Die A1 Bescheinigung – arbeiten im Ausland

Für Arbeitnehmer gelten grundsätzlich die Rechtsvorschriften des Mitgliedstaates in dem sie arbeiten. Sind sie allerdings nur vorübergehend in einem anderen EU-Mitgliedsland tätig, beispielsweise bei einer Auslandsdienstreise, so kann ausnahmsweise weiterhin das Recht des Entsendestaates gelten. Um das nachzuweisen, wird eine A1-Bescheinigung benötigt. Die genauen Regelungen sind in der Entsenderichtlinie festgelegt. Sie legt unter anderem fest, welches Sozialversicherungsrecht bei der Entsendung angewendet wird. Die Entsenderichtlinie wird regelmäßig überarbeitet und angepasst.

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung weißt nach, ob für Arbeitnehmer, die beispielsweise im Rahmen einer Auslandsdienstreise vorübergehend von ihrem Arbeitgeber ins Ausland geschickt werden, das Recht des Wohnstaates (Entsendestaates) oder die Vorschriften des ausländischen Staates gelten. Theoretisch wären bei einem Auftrag mit Entsendung ins Ausland neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig. Da niemand zweimal Sozialabgaben zahlen möchte, kann die Doppelverbeitragung bei Auslandsdienstreisen durch eine A1-Bescheinigung vermieden werden. Für Erwerbstätige, die vorübergehend im EU-Ausland arbeiten, ist eine solche Bescheinigung verpflichtend. Fehlt bei einer möglichen Kontrolle ein entsprechendes Dokument, drohen Bußgelder. Für den Antrag auf eine A1-Bescheinigung ist meist der Arbeitgeber zuständig.

Wer braucht eine A1 Bescheinigung?

Sowohl Arbeitnehmer als auch verbeamtete Personen oder Selbstständige brauchen regelmäßig eine A1-Bescheinigung, wenn sie grenzüberschreitend innerhalb der EU oder in Island, Lichtenstein, Norwegen oder der Schweiz arbeiten. Auch wer als Erwerbstätiger in mehreren Mitgliedstaaten arbeitet, benötigt die Bescheinigung. Sie gilt für Arbeitnehmer, die höchstens 24 Monate in einen anderen Mitgliedstaat entsandt werden. Bei fehlender A1-Bescheinigung, können die Länder hohe Bußgelder verlangen.

Kurzzeitige und kurzfristige Dienstreisen

Im Falle von kurzfristigen oder kurzzeitigen Dienst- oder Geschäftsreisen ins Ausland, kann die A1-Bescheinigung im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden. Als kurzzeitige Auslandsdienstreise zählt eine Reise von bis zu sieben Tagen. Die A1-Bescheinigung ist auch bei solchen kurzen Reisen erforderlich. Selbst bei einem Meeting oder Workshop im EU-Ausland, der nur einige Stunden andauert, wird eine A1-Bescheinigung benötigt. Liegt diese nicht vor, kann dem Mitarbeiter beispielsweise der Zutritt auf das Firmen- oder Messegelände verweigert werden.

A1-Bescheinigung beantragen

Elektronisch

Das elektronische Antragsverfahren ist für Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft verpflichtend. Papieranträge werden nicht mehr entgegengenommen. Für die elektronische Antragsstellung stehen zwei Wege zur Verfügung:

1. Antragstellung mittels systemgeprüfter Abrechnungsprogramme
   Mit einem systemgeprüften Abrechnungsprogramm, kann der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für entsandte Arbeitnehmer direkt online gestellt werden. Voraussetzung ist, dass der Softwarehersteller die Übermittlungsmöglichkeit bereits implementiert hat.
2. Antragstellung mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe
   Die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) stellt eine maschinelle Ausfüllhilfe zur Verfügung. Diese kann für die Beantragung der Ausstellung einer A1-Bescheinigung verwendet werden, wenn kein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm vorhanden ist.

In Papierform

Selbstständige und Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedsstaaten der EU, des EWR und der Schweiz beschäftigt sind, stellen den Antrag hingegen in Papierform.

Wo die A1-Bescheinigung beantragt wird, hängt davon ab, wie die betroffene Person krankenversichert ist.

