Digitalsierung Blog der Steuerkanzlei Thomas Vellante
alles was Sie zur Digitalsierung im Unternehmen wissen müssen
Der digitale Wandel im Unternehmen stellt Unternehmer vor Herausforderungen. In diesem Beitrag lernen Sie die wichtigsten internen und externen Faktoren kennen, erfahren alles zu den Vorteilen der Digitalisierung und wie Sie hilfreichen Tipps in die Digitaliserung einsteigen.
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Den Fortbildungsvortrag eines Experten aus Washington anhören? Sich mit den Kollegen aus China und Brasilien absprechen? Dank fortschreitender Digitalisierung ist dies mittlerweile jederzeit und ohne größere Probleme möglich.
Durch Digitalisierung die Umwelt schützen, das geht zum Beispiel mit dem grünen Bon. Der grüne Bon ist die digitale Variante des herkömmlichen Kassenbons. In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2020 Bonpflicht. Das bedeutet, dass jedes Geschäft mit elektronischem Kassensystem, bei jeder Transaktion einen Bon ausstellen muss.
Buchhaltung bedeutet für die meisten Pendelordner, Aktenschränke und eine Menge Papier, nichts, über das man sich unbedingt freut. Doch das muss nicht so sein. Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung ermöglicht einen Wechsel vom Papierverkehr zum digitalen Verkehr zwischen Steuerberater und Mandant. Unter der Beachtung einiger Regeln, bringt das für beide Seiten viele Vorteile.
Die Digitalisierung von Abläufen spart Ressourcen, nicht zuletzt Zeit und Papier. Daher scheint dieser Prozess auch für die Verbindung zwischen Steuerberater und Unternehmen sinnvoll. Damit die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung nicht zum Hindernis wird, sondern im Gegenteil eine Chance für alle Beteiligten darstellt, ist eine geeignete Plattform für den Austausch nötig. Hierfür bietet sich Unternehmen online an.
Die Finanzbuchhaltung oder kurz FiBu ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfasst alle Zahlungsvorgänge und Bewertungen eines Unternehmens. Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen eines Unternehmens voran und sollte auch in der Finanzbuchhaltung Beachtung finden.
Für die digitale Buchhaltung ist es notwendig, dass Belege und Dokumente auch digital vorliegen. Belege in Papierform müssen folglich umgewandelt werden. Dieser Prozess wird als ersetzendes Scannen bezeichnet. Ersetzendes Scannen besteht aus drei Schritten: Erfassen, Archivieren und Vernichten.
Eine Elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, erfüllt den gleichen Zweck wie eine Papierrechnung. Sie liegt allerdings nicht analog vor, sondern wird in elektronischer Form ausgestellt, übermittelt und empfangen. Der Versand ist beispielsweise per Mail mit oder ohne PDF-Anhang oder per Web-Download möglich.
Als Verfahrensdokumentation, wird die Aufzeichnung und Aufbewahrung aller steuerlich und buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorfälle sowie ergänzender Informationen bezeichnet. Sie soll garantieren, dass diese stets nachvollziehbar und nachprüfbar sind und umfasst sowohl organisatorische als auch technische Aspekte.
Eine Schnittstelle ist eine Verbindungsstelle zwischen Funktionseinheiten eines Datenverarbeitungs- oder Datenübertragungssystems, an der der Austausch von Daten und Signalen erfolgt. In der digitalen Buchhaltung geht es zum einen um die Schnittstelle zwischen Steuerberater und Mandanten. Hierfür werden Programme und Softwares benötigt, die als digitale Verbindungsstelle für den Datenaustausch dienen können.
Wer einen neuen Shop aufmachen möchte, greift heutzutage oft zur online Variante, nicht zuletzt, da er sich dabei Kosten für die Ladenfläche spart. Was sich nicht vermeiden lässt, ist allerdings auch hier eine korrekte Buchhaltung zu führen. Nicht alles läuft dabei im Online-Handel bzw. E-Commerce so ab, wie das im Ladengeschäft der Fall ist.
Jeder Arbeitnehmer erhält in regelmäßigen Abständen, häufig am Ende des Monats, die sogenannte Entgeltabrechnung. Eine Ausstellung in Papierform ist nicht notwendig. Das Dokument kann ebenso gut in elektronischer Form übermittelt werden.
