Digitalsierung Blog der Steuerkanzlei Thomas Vellante
alles was Sie zur Digitalsierung im Unternehmen wissen müssen
Der digitale Wandel im Unternehmen stellt Unternehmer vor Herausforderungen. In diesem Beitrag lernen Sie die wichtigsten internen und externen Faktoren kennen, erfahren alles zu den Vorteilen der Digitalisierung und wie Sie hilfreichen Tipps in die Digitaliserung einsteigen.
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Den Fortbildungsvortrag eines Experten aus Washington anhören? Sich mit den Kollegen aus China und Brasilien absprechen? Dank fortschreitender Digitalisierung ist dies mittlerweile jederzeit und ohne größere Probleme möglich.
Durch Digitalisierung die Umwelt schützen, das geht zum Beispiel mit dem grünen Bon. Der grüne Bon ist die digitale Variante des herkömmlichen Kassenbons. In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2020 Bonpflicht. Das bedeutet, dass jedes Geschäft mit elektronischem Kassensystem, bei jeder Transaktion einen Bon ausstellen muss.
Buchhaltung bedeutet für die meisten Pendelordner, Aktenschränke und eine Menge Papier, nichts, über das man sich unbedingt freut. Doch das muss nicht so sein. Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung ermöglicht einen Wechsel vom Papierverkehr zum digitalen Verkehr zwischen Steuerberater und Mandant. Unter der Beachtung einiger Regeln, bringt das für beide Seiten viele Vorteile.
Die Digitalisierung von Abläufen spart Ressourcen, nicht zuletzt Zeit und Papier. Daher scheint dieser Prozess auch für die Verbindung zwischen Steuerberater und Unternehmen sinnvoll. Damit die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung nicht zum Hindernis wird, sondern im Gegenteil eine Chance für alle Beteiligten darstellt, ist eine geeignete Plattform für den Austausch nötig. Hierfür bietet sich Unternehmen online an.
Die Finanzbuchhaltung oder kurz FiBu ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfasst alle Zahlungsvorgänge und Bewertungen eines Unternehmens. Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen eines Unternehmens voran und sollte auch in der Finanzbuchhaltung Beachtung finden.
Für die digitale Buchhaltung ist es notwendig, dass Belege und Dokumente auch digital vorliegen. Belege in Papierform müssen folglich umgewandelt werden. Dieser Prozess wird als ersetzendes Scannen bezeichnet. Ersetzendes Scannen besteht aus drei Schritten: Erfassen, Archivieren und Vernichten.
Eine Elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, erfüllt den gleichen Zweck wie eine Papierrechnung. Sie liegt allerdings nicht analog vor, sondern wird in elektronischer Form ausgestellt, übermittelt und empfangen. Der Versand ist beispielsweise per Mail mit oder ohne PDF-Anhang oder per Web-Download möglich.
Als Verfahrensdokumentation, wird die Aufzeichnung und Aufbewahrung aller steuerlich und buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorfälle sowie ergänzender Informationen bezeichnet. Sie soll garantieren, dass diese stets nachvollziehbar und nachprüfbar sind und umfasst sowohl organisatorische als auch technische Aspekte.
Eine Schnittstelle ist eine Verbindungsstelle zwischen Funktionseinheiten eines Datenverarbeitungs- oder Datenübertragungssystems, an der der Austausch von Daten und Signalen erfolgt. In der digitalen Buchhaltung geht es zum einen um die Schnittstelle zwischen Steuerberater und Mandanten. Hierfür werden Programme und Softwares benötigt, die als digitale Verbindungsstelle für den Datenaustausch dienen können.
Wer einen neuen Shop aufmachen möchte, greift heutzutage oft zur online Variante, nicht zuletzt, da er sich dabei Kosten für die Ladenfläche spart. Was sich nicht vermeiden lässt, ist allerdings auch hier eine korrekte Buchhaltung zu führen. Nicht alles läuft dabei im Online-Handel bzw. E-Commerce so ab, wie das im Ladengeschäft der Fall ist.
Jeder Arbeitnehmer erhält in regelmäßigen Abständen, häufig am Ende des Monats, die sogenannte Entgeltabrechnung. Eine Ausstellung in Papierform ist nicht notwendig. Das Dokument kann ebenso gut in elektronischer Form übermittelt werden.
Am Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung, also der Entgeltabrechnung, sind drei Parteien beteiligt: der Steuerberater, sein Mandant als Arbeitgeber und dessen Mitarbeiter als Arbeitnehmer. Die DATEV bietet ein umfassendes Paket an Lösungen für die digitale Lohnabrechnung an
Eine korrekte und faire Erfassung der individuell geleisteten Arbeit, ist für Arbeitnehmer wie für Arbeitgeber wichtig. Die digitale Zeiterfassung bringt sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer Vorteile.
