Die digitale Entgeltabrechnung – Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Jeder Arbeitnehmer erhält in regelmäßigen Abständen, häufig am Ende des Monats, ein Dokument von seinem Arbeitgeber, dass ihn über seinen Verdienst im vergangenen Zeitraum informiert, die sogenannte Entgeltabrechnung. Auch wenn sie meist nur kurz überflogen und anschließend beiseitegelegt wird, ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, seinen Mitarbeitern eine solche Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt nur, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Die Entgeltabrechnung dient dem Arbeitnehmer als Mittel zur Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung des Arbeitgebers.

Die Formen der Entgeltabrechnung

Eine Entgeltabrechnung ist ein Dokument, welches die Gestaltung des Lohns oder Gehalts eines Beschäftigten für einen bestimmten Zeitraum dokumentiert. Man unterscheidet dabei zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Lohnabrechnung

Der Lohn ist das Entgelt welches ein Mitarbeiter erhält, der auf Stundenbasis arbeitet. Die Lohnabrechnung basiert also auf den geleisteten Arbeitsstunden bzw. der geleisteten Arbeit allgemein und wird jeden Monat danach berechnet.

Gehaltsabrechnung

Das Gehalt hingegen ist ein monatlich fixes Entgelt. Unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden, bekommt der Arbeitnehmer dieses ausbezahlt. Die monatliche Abrechnung wird dementsprechend als Gehaltsabrechnung bezeichnet.

Analoge vs. Digitale Entgeltabrechnung

In vielen Unternehmen erfolgt die Übermittlung der Entgeltabrechnung an die Mitarbeiter am Ende des Monats standardmäßig in Papierform. Bei größeren Unternehmen per Post, bei kleineren auch manchmal persönlich. Gesetzlich ist jedoch nicht vorgeschrieben, über welches Medium die Entgeltabrechnung an den Mitarbeiter kommen muss. Eine Ausstellung in Papierform ist also nicht notwendig. Das Dokument kann ebenso gut in elektronischer Form übermittelt werden. Der Arbeitgeber muss lediglich auf die inhaltlichen Angaben der Gehalts- und Lohnabrechnung achten und diese sind sowohl in klassischer als auch in elektronsicher Form identisch. Eine digitale Entgeltabrechnung entspricht also ebenso der Textform wie eine in Papierform.

Inhalt einer digitalen Entgeltabrechnung

Was auf einem solchen Dokument zu finden sein muss, ist gesetzlich geregelt. Dabei wird nicht zwischen Papierabrechnung und digitaler Abrechnung unterschieden. Beide müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers
• Beginn bzw. Ende der Beschäftigung
• Zeitraum der Abrechnung

Weitere Angaben bezüglich des Lohns oder Gehalts, die ebenfalls erforderlich sind:

• Bruttolohn/Bruttogehalt
• Geldwerte Vorteile/ Sachbezüge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträge
• Kirchensteuerabzug
• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
• Persönliche Abzüge
• Aufwandsentschädigungen
• Auszahlungsbetrag

Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer mit Hilfe der Angaben die er in der Entgeltabrechnung findet, nachvollziehen kann, wie sich sein Nettolohn bzw. -gehalt zusammensetzt.

Vorteile der digitalen Entgeltabrechnung

Auch wenn es inhaltlich keinen Unterschied macht, ob die Entgeltabrechnung digital oder in Papierform ausgestellt wird, so bringt die digitale Lösung doch Vorteile mit sich. Erfolgt die Zustellung elektronisch, werden zunächst Papier und Druckkosten gespart. Zudem ist der Vorgang nun wesentlich schneller. Bei einer manuellen Ausgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung fallen in der Personalabteilung zusätzliche Tätigkeiten wie sortieren, falzen, kuvertieren und frankieren an, die bei der digitalen Übermittlung nicht benötigt werden. Eine digitale Gehalts- und Lohnabrechnung minimiert also Prozesskosten, Zeit- und Energieressourcen, welche durch die klassische Entgeltabrechnung in die Höhe getrieben werden. In vielen Unternehmen erfolgt der eigentliche Prozess der Abrechnung sogar schon digital. Lediglich für die Zustellung an die Mitarbeiter wird in die manuelle Form gewechselt und die Entgeltabrechnung wird auf Papier ausgedruckt. Dieser letzte Schritt kann ohne viel Aufwand ebenfalls digitalisiert werden.