Am Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung, also der Entgeltabrechnung, sind drei Parteien beteiligt: der Steuerberater, sein Mandant als Arbeitgeber und dessen Mitarbeiter als Arbeitnehmer. Die DATEV bietet ein umfassendes Paket an Lösungen für die digitale Lohnabrechnung an
Eine korrekte und faire Erfassung der individuell geleisteten Arbeit, ist für Arbeitnehmer wie für Arbeitgeber wichtig. Die digitale Zeiterfassung bringt sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer Vorteile.
In einem Unternehmen liegt über jeden Mitarbeiter eine Personalakte vor. Klassischer Weise liegt die Personalakte in Papierform vor, doch immer mehr Unternehmen führen die digitale Personalakte ein und gehen so einen weiteren Schritt in Richtung digitales Büro.
Damit ein Unternehmen bei wachsender Größe nicht früher oder später im Chaos versinkt, benötigt es ein gutes Organisationssystem für alle vorhandenen Daten und Dokumente. Dank einer rasanten Weiterentwicklung im digitalen Bereich, kann heute jeder komfortabel und kostengünstig ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen.
Geht man bei der Buchhaltung in der Gastronomie ins Detail, gibt es ein paar Unterschiede zu anderen Unternehmen. Um alle rechtlichen Vorschriften korrekt umzusetzen und von einer sauberen Buchhaltung profitieren zu können, empfiehlt sich eine digitale Buchhaltung mit Hilfe von Softwarelösungen zu etablieren. Es existieren bereits Lösungen speziell für die Gastronomie.
Um sich bei den verschiedenen Anwendungen und Programmen der DATEV und speziell bei DATEV Unternehmen online anzumelden, gibt es mehrere Möglichkeiten, die auf unterschiedliche Weise funktionieren.
Das Programm DATEV Unternehmen online ist eine gute Möglichkeit der Verbindung zwischen Steuerberater und Mandanten. Über die verschiedenen Anwendungen, können alle Schritte der digitalen Buchhaltung erledigt werden. Für die Nutzung von Unternehmen online und manche Zusatzanwendungen, berechnet DATEV eine Gebühr.
Zu den Teilanwendungen des Programms DATEV Unternehmen online zählt auch DATEV Bank online. Hier können Rechnungen bezahlt, Lastschriften angelegt und Kontoumsätze geprüft werden.
Das Programm DATEV Arbeitnehmer online soll Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammenbringen. Über das Portal kann die Entgeltrechnung vom Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Die Nutzung des Programms hat Vor- und Nachteile.
Bereits zum 15. Mal hat FOCUS-MONEY Steuerberater getestet und bundesweit aus rund 98 000 Experten die Top-Steuerberater 2020 gezählt. Wie bereits im letzten Jahr, darf sich die Kanzlei Vellante auch in diesem Jahr wieder dazu zählen.
Der Kontoauszugsmanager der DATEV - RZ-Bankinfo - vereinfacht die digitale Buchhaltung. Die Anwendung unterstützt beim Abholen und Verbuchen von Kontoumsätzen. Für die Nutzung des Kontoauszugsmanagers fallen jedoch, je nach Bank, unterschiedliche Kosten an.
Für einen reibungslosen Ablauf in der digitalen Buchhaltung, muss der richtige Rhythmus für die Übertragung, Verbuchung und Auswertung von Belegen gefunden werden. Auch die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant sollte möglichst effizient gestaltet werden.
Mit der Anwendung Arbeitnehmer online wird eine Verbindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschaffen. Das Programm besteht aus zwei Teilbereichen, "Meine Abrechnungen" und "Meine Reisen". Um den Mitarbeitern einen Zugang zu Arbeitnehmer online zu ermöglichen, muss der Arbeitgeber sie zunächst freischalten.
Die Mitarbeiter in der Buchhaltung kümmern sich unter anderem um das Bearbeiten und Ablegen von Belegen. Solche Belege sind beispielsweise Ein- und Ausgangsrechnungen. In Unternehmen mit digitaler Buchhaltung gibt es hierbei ebenso Dinge zu beachten, wie in Unternehmen mit analoger Buchhaltung.