Der Lohnzettel – was sagt mir die monatliche Abrechnung

Lohnzettel, Gehaltsabrechnung oder Brutto/Netto-Abrechnung, alle Begriffe meinen dasselbe. Das Dokument kommt regelmäßig beim Arbeitnehmer an und enthält wichtige Angaben.

Was ist der Lohnzettel?

Der Lohnzettel, auch Entgeltabrechnung genannt, ist der Nachweis, den ein Arbeitnehmer nicht einmal jährlich, sondern monatlich über seinen Verdienst erhält. Hier finden sich Angaben wie Brutto- und Nettolohn, Zulagen, Abzüge und betriebliche Altersversorgung. Es handelt sich also um den Beleg von Arbeitgeberseite in Textform, wie sich das Gehalt eines Mitarbeiters zusammensetzt. Die Gehaltsabrechnung kann sowohl auf Papier, als auch in digitaler Form an den Mitarbeiter übermittelt werden.

Inhalt

Eine Brutto/Netto-Abrechnung beinhaltet alle wichtigen Angaben aus dem letzten Monat. Mindestens müssen aber folgende Angaben enthalten sein:

  1. Verschiedene Angaben zum Arbeitnehmer
    Das sind zum Beispiel Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale oder Ein-/ und Austrittsdatum
  2. VKZ (Verarbeitungskennzeichen)
    Das Verarbeitungskennzeichen ermöglicht die eindeutige Identifikation der Entgeltabrechnung. Die ersten drei Stellen, das Mandanten-VKZ, dürfen nicht geschwärzt werden.
  3. Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  4. Brutto-Bezüge
    Der monatliche Brutto-Lohn setzt sich aus verschiedenen Komponenten wie Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubslohn und Urlaubsgeld zusammen.
  5. Steuer/ Sozialversicherung
  6. Netto-Bezüge/Netto-Abzüge und Auszahlungsbetrag
    Es können noch weitere Beträge aufgeführt sein, die den Netto-Verdienst vermindern oder erhöhen. Der Auszahlungsbetrag ist der Betrag, den der Arbeitnehmer tatsächlich überwiesen bekommt.
  7. Legende der verwendeten Abkürzungen
    Die verwendeten Abkürzungen müssen am Ende der Entgeltbescheinigung aufgeführt werden

Es gibt keine verbindlichen Regeln, wie genau die Gestaltung der Entgeltabrechnung vorgenommen werden muss. Die meisten sehen aber recht ähnlich aus, sie sollen schließlich den Brutto- und Nettolohn für den Arbeitnehmer möglichst transparent und nachvollziehbar darstellen.

Warum braucht man den Lohnzettel?

Das Dokument dient in vielen Situationen als Einkommensnachweis. Dieser wird beispielsweise bei der Steuererklärung, Wohnungssuche oder Kreditvergabe benötigt.

Die Gehaltsabrechnung ist außerdem die aktuelle Übersicht für den Arbeitnehmer, wie viel er im Monat verdient und welche Abzüge er hat. Sie kann somit auch als Kontrolle genutzt werden, um zu prüfen ob der Arbeitgeber alles korrekt abrechnet.

Lohnzettel verstehen und lesen können

Eine Entgeltabrechnung ist unter anderem eine Kontrollmöglichkeit für den Arbeitnehmer. Er kann überprüfen, wie sein Arbeitgeber den Brutto- und Nettolohn zusammensetzt. Hierfür ist es wichtig, den Lohnzettel richtig lesen und verstehen zu können.

Arbeitnehmerdaten

Oben auf der Gehaltsabrechnung finden sich alle persönlichen Angaben zum Arbeitnehmer, wie Personalnummer, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Konfession und der Name der Krankenkasse. Außerdem sind die Lohnsteuerklasse, die Kinderfreibeträge und eingetragene steuerliche Freibeträge aufgeführt. Zusätzlich wird der Personengruppenschlüssel, der angibt ob es sich um einen Auszubildenden etc. handelt, und der Beitragsgruppenschlüssel, der etwas über die Höhe der Versicherungsbeiträge aussagt, angegeben. Das Ein- und ggf. auch das Austrittsdatum können hier ebenfalls entnommen werden. Im Feld Steuer-ID findet sich die persönliche 11-stellige Steuer-Identifikationsnummer.

Arbeits-, Krankheits- und Urlaubszeiten

In einem zweiten Block stehen die Angaben zu bereits genommenen Urlaubstagen, dem jährlichen Urlaubsanspruch und den verbleibenden Resturlaubstagen. Außerdem werden hier die Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten des Monats in Tagen und Stunden gegenübergestellt. Zeitlohnstunden, Überstunden und bezahlte Stunden sind ebenfalls aufgeführt.

