Die intelligente Firmenkreditkarte


Größere Kontenkontrolle und weniger Aufwand bei den Spesenabrechnungen – Firmenkreditkarten haben für Unternehmen und deren Mitarbeiter große Vorteile. Einige Anbieter sind in den letzten Jahren einen Schritt weiter gegangen und haben die klassische Bezahlkarte mit einer Software zu einer intelligenten Firmenkreditkarte kombiniert. Ein Überblick über Funktionen und verschieden Anbieter.

Was sind Firmenkreditkarten?

Firmenkarten oder Firmenkreditkarten sind Bezahlkarten für Mitarbeiter. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern Geld im Namen des Unternehmens ausgeben zu können, ohne dies zunächst vorstrecken zu müssen.
Die Mitarbeiter erhalten zum Bezahlen geschäftlicher Angelegenheiten eine Debit- oder Kreditkarte, entweder als virtuelle Version fürs Smartphone mit Bedienung via App oder als physische Karte. Alle bisher auf dem Markt erhältlichen Lösungen haben gemein, dass die Karten von Visa, MasterCard oder American Express stammen. Sie sind damit international ausgerichtet. Klassische Girocard-Lösungen, die in Deutschland praktischer wären, gibt es nicht. Die internationale Ausrichtung hat jedoch auch den großen Vorteil, dass Bezahlungen sowohl im Inland als auch im Ausland problemlos möglich sind.

Die intelligente Firmenkreditkarte

Anbieter wie Pleo oder Spendesk kombinieren die klassische Firmenkreditkarte mit einem Softwareangebot. Unternehmen, die das Angebot nutzen erhalten zum einen physische oder virtuelle Kreditkarten für ihre Mitarbeiter. Zusätzlich profitieren sie jedoch auch noch von den Funktionen der jeweiligen Software. Diese können beispielsweise eine einfache Belegerfassung, automatische Spesenabrechnungen, eine Echtzeit-Ausgabenübersicht oder die Integration in das Buchhaltungssystem sein.

Vorteile der intelligenten Firmenkreditkarten

Firmenkarten sind sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter reizvoll.

  1. Kein Geld vorstrecken
    Dank der Firmenkreditkarten müssen Mitarbeiter, wenn sie im Namen des Unternehmens bezahlen, kein Geld mehr vorstrecken. Sie bezahlen mit der vom Unternehmen gestellten Kreditkarte. Das ist beispielsweise bei Geschäftsreisen interessant.
  2. Kein Bargeld notwendig
    Der Arbeitgeber hat deutlich weniger Aufwand in der Buchhaltung. Den Mitarbeitern muss kein Bargeld mehr ausgezahlt und später abgerechnet werden.
  3. Überblick über die Ausgaben in Echtzeit
    Durch die Nutzung der Firmenkarten hat das Unternehmen die Möglichkeit, die Ausgaben der Mitarbeiter quasi in Echtzeit zu beobachten. Gerade für Startups ist diese Transparenz das ein wichtiger Faktor, um zu verhindern das Budgets aus dem Ruder laufen.
  4. Ausgabenlimits
    Intelligente Firmenkarten ermöglichen es dem Arbeitgeber, individuelle Ausgabenlimits für Mitarbeiter zu setzen.
  5. Schnittstellen
    Anbieter der smarten Firmenkarten verfügen meist auch über Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen und zu DATEV. So können die Ausgaben und Belege direkt in das jeweils genutzte Buchhaltungsprogramm übertragen werden.

Pleo

Pleo ist ein dänisches Startup, das es bereits seit dem Jahr 2015 gibt. Hinter dem Angebot verbirgt sich eine Komplettlösung für Unternehmensausgaben, die Abrechnungen automatisiert und die Prozesse in der Buchhaltung vereinfacht. Pleo beinhaltet verschiedene Services:

  1. Smarte Firmenkreditkarten
    Jeder Mitarbeiter bekommt seine eigene, flexible Firmenkreditkarte. Für jeden Nutzer können individuelle Ausgabenlimits festgelegt werden. Darüber hinaus ist die Aktivierung und Deaktivierung der Pleo-Karten mit nur wenigen Klicks möglich.
  2. Digitale Verwaltung
    Belege können einfach erfasst und direkt in der Pleo-App gespeichert werden. Dort lassen sich alle Ausgaben zudem kategorisieren. Wenn eine Pleo-Karte verwendet wird, erhält das Unternehmen immer eine Echtzeit-Mitteilung. So weiß der Arbeitgeber wann und wo die Karten eingesetzt werden.
  3. Übersicht in Echtzeit
    Die Ausgaben werden automatisch mit den passenden Belegen verknüpft. Dank der Echtzeit-Ausgabenübersicht kann sich der Arbeitgeber stets einen Überblick über die Ausgaben verschaffen.
  4. Vereinfachte Buchhaltung
    Pleo verfügt über Schnittstellen zu verschiedenen Buchhaltungsprogrammen. Auch eine Schnittstelle zu DATEV ist vorhanden. So können alle Ausgaben mit nur einem Klick in das jeweilige Buchhaltungsprogramm übernommen und dort weiterbearbeitet werden.