In einem Unternehmen liegt über jeden Mitarbeiter eine Personalakte vor. Klassischer Weise liegt die Personalakte in Papierform vor, doch immer mehr Unternehmen führen die digitale Personalakte ein und gehen so einen weiteren Schritt in Richtung digitales Büro.
Damit ein Unternehmen bei wachsender Größe nicht früher oder später im Chaos versinkt, benötigt es ein gutes Organisationssystem für alle vorhandenen Daten und Dokumente. Dank einer rasanten Weiterentwicklung im digitalen Bereich, kann heute jeder komfortabel und kostengünstig ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen.
Geht man bei der Buchhaltung in der Gastronomie ins Detail, gibt es ein paar Unterschiede zu anderen Unternehmen. Um alle rechtlichen Vorschriften korrekt umzusetzen und von einer sauberen Buchhaltung profitieren zu können, empfiehlt sich eine digitale Buchhaltung mit Hilfe von Softwarelösungen zu etablieren. Es existieren bereits Lösungen speziell für die Gastronomie.
Um sich bei den verschiedenen Anwendungen und Programmen der DATEV und speziell bei DATEV Unternehmen online anzumelden, gibt es mehrere Möglichkeiten, die auf unterschiedliche Weise funktionieren.
Das Programm DATEV Unternehmen online ist eine gute Möglichkeit der Verbindung zwischen Steuerberater und Mandanten. Über die verschiedenen Anwendungen, können alle Schritte der digitalen Buchhaltung erledigt werden. Für die Nutzung von Unternehmen online und manche Zusatzanwendungen, berechnet DATEV eine Gebühr.
Zu den Teilanwendungen des Programms DATEV Unternehmen online zählt auch DATEV Bank online. Hier können Rechnungen bezahlt, Lastschriften angelegt und Kontoumsätze geprüft werden.
Das Programm DATEV Arbeitnehmer online soll Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammenbringen. Über das Portal kann die Entgeltrechnung vom Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Die Nutzung des Programms hat Vor- und Nachteile.
Bereits zum 15. Mal hat FOCUS-MONEY Steuerberater getestet und bundesweit aus rund 98 000 Experten die Top-Steuerberater 2020 gezählt. Wie bereits im letzten Jahr, darf sich die Kanzlei Vellante auch in diesem Jahr wieder dazu zählen.
Der Kontoauszugsmanager der DATEV - RZ-Bankinfo - vereinfacht die digitale Buchhaltung. Die Anwendung unterstützt beim Abholen und Verbuchen von Kontoumsätzen. Für die Nutzung des Kontoauszugsmanagers fallen jedoch, je nach Bank, unterschiedliche Kosten an.
Für einen reibungslosen Ablauf in der digitalen Buchhaltung, muss der richtige Rhythmus für die Übertragung, Verbuchung und Auswertung von Belegen gefunden werden. Auch die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant sollte möglichst effizient gestaltet werden.
Mit der Anwendung Arbeitnehmer online wird eine Verbindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschaffen. Das Programm besteht aus zwei Teilbereichen, "Meine Abrechnungen" und "Meine Reisen". Um den Mitarbeitern einen Zugang zu Arbeitnehmer online zu ermöglichen, muss der Arbeitgeber sie zunächst freischalten.
Die Mitarbeiter in der Buchhaltung kümmern sich unter anderem um das Bearbeiten und Ablegen von Belegen. Solche Belege sind beispielsweise Ein- und Ausgangsrechnungen. In Unternehmen mit digitaler Buchhaltung gibt es hierbei ebenso Dinge zu beachten, wie in Unternehmen mit analoger Buchhaltung.
Nicht jeder ist bereit, seine Buchhaltung abzugeben, viele wollen das Zepter selbst in der Hand behalten. Wer seine Geschäftsvorfälle selbst aufzeichnet und in geeigneter Form dokumentiert, wird als Selbstbucher bezeichnet. Der Steuerberater nimmt in diesem Fall eine Kontroll- und Beratungsfunktion ein.
Ein Steuerberater übernimmt viele wichtige Aufgaben für seine Mandanten. Der Leistungsumfang kann dabei vom Mandanten selbst bestimmt werden. Die einen sind Selbstbucher, andere geben fast die gesamte Buchhaltung ab.
