Belegablage – analog vs. digital

Die Mitarbeiter in der Buchhaltung kümmern sich unter anderem um das Bearbeiten und Ablegen von Belegen. Solche Belege sind beispielsweise Ein- und Ausgangsrechnungen. In Unternehmen mit digitaler Buchhaltung gibt es hierbei ebenso Dinge zu beachten, wie in Unternehmen mit analoger Buchhaltung.

Analoge Buchhaltung

Belege, die in einem Unternehmen entstehen oder eingehen, müssen bearbeitet und anschließend korrekt aufbewahrt werden. Dabei kann durch regelmäßiges und sinnvolles Sortieren der Belege, viel Zeit und Aufwand gespart werden. Ein paar allgemeine Tipps sollten beim Umgang mit Papierbelegen stets beachtet werden:

  1. Vollständigkeit
    Es ist wichtig, dass vorliegende Rechnungen und andere Belege auch vollständig sind. Wenn einmal eine Rechnung fehlt, kann ein sogenannter Eigenbeleg geschrieben werden. Er dient der Vervollständigung der Buchhaltungsbelege.
  2. Kontoauszüge
    Auch die Kontoauszüge müssen vollständig vorliegen. Ein fehlender Kontoauszug muss möglichst schnell beschafft werden.
  3. Äußerer Eindruck
    Die äußere Erscheinung der Buchhaltungsunterlagen sollte stehts möglichst ordentlich sein oder zumindest nicht völlig unordentlich. Im Falle einer Betriebsprüfung ist die äußere Erscheinung schließlich der erste Eindruck.
  4. Aufbewahrung in Ordnern
    DIN A4 Ordner eignen sich wunderbar um eine ordentliche Belegablage zu organisieren. Die Blätter müssen lediglich gelocht werden und können anschließend abgeheftet und geschützt aufbewahrt werden. Der Rücken der Ordner kann beschriftet werden, sodass die abgelegten Belege auch schnell wiedergefunden werden. Hefter, Mappen, Klarsichtfolien eignen sich eher weniger für die Ablage.
  5. Belege kopieren
    Im Laufe der Aufbewahrungsfrist können Belege verblassen. Daher sollten, wenn nötig, rechtzeitig Kopien angefertigt werden. Besonders bei Belegen auf Thermopapier, wie zum Beispiel Tankstellenquittungen, ist dies wichtig.
  6. Bewirtungskostenbelege
    Bewirtungskostenbelege sollten immer unverzüglich und vollständig ausgefüllt werden. Sonst können sie nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Sortieranleitung bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Bei Freiberuflern, Selbstständigen und Gewerbetreibenden mit geringen Umsätzen reicht die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

  1. Kontoauszüge Bank
    Kontoauszüge sollten vollständig und chronologisch geordnet werden. Hinter jedem Kontoauszug wird der dazugehörige Beleg abgeheftet. Geldabhebungen am Bankautomaten können ohne Beleg erfasst werden, für Bareinzahlungen auf das Bankkonto ist jedoch ein Beleg nötig. Hier reicht ein Hinweis, wo das Geld herkommt, wie beispielsweise Entnahme aus der Kasse.
  2. Barbelege
    Am besten sollte ein Kassenbuch geführt werden. Das kann in Excel oder per Hand sein, es muss aber immer auch in ausgedruckter Form vorliegen und darf im Nachhinein nicht abgeändert werden.

Sortieranleitung bei Bilanzierung

Größere Unternehmen sind meist zur Bilanzierung verpflichtet.

  1. Ein- und Ausgangsrechnungen
    Ein- und Ausgangsrechnungen sollten separat in Ordnern mit ABC-Register abgeheftet werden. Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend mit einer Rechnungsnummer nummeriert werden. Bei einer großen Anzahl solcher Ausgangsrechnungen kann es sich daher anbieten, eine Aufzeichnung in elektronischer Form, zum Beispiel in einer Excel-Liste, zu führen.
  2. Kontoauszüge
    Die Kontoauszüge sollten vollständig und chronologisch in eigenen Ordnern abgelegt werden.