Kosten und Funktionsübersicht

Pleo gibt es in drei Varianten: Essential, Pro und Premium. Je nach Größe und Bedürfnissen des Unternehmens kann die passende Variante ausgewählt werden.

Belegerfassung

Essential:
aus dem Gmail Konto

Pro:
aus dem Gmail Konto

Premium:
aus dem Gmail Konto

Support

Essential:
100% menschlich, sehr schnell

Pro:
100% menschlich, sehr schnell

Premium:
100% menschlich, sehr schnell

Einrichtung deines Kontos

Essential:
 -

Pro:
 -

Premium:
Hilfe von einem Account Manager

Zugang für Buchhalter

Essential:
 -

Pro:
Ja

Premium:
Ja

Versicherungen

Essential:
 -

Pro:
 -

Premium:
Ja Reiseversicherung auf Wunsch

Zugang zu Neuerungen

Essential:
 -

Pro:
Ja

Premium:
Ja

Maximale Kartenanzahl

Essential:
5

Pro:
unbegrenzt

Premium:
unbegrenzt

Kosten/ Monat / Nutzer

Essential:
6 Euro

Pro:
10 Euro

Premium:
Preis auf Anfrage

Spendesk

Spendesk bezeichnet sich als smarte Ausgabenverwaltung für Unternehmen. Der Anbieter kombiniert smarte Firmenkarten, automatisierte Spesenerstattung, Rechnungsverwaltung und digitale Buchhaltung in einer Lösung.

  1. Kontrolle
    Die Firmenausgaben können an einem Ort verwaltet werden. Individuelle Freigaberegelungen und Ausgabenrichtlinien lassen sich unkompliziert für Mitarbeiter oder Teams festlegen.
  2. Bezahlen
    Die Mitarbeiter können physische oder auch virtuelle Karten für die Bezahlung erhalten. Die Bezahlung und das Hochladen der Belege erfolgen schnell und intuitiv. Dank virtueller Einmalkarten, mit denen nur ein einziges Mal bezahlt werden kann, ist Spendesk auch in der Lage projektbezogen und situativ eingesetzt zu werden.
  3. Tracking und Reporting
    Spendesk beinhaltet eine Benutzeroberfläche mit Zugriff auf alle Firmenausgaben sowie schnelle und präzise Reportings. Alle relevanten Daten werden dort zusammengeführt und sind schnell griffbereit.
  4. Digitale Buchhaltung
    Auch die Buchhaltung profitiert von Spendesk. Sachkonten werden automatisch zugeordnet und die Mehrwertsteuer kann automatisch ausgelesen werden. Mitarbeiter werden zudem daran erinnert, Belege rechtzeitig hochzuladen. Dank verschiedener Schnittstellen ist auch der Export der Daten in andere Programme, beispielsweise von DATEV, problemlos möglich.

Funktionsübersicht

Spendesk bietet die drei Varianten Digital, Voyager und Suite an.

Virtuelle Einmal-Karten

Digital:
Ja

Voyager:
Ja

Suite:
Ja

Virtuelle Karten für Mehrfachzahlung

Digital:
Ja

Voyager:
Ja

Suite:
Ja

Physische Karten

Digital:
 -

Voyager:
Ja

Suite:
Ja

Echtzeit-Übersicht

Digital:
Ja

Voyager:
Ja

Suite:
Ja

Einfaches Hochladen der Belege über mobile App und Desktop

Digital:
Ja

Voyager:
Ja

Suite:
Ja

Karten aufladen und Belege erfassen über mobile App

Digital:
 -

Voyager:
Ja

Suite:
Ja

Spesenerstattung

Digital:
 -

Voyager:
Ja

Suite:
Ja

Rechnungserfassung & -verarbeitung

Digital:
 -

Voyager:
 -

Suite:
Ja

Individuelle Limits und Richtlinien für Mitarbeiter

Digital:
Ja

Voyager:
Ja

Suite:
Ja

Fazit

Pleo oder Spendesk sind hilfreiche und praktische Zahlungssysteme, die es Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglichen, alle Zahlungen im Auftrag des jeweiligen Unternehmens direkt über die jeweilige Firmenkarte abzuwickeln. Die Mitarbeiter erhalten durch die smarten Firmenkarten mehr Freiheiten, gleichzeitig behält das Unternehmen jedoch den Überblick und die Kontrolle über die Geschäftsausgaben. Insgesamt wird mit Lösungen wie Pleo oder Spendesk der Verwaltungsaufwand für Spesenabrechnungen, Reisekosten oder Einkäufe erheblich gemindert.
Ein weiterer großer Vorteil sind die Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystem und zu DATEV Programmen. So können die Belege und Ausgaben automatisch in das jeweils genutzte Buchhaltungssystem übernommen und dort weiterbearbeitet werden.