Als Arbeitnehmer hat man Anspruch auf eine bestimmte Anzahl an Urlaubstagen im Jahr. Damit ein Arbeitgeber mit dem Ausfall seiner Mitarbeiter planen kann und nicht alle in derselben Woche in den Urlaub gehen, muss der Urlaub frühzeitig angemeldet und vermerkt werden. Dies kann mit Hilfe eines digitalen Urlaubskontos erfolgen.
Lohnzettel, Gehaltsabrechnung oder Brutto/Netto-Abrechnung, alle Begriffe meinen dasselbe. Das Dokument kommt regelmäßig beim Arbeitnehmer an und enthält wichtige Angaben.
Anfang eines jeden Jahres erhält ein Arbeitnehmer einen Nachweis, wie viel er im vergangenen Kalenderjahr verdient hat und wie viele Steuern und Abzüge der Arbeitgeber davon einbehalten hat. Das Dokument wird als Lohnsteuerbescheinigung bezeichnet.
Jedes Unternehmen hat ein Interesse daran, stets einen Überblick über die eigene finanzielle Lage zu haben. Die jährliche Bilanz ist hierfür nicht ausreichend. Daher gibt es eine weitere Auswertung, die monatlich erstellt wird, die sogenannte BWA.
Um ein Unternehmen erfolgreich zu führen, sollte man stets einen Überblick über aktuelle Zahlen und Entwicklungen innerhalb des Unternehmens bewahren. Hierfür gibt es verschieden Mechanismen und Auswertungen. Eine davon ist der Controlling Report.
Der Steuerberater erstellt für seine Mandanten regelmäßig Auswertungen, die die aktuelle wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens darstellen. Neben der betriebswirtschaftlichen Auswertung, kann das auch eine sogenannte Summen- und Saldenliste sein.
Noch nicht ausgeglichene Buchungen auf einem Konto werden als offene Posten bezeichnet. Da es in den meisten Unternehmen viele offene Posten gibt, wird eine sogenannte „Offene Posten Liste“ (OPOS-Liste) geführt.
Rund zwei Drittel aller Steuererklärungen werden mittlerweile elektronisch übermittelt – Tendenz steigend. Die elektronische Steuererklärung wird auch bei normalen Steuerpflichtigen immer mehr zum Standard. Bei der Steuererklärung bietet sich oft die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater an.
Die Kosten für einen Steuerberater sind nicht fest, sondern orientieren sich meist am Aufwand sowie am Einkommen und hängen zusätzlich von der individuellen Situation ab. Mit Hilfe der Steuerberatergebührenvergütungsverordnung (StBVV) lässt sich jedoch überprüfen, ob es sich um ein angemessenes oder überteuertes Honorar handelt.
Wer ein Webinar abhalten möchte, muss sich zunächst für eine Software entscheiden. Auf dem Markt gibt es unzählige verschiedene Anbieter. Die einzelnen Programme unterschieden sich jeweils in einigen Punkten voneinander. Je nach Ziel und Ablauf sind verschiedene Tools und Features von Vorteil.
Als Datentransfer oder Filetransfer wird die Übertragung von digitalen Daten bezeichnet. Es geht darum, Informationen von einem Sender an einen Empfänger zu übermitteln. Daher wird auch von Daten- oder Informationsübertragung gesprochen. Der Datentransfer erfolgt über das Internet.
In Deutschland sind die Bürger gegen verschiedene Risiken oder Vorfälle durch eine gesetzliche Pflichtversicherung abgesichert. Die sogenannte Sozialversicherung schützt die breite Bevölkerung gegen Schäden, die die soziale Existenzgrundlage gefährden. Für die Anmeldung ist der Arbeitgeber zuständig.
Für Arbeitnehmer gelten grundsätzlich die Rechtsvorschriften des Mitgliedstaates in dem sie arbeiten. Sind sie aber nur vorübergehend in einem anderen EU-Mitgliedsland tätig, gilt ausnahmsweise weiterhin das Recht des Entsendestaates. Um das nachzuweisen, wird eine A1-Bescheinigung benötigt.
Die Digitalisierung schreitet auch im Jahr 2020 weiter voran. Gerade für Unternehmen ist es wichtig, im digitalen Wandel mitzuhalten. Ob und wie dies gelingt und welche Auswirkungen daraus resultieren, wird regelmäßig in Studien untersucht.
Eine wachsende Datenmenge und neue Technologien bringen im Controlling und dem dazugehörigen Reporting neue Möglichkeiten aber auch neue Herausforderungen. Diese lassen sich mit einer Umstellung zum digitalen Reporting bewältigen.