1. Bei der Krankenkasse
   Alle Personen die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind stellen dort ihren Antrag. Dies gilt auch für Personen, die neben der gesetzlichen Krankenversicherung noch über eine private Zusatzversicherung verfügen
2. Bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV)
   Hier stellen Personen mit einer berufsständischen Versorgung ihren Antrag. Dies gilt auch, wenn sie ausschließlich über eine private Krankenversicherung verfügen.
3. Beim zuständigen Rentenversicherungsträger
   Wer weder gesetzlich krankenversichert noch berufsständisch versorgt ist, beantragt die A1-Bescheinigung bei seinem Rentenversicherungsträger. Personen die ausschließlich privat Krankenversichert sind fallen unter diese Kategorie.
4. Beim GKV-Spitzenverband
   Für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedsstaat beruflich tätig sind, wird der Antrag beim zuständigen Träger des Wohnstaats gestellt. In Deutschland ist das der GKV-Spitzenverband. Das Krankenversicherungsverhältnis ist hier irrelevant. 

Der Antrag wird für Arbeitnehmer und verbeamtete Personen vom Arbeitgeber gestellt. Selbstständige müssen sich selbst direkt an die für den Antrag zuständige Stelle wenden.

Zusätzlich zu einer mitgeführten A1-Bescheinigung, ist in den meisten EU- und EWR-Staaten sowie in der Schweiz eine Online-Meldung im Meldeportal des jeweiligen Landes notwendig. Diese muss vor Beginn der Entsendung getätigt werden.

Sonderfall

Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedsstaat beruflich tätig sind, müssen nicht jedes Mal eine neue A1-Bescheinigung beantragen. Sie können sich eine Bescheinigung für die Dauer von bis zu 5 Jahren für alle Mitgliedsstaaten ausstellen lassen, in denen sie ihre Erwerbstätigkeit gewöhnlich ausüben. Von einer gewöhnlichen Tätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten kann in diesem Fall gesprochen werden, wenn die Tätigkeit an mindestens einem Tag pro Monat oder fünf Tagen pro Quartal in mindestens einem anderen Mitgliedsstaat ausgeübt wird.

Ein Beispiel für solch einen Fall sind Fernfahrer, die regelmäßig in mehreren Mitgliedsstaaten Güter transportieren. Es können aber auch Beschäftigte, die regelmäßig an Vorstandssitzungen und Verbandsmeetings teilnehmen oder aus anderen Gründen häufig Auslandsdienstreisen unternehmen, unter die Vorschrift fallen.

Der Antrag für eine verlängerte A1-Bescheinigung muss bei Wohnsitz im Inland bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung-Ausland (DKVA) gestellt werden.

Transitländer

Ob eine A1-Bescheinigung auch für ein Transitland beantragt werden muss hängt davon ab, ob die berufliche Tätigkeit bei der Durchreise durch dieses Land tatsächlich ausgeübt wird oder nicht. Ist dies der Fall, wird eine Bescheinigung benötigt.

Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer aus Deutschland in Italien an einer Konferenz teilnehmen möchte, muss er auf dem Weg durch Österreich fahren. Da er dort aber keine Tätigkeit ausübt, sondern nur an seinem Zielort in Italien, wird für Österreich keine A1-Bescheinigung benötigt.

Anders verhält es sich mit einem LKW-Fahrer, der von Deutschland über Österreich nach Italien fährt, um dort Ware auszuliefern. Dieser übt seine Tätigkeit, den Transport von Gütern, auch im Transitland Österreich aus. Folglich benötigt er sowohl für Österreich als auch für Italien eine Bescheinigung.

Arbeiten außerhalb der EU

In Staaten, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat, wie beispielsweise USA oder China, wird für Auslandsdienstreisen eine andere Entsendebescheinigung benötigt. Diese kann derzeit nicht elektronisch beantragt werden, es werden weiterhin Papieranträge verwendet. Die Anträge können im Internet heruntergeladen und ausgedruckt werden.

Bei einer Auslandsdienstreise in das sogenannte vertragslose Ausland, das Staaten wie Mexiko oder Indonesien umfasst, mit denen Deutschland kein Abkommen geschlossen hat, gibt es keine Entsendebescheinigung. Das Ziel einer solchen Entsendebescheinigung ist es, den Behörden im Zielland nachzuweisen, dass die dort geltenden Rechtsvorschriften im Bereich der sozialen Sicherheit für den entsendeten Arbeitnehmer nicht gelten. Diese Nichtanwendung kann aber nur über das Europarecht oder ein Sozialversicherungsabkommen mit dem Zielland vereinbart werden. Im vertragslosen Ausland gibt es so ein Abkommen nicht, weswegen bei einer Entsendung dorthin, auch keine Bescheinigung benötigt wird.