Die digitale Anlagenbuchführung
Die Digitalisierung ermöglichte eine Überführung einstiger analoger Prozesse und bezweckte damit eine deutliche Effizienzsteigerung. Insbesondere im Rechnungswesen und in der Buchhaltung führten diese digitalen Prozesse zu einer deutlichen Aufwandsverminderung. Doch nicht nur wurde an Kosten und Mühen gespart, vielmehr wurde durch den Einsatz von Softwares und Programmen zur Buchhaltung zusätzlich Rechtssicherheit geschaffen.
Gleichzeitig werden derartige Tools seither auch gewinnbringend dazu eingesetzt, schneller und einfacher Unternehmenszahlen sichtbar zu machen – so in etwa für die Bilanzierung eines Geschäftsjahres. Da hierfür eine vollständige Aufschlüsselung der unternehmenseigenen Anlagen notwendig ist, bietet es sich auch hier an, auf digitale Hilfsmittel zu setzen.
Im heutigen Artikel soll es deshalb genauer um die digitale Anlagenbuchführung sowie mögliche Schnittstellen zu bestehenden Buchhaltungssoftwares gehen.
Was ist die digitale Buchführung?
Bei der digitalen Buchführung handelt es sich um eine papierlose Buchhaltung, die unterschiedlichen Normen und Vorschriften unterworfen ist. So regelt bspw. die GoBD, dass zentrale Angaben in der digitalen Buchhaltung unveränderbar, zeitnah erfasst, vollständig, nachvollziehbar sowie stets verfügbar sein müssen.
In der Praxis kennt die digitale Buchhaltung dabei ganz verschiedene Ausprägungen: Neben der klassischen digitalen Finanzbuchhaltung gibt es die digitale Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die digitale Kosten- und Leistungsrechnung, die digitale Lohnbuchhaltung sowie die digitale Anlagenbuchhaltung, um die es heute näher gehen soll.
Anlagenbuchführung: Eine Begriffserklärung
Die Anlagenbuchführung oder Anlagenbuchhaltung ist traditionellerweise Teil der Finanzbuchhaltung bzw. der jährlichen Kosten- und Leistungsrechnung eines jeden Unternehmens. Unter Anlagen versteht man dabei alle unternehmenseigenen Sachwerte. Hierzu zählen bspw. Fahrzeuge, EDV-Geräte, Maschinen und Gebäude. Wichtig ist nur, dass die Herstellungs- bzw. Anschaffungskosten mehr als 800€ betragen. Andernfalls handelt es sich um sog. geringwertige Wirtschaftsgüter.
Ziel der Anlagenbuchführung ist es, unternehmenseigene Sachwerte zu erfassen, zu bewerten und abzuschreiben. Somit lässt sich das Betriebsvermögen verwalten und berechnen und die genauen Besitzsteuern zum Jahresabschluss berechnen.
Wozu dient die Anlagenbuchführung?
- Dokumentation der Wertentwicklung der Sacheinlagen im Unternehmen
- Ermittlung und Buchung der Abschreibungen nach AfA
- Grundlage für den Inventarwert und den Bilanzausweis des Anlagenvermögens
- Informationsquelle für das Unternehmensmanagement, Investoren, Kreditgeber und Finanzbehörden
Wie funktioniert die Anlagenverwaltung?
Grundsätzlich verfügt jedes Unternehmen, ganz gleich ob klein- oder mittelständischer Betrieb oder Großunternehmen, über Sachvermögen, welches zur Ausübung der wirtschaftlichen Aktivitäten genutzt wird. Kauft ein Betrieb bspw. neue Maschinen zur Produktion von bestimmten Waren, gehen diese Maschinen automatisch in das Anlagevermögen über. Jedes erworbene Sachgut wird damit in einer Kartei festgehalten und künftig bei der Anlagenbuchführung berücksichtigt. Teil der Kartei sind stets der Kaufpreis, das Kaufdatum, die Menge der gleichen Anlage sowie die Abschreibung. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern erfolgt dagegen keine Karteiführung – diese unterliegen nämlich der Pool-Abschreibung und werden standardgemäß im Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben.
Eine Anlage bleibt so lange in eben jener Kartei, bis sie nicht mehr funktionstüchtig ist und entweder ersetzt oder verkauft wird. Je länger die Neuanschaffung zurückliegt, desto geringer ist der Anlagenwert – d.h. mit fortschreitender Nutzungsdauer reduziert sich der Wert.
Grundsätzlich werden Anlagen so lange abgeschrieben, bis sie einen Abschreibungswert von Null erreicht haben. Ist dieser Wert erreicht, verbleibt die Anlage dennoch in der Kartei.
Die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Abschreibungsvorgaben ermöglichen es, eine genaue Berechnung über den Anlagenwert zum Jahresabschluss durchzuführen. Damit dient die Anlagenbuchführung dazu, zuverlässig zu berechnen, wie das Unternehmensvermögen ausfällt und wie viele Steuern zu zahlen sind.
Doch die Anlagenbuchführung dient auch dazu, Werte für Versicherungen zu dokumentieren sowie Budgetpläne zu erstellen und die Inventur zum Jahresende zu vereinfachen. Denn anhand der Anlagenbuchhaltung lassen sich Kosten-Nutzen Rechnungen einfacher und schneller anstellen – so kann unmittelbar identifiziert werden, ob sich für Anlage a eine Reparatur lohnt oder ob eine Neuanschaffung wirtschaftlich sinnvoller wäre.
Warum eine Software zur Anlagenbuchhaltung einsetzen?
Da die Anlagenbuchführung unterschiedlichste Teil-Aufgaben umfasst, können durch digitale Lösungen Kosten und Mühen gespart werden, so bpw. bei der Verwaltung von Sacheinlagen, der Ermittlung und Buchung von Abschreibungen, der Abstimmung zwischen Anlagen- und Finanzbuchhaltung, der Bilanzierung des Anlagenvermögens und dem Controlling. Denn einmal gepflegt, sind sämtliche Daten jederzeit und überall abrufbar und über geeignete Schnittstellen an an den Steuerberater übermittelbar.
Gerade was den Jahresabschluss betrifft, kann sich eine Software zur Anlagenbuchführung zum Wunder in Sachen Effizienzsteigerung entpuppen – denn durch Schnittstellen zwischen der Software zur Anlagenbuchführung und der Finanzbuchhaltungssoftware lassen sich Daten auf direktem Wege, medienbruchfrei und ohne zusätzlichen Aufwand austauschen.
Welche Software zur digitalen Anlagenbuchführung gibt es?
Softwares zur digitalen Erfassung und Verwaltung von unternehmenseigenen Anlagen gibt es Viele. So bieten unter anderem Hamburger Software (HS), FibuNet, Diamant oder Wolters Kluwer derartige Softwarelösungen. Als zertifizierte DATEV Digital Kanzlei empfehlen wir jedoch stets die Softwarelösung der DATEV. Großer Vorteil dabei ist, dass sich DATEV Anlagenbuchführung in die bestehende Software zur Finanzbuchführung integrieren lässt – so müssen Daten nicht doppelt erfasst werden, sondern werden automatisch abgestimmt.
Die Funktionen von DATEV Anlagenbuchführung im Überblick
- assistentenunterstützte Datenübernahme aus anderen Programmen (auch anderer Anbieter)
- direkte Anlage des Inventars
- Unterstützung durch Eingabe- und Berechnungshilfen
- Verteilung der Abschreibungen auf unterschiedliche Kostenstellen
- einfache Verwaltung von Investitionsabzugsbeträgen
- Darstellung der tatsächlichen Kostenstruktur im Unternehmen