Die fortschreitende Digitalisierung verändert die Arbeitswelt grundlegend – auch in Steuerberatungskanzleien. Um diesen Wandel aktiv zu gestalten und nicht nur passiv darauf zu reagieren, bietet die DATEV eG mit dem DATEV DigiCheck seit April 2020 ein innovatives Instrument, das Kanzleien dabei unterstützt, den Digitalisierungsgrad zu bewerten und gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung zu ergreifen. Der DigiCheck hilft Kanzleien dabei, ihre Mitarbeiter in den Prozess der digitalen Transformation einzubinden, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und die Effizienz der digitalen Arbeitsprozesse zu steigern. Im Folgenden wird erläutert, wie der DATEV DigiCheck funktioniert, welche Erkenntnisse er bisher gebracht hat und wie er Kanzleien auf dem Weg zur Digitalisierung unterstützen kann.
Der DigiCheck: Konzept und Zielsetzung
Der DATEV DigiCheck ist ein kostenloses Online-Tool, das speziell für Steuerberatungskanzleien entwickelt wurde. Ziel des DigiChecks ist es, den Digitalisierungsgrad der Kanzlei zu ermitteln und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Meinungen und Ideen zur Digitalisierung mitzuteilen. Dies ist besonders wichtig, da die Mitarbeiter häufig am besten wissen, wo es in der Praxis Verbesserungsbedarf gibt und wo die größten Potenziale liegen.
In der Online-Befragung werden den Kanzleimitarbeitern unterschiedliche Fragen zu verschiedenen Aspekten der Digitalisierung gestellt. Dies umfasst unter anderem Fragen zu den Chancen und Risiken, die sie in der Digitalisierung sehen, zur Unterstützung durch die Kanzleileitung und zu den Zuständigkeiten in der Kanzlei. Ziel ist es, ein umfassendes Stimmungsbild zu erhalten und herauszufinden, wo die Kanzlei in Bezug auf Digitalisierung gut aufgestellt ist und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Der Prozess beginnt mit einem ersten Gespräch zwischen der Kanzlei und einem verantwortlichen DATEV-Mitarbeiter, in dem die Rahmenbedingungen und die Ziele der Befragung besprochen werden. Anschließend erhalten die Kanzleimitarbeiter per E-Mail einen Link zur Online-Befragung. Nach dem Ende der Befragung werden die Ergebnisse ausgewertet und in einem Ergebnisbericht grafisch aufbereitet. Dieser Bericht wird in einem abschließenden Gespräch mit der Kanzleileitung analysiert, und es werden Handlungsempfehlungen abgeleitet.
Erste Ergebnisse aus über 500 Kanzleien
Seit der Einführung des DigiChecks haben bereits über 500 Steuerberatungskanzleien an der Befragung teilgenommen, und die ersten Ergebnisse liegen vor. Insgesamt haben sich mehr als 7.000 Kanzleimitarbeiter an der Befragung beteiligt, was einen umfassenden Einblick in den Stand der Digitalisierung in den Kanzleien ermöglicht. Die Ergebnisse zeigen, dass die Mehrheit der Mitarbeiter die Digitalisierung als vorteilhaft empfindet, gleichzeitig aber auch noch erheblichen Handlungsbedarf sieht.
Laut den ersten Erhebungen sehen 80 % der befragten Mitarbeiter die Digitalisierung grundsätzlich als Chance. Dies zeigt, dass der Großteil der Belegschaft dem digitalen Wandel offen gegenübersteht und die Vorteile, insbesondere im Hinblick auf die Effizienzsteigerung, erkennt. Gleichzeitig gaben fast 90 % der Befragten an, in mindestens einem Geschäftsbereich ihrer Kanzlei Handlungsbedarf zu sehen, wobei die digitalen Buchführungsprozesse als der Bereich mit dem größten Verbesserungsbedarf identifiziert wurden.
Ein weiteres Ergebnis zeigt, dass sich knapp 60 % der Mitarbeiter nicht ausreichend von der Kanzleileitung unterstützt fühlen, was auf ein erhebliches Defizit in der Führungskommunikation und der strategischen Planung hindeutet. Gerade hier liegt eine große Chance für Kanzleien: Durch klare Digitalisierungsstrategien und bessere Kommunikation zwischen Kanzleileitung und Belegschaft können die bestehenden Hürden abgebaut und die Mitarbeiter aktiv in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden.
