlecht, die Staatsangehörigkeit und die Anschrift aufzunehmen.

Beitragsnachweise

Der Arbeitgeber muss jeden Monat vor der Fälligkeit der Beiträge der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis durch Datenübertragung übermitteln. Dieser enthält die Summe der Beiträge aus den einzelnen Beitragsabrechnungen. Es werden also die Beitragsgruppen mit den entsprechenden Beträgen aufgeführt. Er darf nur auf elektronischem Weg übermittelt werden.

Wenn die monatlichen Beitragssätze der Sozialversicherung über einen längeren Zeitraum gleich bleiben, kann ein sogenannter Dauer-Beitragsnachweis abgegeben werden. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für den Arbeitgeber erheblich.

Der Beitragsnachweis gilt als Leistungsbescheid für die Einzugsstelle und im Insolvenzverfahren als Dokument zur Glaubhaftmachung der Forderung der Einzugsstelle.

Fälligkeit und Zahlungen

Die gesamten Sozialversicherungsbeiträge, sowohl der Arbeitnehmer, als auch der Arbeitgeberanteil, werden monatlich vom Arbeitgeber an die gesetzliche Krankenkasse überwiesen, in der der Arbeitnehmer versichert ist. Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld ist spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig. An diesem Tag muss die Krankenkasse im Besitz der Beiträge sein. Die Meldungen der Beitragsnachweise müssen sogar schon zwei Tage früher eingegangen sein.

Die Sozialversicherungsbeiträge müssen vom Arbeitgeber also schon vor Ablauf des Entgeltabrechnungszeitraums gezahlt werden. Verspätete Zahlungen führen zu Mahngebühren und Säumniszuschlägen. Abhängig von der Höhe der monatlichen Beitragsschuld, kann das teuer werden. Der Säumniszuschlag beträgt für jeden angefangenen Monat des Zahlungsverzugs 1% des auf 50 Euro nach unten gerundeten Betrags.

Um einen Säumniszuschlag zu vermeiden, kann der Arbeitgeber ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat erteilen. Die Einzugsstelle kann den Beitragseinzug dann rechtzeitig selbstständig vornehmen.

Bei längerem Zahlungsverzug kommt es zu einer Mahnung der Einzugsstelle die mit Mahngebühren verbunden ist. Die Mahnung ist die Vorstufe zur Vollstreckung der Forderung. Für die Durchführung der Vollstreckung, werden in der Regel die Behörden der Zollverwaltung oder ein Gerichtsvollzieher von der Einzugsstelle beauftragt.