Analoges Archivieren

Viele Belege haben eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, bei bestimmten Belegarten sind es auch nur 6 Jahre. So oder so müssen die Dokumente aber über einen längeren Zeitraum aufbewahrt und erhalten werden, damit sie zur Benutzung und Einsicht, zum Beispiel bei einer Steuerprüfung, jederzeit zur Verfügung stehen. Die klassische Variante ist das analoge Archivieren, Papierbelege werden in Ordnern sortiert und aufbewahrt. Die Ordner sollten über eine gute Beschriftung verfügen, damit Belege jederzeit wiedergefunden werden können. Auch müssen die Akten für berechtigte Personen jederzeit zugänglich sein, gleichzeitig aber vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Digitale Buchhaltung

Die Alternative zur analogen Buchhaltung ist die digitale Buchhaltung. Hier erfolgen die Verarbeitung und Archivierung der Belege elektronisch. Da nicht alle Belege von Anfang an in elektronsicher Form vorliegen, müssen sie zunächst digitalisiert werden.

Verarbeitung der digitalen Belege

Der Prozess der Digitalisierung von Papierbelegen wird als ersetzendes Scannen bezeichnet. Die Dokumente können eingescannt oder abfotografiert werden. Anschließend müssen sie in einem digitalen Belegsystem organisiert werden, wo sie weiterbearbeitet werden können. Es gibt verschiedene Programme, die dafür genutzt werden können.

  1. Dokumentenmanagementsystem (DMS)
    Ein DMS hilft beim Erfassen, Strukturieren, Verteilen/ Bearbeiten und Archivieren von elektronischen Belegen.
  2. Buchhaltungssoftware
    Die Funktionen einer Buchhaltungssoftware gehen über die eines DMS hinaus. Mit solch einer Software können Belege aber auch korrekt erfasst, verarbeitet und archiviert werden.
  3. DATEV Unternehmen online
    Wichtig ist auch immer die Kommunikation mit dem Steuerberater. Belege müssen nicht nur im eigenen Unternehmen korrekt abgelegt werden, sie müssen auch zum Steuerberater gelangen. Mit dem Programm Unternehmen online von DATEV ist beides möglich. Belege können hier hochgeladen, verarbeitet und archiviert werden. Gleichzeitig sind alle hochgeladenen Daten auch für den Steuerberater einsehbar.

Digitales Archivieren

Mit Archivierung ist die Aufbewahrung der Belege gemeint. Gesetzlich wird eine revisionssichere Aufbewahrung von meist 10 Jahren vorgeschrieben. Die Revisionssicherheit beinhaltet Punkte wie Nachvollziehbarkeit, maschinelle Lesbarkeit, zeitgerechte Belegsicherung, Unveränderbarkeit oder auch Verfügbarkeit. Viele Programme, wie Dokumentenmanagementsysteme oder auch DATEV Unternehmen online, kümmern sich um eine revisionssichere Archivierung. Die in der Cloud hochgeladenen und gespeicherten Belege, werden automatisch für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt.

Außerdem schreibt der Gesetzgeber eine sogenannte Verfahrensdokumentation vor, die unbedingt eingehalten werden muss. Die Verfahrensdokumentation ist die nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Buchhaltungsprozesses. Sie beinhaltet also auch den Erhalt, die Digitalisierung sowie Verarbeitung und die Aufbewahrungen der Belege. All diese Punkte müssen genau festgehalten werden. Im Falle einer Betriebsprüfung, muss die Verfahrensdokumentation vorzeigbar sein.

Analog vs. Digital – was ist besser?

Für manche liegt ein Vorteil der analogen Belegablage darin, dass keine elektronischen Hilfsmittel benötigt werden. Es muss keine Umstrukturierung der Prozesse stattfinden und die Mitarbeiter müssen sich nicht mit neuen Programmen und Softwares auseinandersetzen. Außerdem gibt es einige wenige Dokumente, die ausschließlich in Papierform gültig sind und nicht digital archiviert werden können.

Die digitale Ablage und Archivierung der Belege bieten jedoch deutlich mehr Vorteile. Platz- und Kostensparen, die kürzere Zeit für die Suche nach Belegen, die Sicherheit, Vermeidung von Fehlern sowie die automatische revisionssichere Archivierung sind nur einige der zahlreichen Vorteile.

Die Umstellung von analoger auf digitale Belegablage lohnt sich definitiv. Letztendlich hängt die Art der Belegablage aber auch mit der Art und Weise zusammen, wie die Buchhaltung im Unternehmen abläuft. Wer auf digitale Buchhaltung setzt wird auch die digitale Belegablage und Archivierung nutzen. Für alle anderen lohnt es sich, über eine Umstellung nachzudenken.