Datentransfer – die schnelle Informationsübertragung

Als Datentransfer oder Filetransfer wird die Übertragung von digitalen Daten bezeichnet. Es geht darum, Informationen von einem Sender an einen Empfänger zu übermitteln. Daher wird auch von Daten- oder Informationsübertragung gesprochen. Der Datentransfer erfolgt über das Internet.

Bedeutung von Datentransfer

Mit der voranschreitenden Digitalisierung wird auch die Möglichkeit zum schnellen Austausch umfangreicher Datenmengen in Echtzeit wichtiger. Der Austausch von Daten erfolgt sowohl im Unternehmen intern, als auch mit Zielgruppen außerhalb. Auch für Einzelpersonen im privaten Bereich ist ein sicherer und schneller Datentransfer in verschiedenen Situationen hilfreich. Die Daten können dabei auf verschieden Art weitergegeben werden. Mit einem klassischen E-Mail Anhang, über einen Freigabelink, einen Download auf einer Website, eine FTP oder auch eine P2P-Verbindung, es sind viele verschieden Möglichkeiten für den Austausch digitaler Daten vorhanden.

Sicherheit

Damit der Datentransfer zwischen verschiedenen Parteien auch reibungslos verlaufen kann, sind vor allem die Sicherheit und die Integrität der Daten sowie die Kontrolle über den Datenaustausch wichtig. Der Sender sollte sich jederzeit bewusst sein, wo sich seine Daten momentan befinden.

Verschlüsselung

Eine verschlüsselte Datenübermittlung, bis hin zu einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, schützt vor Cyberkriminalität und Wirtschaftsspionage. Bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung werden die Daten beim Absender mit einem sicheren Algorithmus verschlüsselt, bleiben über den gesamten Transportweg verschlüsselt und werden erst beim Empfänger wieder entschlüsselt. Eine sichere Verschlüsselung der Daten auf dem Transportweg über die Datenserver ist sehr wichtig, um vor sogenannten Man-in-the-Middle Angriffen, also der Einsicht von unbefugten Dritten in die Daten, geschützt zu sein.

Verschlüsselte E-Mail

Eine klassische E-Mail ist nicht verschlüsselt. Theoretisch kann sie von jedem gelesen werden. Wer dennoch Daten sicher per E-Mail weiterleiten will, kann eine verschlüsselte E-Mail versenden. Der Anhang solcher verschlüsselten E-Mails kann nur über ein Passwort geöffnet werden, welches der Empfänger kennt.

Vom unternehmenseigenen Server zur Cloud

Da vor allem bei umfangreicheren Datenmengen unternehmenseigene Server schnell an ihre Grenzen kommen, sind Cloud Computing und File Hosting Services eine gute und effiziente alternative. Wichtig hierbei ist allerdings, dass der Dienstanbieter vertrauenswürdig ist und inländischen Datenschutzstandards genügt. Der Cloud-Server des Unternehmens sollte am besten in Deutschland stehen. Außerdem ist es wichtig, dass ein Unternehmen jederzeit nachvollziehen kann, wo die Daten konkret gespeichert werden, über welche Server sie laufen und wer darauf Zugriff hat. Für den Datentransfer von Unternehmen gibt es von Cloud Services und On Premise Softwares bisher drei wesentliche Lösungsansätze:

  1. Sync & Share
    Bekannte Filesharing Lösungen sind DropBox oder Box. Diese werden auch oft im privaten Bereich für die Datenübertragung genutzt. Sie dienen in erster Linie zum Speichern und Teilen von Dateien jeder Art. Hierbei kann es jedoch zu Problemen mit der Dokumentation kommen. Meist wird lediglich der Zugriff auf ein Dokument gewährt, welches von verschiedenen Personen kontinuierlich weiterbearbeitet werden kann. Später kann es schwierig sein nachzuvollziehen, welche Inhalte und Informationen zu welcher Zeit geteilt wurden.
  2. File Transfer Services
    Bei File Transfer Services wie WeTransfer oder TransferXL steht der Transfer von großen Dateien im Vordergrund und die Speicherung der Daten erfolgt nur kurzzeitig. Die Dateien werden über den Webbrowser oder über eine Service-App auf die Server des Dienstes hochgeladen. Von dort können sie an einen zuvor bestimmten Empfänger weitergeleitet werden. Meist werden nach relativ kurzen Zeiträumen die hochgeladenen Daten wieder vom Server des Anbieters gelöscht. Die Usability solcher Lösungen ist recht gut, jedoch sind die Sicherheitsanforderungen für Unternehmen manchmal nicht ausreichend erfüllt. 

