Circula – Die intelligente App für Mitarbeiterauslagen


Circula ist eine Software zur papierlosen und automatisierten Abrechnung von Reisekosten und Spesen, die seit 2017 auf dem Markt ist. Die Software unterstützt die Unternehmen nicht nur bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltung, sondern schafft auch Flexibilität und Effizienz.

Wie funktioniert Circula?

Circula funktioniert per Web-App und mobiler App, in die auch der OCR Beleg-Scanner integriert wurde.

Um Circula nutzen zu können, muss man die Software zuerst im Unternehmen einrichten. Dies kann innerhalb eines Tages erledigt werden. Daraufhin können Ihre Mitarbeiter Ihre Eingaben einfach per mobile oder Web-App einreichen. Vorgesetzte können nun jederzeit die eingereichten Ausgaben am Desktop oder von unterwegs freigeben. Die Buchhalter prüfen daraufhin die Ausgaben und nehmen gegebenfalls Korrekturen vor und können Fehler mit Mitarbeitern klären. Anschließend können die Buchungen mit Belegen manuell oder automatisiert an das Hauptbuch übergeben werden.

Die All-in-one mobile App kann dabei nicht nur Quittungen und E-Rechnungen erfassen, sondern auch Kilometer-, Tages- und Übernachtungspauschalen. Die Erfassung von Ausgaben ist unterwegs auch ohne Internet möglich.

Zudem lassen sich Aufbewahrungen und Sortierungen von Ausgaben für größere Anlässe in Ordner packen, die man später wiederum gleichzeitig als ganzen Ordner einreichen kann.

Auch um Duplikate müssen Sie sich keine Sorgen machen, da die Circula Software ohne manuelle Prüfung mehrfach eingereichte Auslagen schnell identifizieren kann.

Circula Benefits

Mit Circula Benefits können Sie das Gehalt Ihrer Mitarbeiter optimieren und gleichzeitig noch Arbeitgeberkosten einsparen, dank lukrativer Steuervorteile.

Egal wo sich Ihre Mitarbeiter zur Mittagszeit befinden, können sie Ihre Belege vom Mittagessen einreichen und so einen steuerfreien oder pauschal besteuerten Essenzuschuss entweder als attraktive Gehaltserhöhung oder Gehaltsumwandlung erhalten.

Wie viel kostet Circula?

Circula erhebt eine feste monatliche Grundgebühr inklusive 10 Nutzer-Lizenzen. Alle darüberhinausgehende Nutzer können je nach Bedarf angepasst und sogar flexibel genutzt werden. Je nach den Bedürfnissen zahlt man 70,00€ pro Monat für Circula Basic oder 100,00€ pro Monat für Circula Professional. Die Preise für Circula Enterprise erhält man nur auf Anfrage. Die Preise für die zusätzlichen Nutzer-Lizenzen variieren ebenfalls je nach gewähltem Paket.

Vor- und Nachteile für Unternehmen

Die Buchhaltung und die Vorgesetzten haben in Echtzeit alle eingereichten Auslagen im Blick und können diese vollständig digital bearbeiten.

Die Freigaben werden auch digital dokumentiert und Auswertungen sind auch mit wenigen Klicks möglich. Zusätzlich können Freigabeprozesse individuell für Teams und Abteilungen erstellt werden, abhängig von der Unternehmensstruktur.

Ihre Mitarbeiter können Quittungen, Rechnungen, Belege und Pauschalen ganz einfach von unterwegs erfassen, was Ihnen nicht nur Zeit spart, die Einreichung per App garantiert auch, dass am Ende keine Dokumente für die Abrechnungen fehlen und dass die Ausgaben immer den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet werden können.

Dank E-Mail-Benachrichtigungen über ausstehende Freigaben gehen auch keine Genehmigungen verloren. Außerdem gibt es eine Filter- und Suchfunktion, mit der sich die Kostenanalyse und deren Auswertung vereinfachen lässt.

Mit Circula erhalten Sie vorvalidierte Daten und automatisch generierte Buchungssätze sowie den jeweils gültigen Pauschalen, wodurch die manuellen Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert werden und Sie wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Controlling bekommen.

Die Circula Software ist in führende Buchhaltungssysteme, Reisebuchungsplattformen und HR-Systeme einschließlich DATEV, SAP, MS, Dynamics, Onesto, TravelPerk, Comtravo, Workday und Personio integriert.

Mit Circula kann man aber auch individuelle Kostenarten, -stellen oder -träger basierend auf Ihre Buchhaltungsstrukturen implementieren und die Erstellung zentral verwalteter Buchungssätze automatisieren.

Circula kann auch von Mitarbeitern außerhalb von Deutschland genutzt werden, allerdings ist die Software dort für sie nicht in vollem Umfang nutzbar.

Mit der Circula Software arbeitet man auch rechtsicher, da sie 100% GoBD-konform, GoBD-testiert und optimiert für Unternehmen in Deutschland ist. Die komplette Softwarearchitektur wurde gemäß dem PS 880 des Institut Deutscher Wirtschaftsprüfer entwickelt und alle Server werden in Deutschland gehostet, wo die Daten auch bis zu 10 Jahre auf revisionssicheren Servern gespeichert werden.

Fazit

Circula ist eine deutsche Software, die sich nach den GoBD-Standards richtet und eine Erleichterung für die Buchhaltung und die Vorgesetzen darstellt, da sie so eine bessere Übersicht und Freigabe von Zahlungen und Auslagen haben. Das Unternehmen kann seine Abrechnungen automatisieren und seine Buchhaltung so digitalisieren. Die Einreichung von Belegen von Mitarbeitern wird so nicht nur schneller, sondern der ganze Prozess auch effizienter.