An- und Abmeldung eines Mitarbeiters bei Arbeitnehmer online

Mit der Anwendung Arbeitnehmer online wird eine Verbindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschaffen. Das Programm besteht aus zwei Teilbereichen. Über „Meine Abrechnungen“ können Arbeitnehmer wichtige Lohn- und Gehaltsdokumente, wie Brutto/Netto-Abrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsnachweise, online einsehen und herunterladen. Die Entgeltabrechnung auf Papier wird dadurch obsolet. Über „Meine Reisen“ können Arbeitnehmer Reise- und Belegdaten von ihren Dienstreisen erfassen und dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen.

Anmeldung der Arbeitnehmer

Um den Mitarbeitern einen Zugang zu Arbeitnehmer online zu ermöglichen, muss der Arbeitgeber sie zunächst freischalten.

Freischaltung für „Meine Abrechnungen“

Die Freischaltung der Arbeitnehmer für die Teilanwendung „Meine Abrechnungen“ erfolgt einmalig aus dem DATEV-Lohn-Programm. Sie ist sowohl aus LODAS compact/classic/comfort, als auch aus Lohn und Gehalt compact/classic/comfort möglich. Dabei können bzw. müssen folgende Angaben ausgefüllt werden:

  1. Zugang
    Wenn der Mitarbeiter sich per smsTAN-Verfahren anmelden möchte, muss ein zusätzliches Kontrollkästchen aktiviert werden. Wird dieses Kästchen nicht aktiviert, ist ausschließlich die Anmeldung mit dem Personalausweis möglich.
  2. Freischaltungsbeginn
    Ab dem angegebenen Datum wird der Registrierungsprozess für die Mitarbeiter angestoßen. Sie erhalten Registrierungsbriefe, mit denen sie sich bei „Meine Abrechnungen“ anmelden können. Wenn einzelne Mitarbeiter nicht oder später freigeschaltet werden sollen, muss dies separat unter den Personaldaten festgelegt werden.
  3. Freischaltungsende
    Der Zugriff für Arbeitnehmer online „Meine Abrechnungen“ kann für alle Mitarbeiter oder unter den Personaldaten für einzelne Mitarbeiter wieder gesperrt werden.
  4. Auswertungen
    Um Auswertungen unter „Meine Abrechnungen“ für die Mitarbeiter bereitstellen zu können, müssen sie als Standardauswertungen angelegt werden.
  5. Zeitversatz für Zugriff durch Arbeitnehmer
    Hier wird festgelegt, wann der Arbeitnehmer Zugriff auf die Auswertungen erhält. Sie werden erst nach Ablaufen der Frist gezeigt, sodass dem Arbeitgeber Zeit für eventuelle Korrekturen bleibt. Die Auswertungen können maximal 21 Tage zurückgehalten werden.
  6. Angaben zum Druck
    Zusätzlich zur Bereitstellung der Auswertungen in „Meine Abrechnungen“, können sie gemäß Auswertungssteuer noch zusätzlich ausgegeben werden. Hierfür muss ein Kontrollkästchen aktiviert werden.
  7. Hinweistexte
    Auf der Einstiegsseite von Arbeitnehmer online „Meine Abrechnungen“ können Hinweistexte für alle Arbeitnehmer angezeigt werden. Eine zeitliche Begrenzung für die Sichtbarkeit des Hinweistextes ist ebenfalls möglich.
  8. Registrierungsaufforderung erneut senden
    Wenn ein Registrierungscode abgelaufen ist oder der ursprüngliche Brief verloren ging, kann ein erneutes Registrierungsschreiben für einen Mitarbeiter beantragt werden.

Statusübersicht

Die Statusübersicht der Lohnprogramme liefert einen Überblick über den aktuellen Status der Arbeitnehmer sowie den genauen Verlauf des Registrierungsprozesses. Mit der Filterfunktion können ausschließlich erfolgreich registrierte Arbeitnehmer angezeigt werden. In der Statusübersicht finden sich folgende Daten:

  • Datum der Freischaltung
  • Datum der Registrierung des Mitarbeiters
  • Datum des letzten Briefversands
  • Fehlerhinweise, die z.B. bei der Registrierung aufgetreten sein können

Freischaltung für meine Reisen

Für meine Reisen wird der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber aus dem Programm DATEV Reisekosten classic freigeschaltet. Auch hier müssen zunächst verschieden Angaben gemacht werden:

  1. Zugang
    Das Kontrollkästchen für die Möglichkeit einer Anmeldung mit dem smsTAN-Verfahren ist standardmäßig aktiviert. Der Mitarbeiter kann also aus beiden Anmeldeverfahren, Personalausweis und smsTAN-Verfahren, auswählen.
  2. Freischaltungsbeginn
    Der Registrierungsprozess kann für alle oder für einzelne Mitarbeiter angestoßen werden.
  3. Freischaltung beenden
    „Meine Reisen“ kann für alle Mitarbeiter gleichzeitig oder für einzelne Mitarbeiter wieder gesperrt werden.
  4. Abrechnung automatisch übergeben
    Wenn Reisekostenabrechnungen nach ihrer Erstellung nicht automatisch an Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ übergeben werden sollen, muss das Kontrollkästchen deaktiviert werden.
  5. Hinweistexte
    Auf der Einstiegsseite von „Meine Reisen“ können Hinweistexte für alle Mitarbeiter angezeigt werden.
  6. Registrierungsaufforderung erneut senden
    Wenn ein Registrierungscode abgelaufen ist oder der ursprüngliche Brief verloren ging, kann ein erneutes Registrierungsschreiben für einen Mitarbeiter beantragt werden.

Stammdaten exportieren

Bevor Arbeitnehmer in „Meine Reisen“ ihre Reise- und Belegdaten erfassen können, müssen die Stammdaten aus Reisekosten classic exportiert werden. Anschließend stehen den Arbeitnehmern in „Meine Reisen“ Belegarten, Zahlungsarten, Währungen und Pauschalen zur Verfügung und sie können Reise- und Belegdaten erfassen.

Reisen importieren

Um die Reisekostenabrechnungen erstellen zu können, müssen die von den Arbeitnehmern hochgeladenen Belege und Daten zurück nach Reisekosten classic importiert werden. Dort können sie geprüft und gegebenenfalls auch korrigiert werden.

Abmeldung der Arbeitnehmer

Soll ein einzelner Mitarbeiter von Arbeitnehmer online abgemeldet werden, so muss für ihn ein separates Freischaltungsende festgelegt werden. Dies ist sowohl bei „Meine Abrechnungen“ als auch bei „Meine Reisen“ möglich. Ab dem festgelegten Datum hat der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf die Portale.

Nach Beendigung der Teilnahme an Arbeitnehmer online, sollte dem Mitarbeiter möglichst noch eine 3-monatige Übergangszeit zum Herunterladen seiner Lohn- und Gehaltsdokumente gewährt werden. Das Freischaltungsende sollte also auf ein Datum nach dieser Frist gesetzt werden.