Auf der anderen Seite gibt es nicht nur Vorteile für den Arbeitgeber, auch die Arbeitnehmer profitieren von der Digitalisierung der Entgeltabrechnung. Sie können die Dokumente nun jederzeit und von überall einsehen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden elektronisch archiviert und gehen nicht verloren.

Was muss bei der digitalen Entgeltabrechnung beachtet werden?

Bei digitalen Dokumenten müssen die personenbezogenen Daten geschützt werden. Sie dürfen bei der elektronischen Übertragung, während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden. Außerdem, muss die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der für die Datenverarbeitung genutzten Systeme sichergestellt sein. Die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) wurden dahingehend noch durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gestärkt. Die DSGVO schreibt den Unternehmen vor, ihre erhobenen bzw. gespeicherten personenbezogenen Daten über die Dauer des gesamten Lebenszyklus der Daten hinweg zu schützen. Außerdem müssen die Unternehmen belegen, dass sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um personenbezogene Daten während aller Prozesse zu schützen, adäquat umgesetzt haben. Auch die elektronische Zustellung ist hier betroffen. Diese erfolgt mitunter per Mail an die private E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers. Sicherer ist es, für die Zustellung der Dokumente eine Software zu nutzen, die die Sicherheit der Daten garantiert. Vor der Einführung der digitalen Entgeltabrechnung sollte eine Aufklärung der Mitarbeiter stattfinden, sowie eine schriftliche Einverständniserklärung eingeholt werden.

Zusätzlich ist vom Arbeitgeber ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ anzulegen. Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet zu einer schriftlichen Dokumentation und Übersicht über Verfahren, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies ist bei der digitalen Entgeltabrechnung der Fall. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss wesentliche Angaben zur Datenverarbeitung umfassen wie z.B. die Datenkategorien, den Kreis der betroffenen Personen, den Zweck der Verarbeitung und die Datenempfänger. Es muss auf Anfrage jederzeit der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden können. Wird ein solches Verzeichnis nicht geführt, können bis zu 10 Mio. Euro Strafe anfallen.

Der nächste Schritt – die digitale Personalakte

Wenn die Erstellung und Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung digital erfolgt, sollten auch die Dokumente, welche für eine Entgeltabrechnung benötigt werden, digital vorliegen. Es bietet sich an, digitale Personalakten einzuführen. Dabei können alle Inhalte einer Personalakte in Papierform einfach elektronisch gespeichert werden. Die digitale Personalakte umfasst somit alle Dokumente zum Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Abmahnungen und Kündigungen sowie Personal- und Fragebögen. Manche Systeme können fehlende Unterlagen automatisch anfordern. Auch die Abrechnung von Auslandseinsätzen oder Dienstreisen ist mittels solcher Programme möglich. Die Speicherung der Dokumente in einer digitalen Personalakte erleichtert auch die elektronische Übermittlung der Daten an den Steuerberater. Selbstverständlich muss besonders Wert auf den Datenschutz gelegt werden. Der Zugriff auf die digitalen Daten muss ebenso kontrolliert werden wie eine ordnungsgemäße Speicherung. Auch für die digitale Personalakte gibt es eine Mindestaufbewahrungszeit. Die revisionssichere Archivierung spielt somit ebenfalls eine Rolle. Die meisten Programme, die für die Erstellung und Verwaltung von digitalen Personalakten auf dem Markt sind, nehmen jedoch automatisch auf diese Punkte Rücksicht.