Hinweise zur Abrechnung

Zusätzliche Werte, wie die wöchentliche Arbeitszeit, Kostenstelle oder der Stundenlohnsatz können hier angegeben werden. Weitere Hinweise, wie z.B. Unterbrechungen im Krankheitsfall, bei unentschuldigtem Fehlen oder bei Elternzeit werden ebenfalls hier vermerkt.

Brutto-Bezüge

Der monatliche Bruttolohn setzt sich aus verschiedenen Bezügen zusammen, wie Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubslohn und Urlaubsgeld. Die Einzelbeträge, die in der Spalte GB mit J gekennzeichnet sind, ergeben das Gesamt-Brutto. Einzelbeträge in der Spalte GB die mit N gekennzeichnet sind, fließen nicht in das Gesamt-Brutto ein. Jeder abzurechnende Brutto-Bezug wird zusätzlich hinsichtlich seiner steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Relevanz mit St und SV gekennzeichnet.

Steuer/ Sozialversicherung

Ebenfalls auf der Gehaltsabrechnung zu finden sind Steuern und Sozialversicherungswerte. Das Steuer-Brutto wird angegeben, von welchem die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag berechnet werden. Das Steuer-Brutto muss nicht dem Gesamt-Brutto entsprechen.

Bei den Sozialversicherungswerten wird zwischen „L“ für laufende Bezüge und „E“ für Einmalbezüge unterschieden. Anhand der geltenden Beitragsbemessungsgrundlagen werden hier die Abzüge für Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung angegeben.

Netto-Bezüge/ Netto-Abzüge

Es gibt noch weitere Beträge, die den Netto-Verdienst kürzen oder erhöhen können. Das können zum Beispiel freiwillige Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge, Vorschüsse, Pfändungen oder Firmendarlehen sein.

Auszahlungsbetrag

Eine wichtige Angabe für den Arbeitnehmer ist der Auszahlungsbetrag, denn dies ist der Betrag, den er tatsächlich auf seinem Konto wiederfindet. Die Höhe des letztendlich ausbezahlten Netto-Verdienst hängt unter anderem von folgenden Variablen ab:

  1. Lohnsteuer
  2. Kirchensteuer
  3. Solidaritätszuschlag
  4. Arbeitslosenversicherung
  5. Rentenversicherung
  6. Krankenversicherung
  7. Pflegeversicherung

Gesamtkosten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung, das Brutto-Entgelt des Arbeitnehmers sowie ggf. zusätzliche Kosten des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer, wie Krankenkassen-, Umlagebeiträge und pauschale Steuern, bilden die Gesamtkosten für den Arbeitgeber. Auch diese können auf der Gehaltsabrechnung aufgeführt werden.

Verdienstbescheinigung

In einer weiteren Tabelle wird das Gesamt-Brutto, Steuer-Brutto und SV-Brutto für das laufende Jahr angezeigt. Die Angaben setzten sich aus den während des Jahres bereits abgerechneten Werten zusammen. Gesetzliche Abzüge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträge werden getrennt angegeben. Diese Werte dienen als Einkommensnachweis und sind ausführlich genug, wenn es um ein Darlehen oder eine Pfändung geht.

Welche Angaben sollten auf Richtigkeit geprüft werden

  1. Korrekte Lohnsteuerklasse
    Die Steuerklasse richtet sich danach, ob die betroffene Person ledig, verheiratet oder verwitwet ist und ob sie Kinder hat.
  2. Freibetrag beim Lohnsteuerabzug
    Freibeträge werden meist nicht aus dem Vorjahr übernommen, sondern müssen neu beantragt werden
  3. Kinderfreibetrag
    Die Höhe des Kinderfreibetrags hängt von Anzahl und Alter der Kinder ab und ob diese schon berufstätig sind. Sofern sich ein 25-jähriges Kind beispielsweise noch in Ausbildung oder Studium befindet kann auch hier ein Kinderfreibetrag geltend gemacht werden.
  4. Kirchensteuer
    Nur Angehörige einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft müssen Kirchensteuer zahlen
  5. Krankenversicherung
    Die Höhe des Zusatzbeitrages kann zwischen den einzelnen Krankenkassen leicht variieren.

Natürlich sollte auch auf die anderen Angaben ein Blick geworfen werden, um mögliche Fehler auf Seiten des Arbeitgebers frühzeitig zu entdecken.