Es gibt viele verschiedene Anbieter für Datentransfer Tools, die sich alle in Umfang und Umsetzung leicht unterscheiden. Mögliche Funktionen der Tools sind unter anderem:

  1. Sichere E-Mail Anhänge
    Größere E-Mail Anhänge können automatisch verschlüsselt und auf einen sicheren Cloud Speicher übertragen werden. Von dort kann ein autorisierter Empfänger sie herunterladen
  2. Abgeschottete virtuelle Meetingräume
    Es gibt Tools, die virtuelle Meetingräume erzeugen, zu denen nur autorisierte Teilnehmer Zugriff haben. Innerhalb der Räume können Dateien und Informationen ausgetauscht werden.
  3. Komplette Infrastruktu
    Es gibt auch Anbieter, die eine komplette Infrastruktur für das Unternehmen anbieten. Dazu zählt unter anderem auch ein komplett in die Cloud ausgelagertes Officesystem mit kollaborativen Funktionen. Die Mitarbeiter können gemeinsam Dokumente und Präsentationen erstellen, austauschen und Kunden zugänglich machen.

Datentransfer mit dem Steuerberater

Ein Steuerberater benötigt Belege und Daten von seinem Mandanten, um für ihn arbeiten und Auswertungen erstellen zu können. Die effizienteste Lösung ist hierbei die elektronische Übermittlung der Daten.

Cloud

In einer Cloud können Mandant und Steuerberater Daten und Dokumente hochladen. Diese werden gespeichert und sind von da an für beide Parteien einsehbar. Cloudspeicher-Dienste gibt es viele. Bekannte sind beispielsweise Google Drive oder Dropbox. Bei der Verwendung solcher Dienste muss jedoch beachtet werden, dass viele Anbieter solcher Dienste Daten außerhalb von Deutschland und der EU speichern. Das europäische Datenschutzrecht wird dann gegebenenfalls nicht eingehalten. Daher sollten Anbieter gesucht werden, die ihre Daten nicht außerhalb Europas speichern.

DATEV Unternehmen Online

Über die Anwendung DATEV Unternehmen Online ist ein Austausch zwischen dem Mandanten und dem Steuerberater problemlos möglich. Der Mandant kann von seinem Endgerät aus Dokumente hochladen, die dann an den Steuerberater übermittelt werden. Ebenso kann der Steuerberater seine Dokumente dem Mandanten zukommen lassen. Alle Daten werden im Rechenzentrum der DATEV in Nürnberg gespeichert. Das DATEV Rechenzentrum ist nach ISO 27001 zertifiziert und entspricht somit sehr hohen Sicherheitsstandards.

E-Mail

Natürlich ist der Kontakt mit zwischen Steuerberater und Mandant über E-Mail möglich. Es empfiehlt sich allerdings nicht, auf diesem Weg vertrauliche Daten und Belege zu verschicken. Beim Versenden per Mail ist die Sicherheit und der Schutz vor dem unberechtigten Zugriff durch Dritte nicht ausreichend garantiert. Eine Möglichkeit ist jedoch die verschlüsselte E-Mail. Die DATEV E-Mail mit Verschlüsselung wird von vielen Steuerberatern genutzt. Der Anhang der E-Mail muss in einem Internet-Browser geöffnet werden und kann nach der Eingabe eines Passworts eingesehen werden.

Vorteile der digitalen Datenübermittlung

  1. Geschwindigkeit
    Daten die über das Internet versendet werden gelangen deutlich schneller von ihrem Sender zum gewünschten Empfänger.
  2. Sicherheit
    Eine gute Software zur Datenübermittlung schützt die Daten vor dem Zugriff durch Dritte und sorgt dafür, dass sie nur bei dem autorisierten Empfänger ankommen. Dies kann beispielsweise durch End-2-End Verschlüsselung oder durch eine Passwort-Authentifizierung garantiert werden.
  3. Flexibilität und Produktivität
    Der Ort des Senders und des Empfängers sind beim Austausch digitaler Daten über das Internet unbedeutend. Der Datentransfer kann von überall durchgeführt werden. Das kann unter anderem auch die Produktivität von Mitarbeitern steigern, die nun auch von Zuhause Zugriff auf Dokumente haben.