Handlungsbedarf und Wünsche der Mitarbeiter
Ein zentrales Anliegen der Mitarbeiter, das in den Befragungen immer wieder zum Ausdruck kommt, ist der Wunsch nach einem klaren Digitalisierungsfahrplan. Mitarbeiter wünschen sich konkrete Ziele und Strukturen für die digitale Transformation in der Kanzlei. Dies umfasst nicht nur die Einführung neuer Technologien und Tools, sondern auch klare Richtlinien, wie der Übergang zur digitalen Arbeitsweise gestaltet werden soll. Ein solcher Fahrplan würde den Mitarbeitern Sicherheit geben und den gesamten Transformationsprozess strukturierter gestalten.
Zusätzlich wurde in den Umfragen deutlich, dass viele Mitarbeiter mehr Freiräume benötigen, um sich mit digitalen Projekten auseinandersetzen zu können. Dies ist wichtig, um innovative Ideen zu entwickeln und die digitale Zusammenarbeit in der Kanzlei zu fördern. Ein Großteil der Befragten bemängelt jedoch, dass sie im Alltag nicht genügend Zeit haben, um sich aktiv an der Digitalisierung zu beteiligen. Dies deutet darauf hin, dass Kanzleien mehr Ressourcen bereitstellen müssen, um den Mitarbeitern diese Freiräume zu ermöglichen.
Ein weiterer häufiger Wunsch ist die Teilnahme an Schulungen und Seminaren zur Erweiterung der digitalen Kompetenzen. Mitarbeiter möchten kontinuierlich dazulernen und sich den neuen technologischen Anforderungen anpassen. Regelmäßige Schulungsangebote, die auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten sind, werden als unerlässlich angesehen, um die digitale Transformation erfolgreich zu bewältigen.
Der Standortvergleich: Eine neue Funktion des DigiChecks
Eine besonders wertvolle neue Funktion des DigiChecks ist der Standortvergleich. Diese Funktion ermöglicht es Kanzleien, die Ergebnisse ihrer eigenen Niederlassungen miteinander zu vergleichen oder die Ergebnisse mit denen anderer Kanzleien zu analysieren. Der Vergleich hilft dabei, die eigene Position im Hinblick auf die Digitalisierung besser einzuordnen und wertvolle Erkenntnisse darüber zu gewinnen, in welchen Bereichen noch Optimierungspotenzial besteht.
Auch der Vergleich mit anderen Kanzleien, zum Beispiel in kanzleiübergreifenden Arbeitskreisen, bietet die Möglichkeit, voneinander zu lernen und Best Practices zu identifizieren. Dies fördert nicht nur den Wissenstransfer innerhalb der Kanzlei, sondern auch zwischen verschiedenen Kanzleien, die sich gemeinsam den Herausforderungen der Digitalisierung stellen.
Die Rolle von DATEV-Programmen und der Benchmark
Ein weiteres interessantes Ergebnis des DigiChecks betrifft die Nutzung der verschiedenen DATEV-Programme. Es stellte sich heraus, dass viele Kanzleien eine Vielzahl von DATEV-Programmen zwar besitzen, diese jedoch nicht aktiv nutzen. Häufig sind es nur einige wenige, besonders bekannte Programme, die im Arbeitsalltag eingesetzt werden, während andere leistungsfähige Programme, die im Rahmen des DATEV-Mehrwertangebots zur Verfügung stehen, ungenutzt bleiben.
Im Rahmen des DigiChecks erfolgt daher auch eine Selbsteinschätzung der Mitarbeiter, welche Programme sie wie intensiv nutzen. Diese Bewertung wird mit einem Benchmark von Kanzleien ähnlicher Größe verglichen, um zu sehen, wie die eigene Kanzlei im Vergleich abschneidet. Auf Basis der Ergebnisse werden den Mitarbeitern individuelle Schulungs- und Optimierungsvorschläge gemacht, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten und die Nutzung der vorhandenen Programme zu verbessern.
Fazit
Der DATEV DigiCheck hat sich als wertvolles Instrument erwiesen, um Steuerberatungskanzleien auf dem Weg zur Digitalisierung zu unterstützen. Die Befragung der Mitarbeiter ermöglicht es Kanzleien, gezielt auf die Bedürfnisse ihrer Belegschaft einzugehen und die Digitalisierung nicht nur als technologische Herausforderung, sondern auch als gemeinschaftlichen Prozess zu gestalten. Die ersten Ergebnisse zeigen, dass die Mehrheit der Mitarbeiter die Digitalisierung als Chance sieht, es aber noch viel zu tun gibt, um die Potenziale vollständig auszuschöpfen. Durch klare Digitalisierungsstrategien, Schulungen und eine bessere Einbindung der Mitarbeiter können Kanzleien den Wandel erfolgreich gestalten und die Effizienz ihrer digitalen Prozesse steigern. Der DATEV DigiCheck bietet dabei wertvolle Orientierung und praxisnahe Handlungsempfehlungen.
