Vom Seminar zum Webinar – die virtuelle Seminar-Form

Vom Seminar zum Webinar - virtuelle Seminare

Den Fortbildungsvortrag eines Experten aus Washington anhören? Sich mit den Kollegen aus China und Brasilien absprechen? Dank fortschreitender Digitalisierung ist dies mittlerweile jederzeit und ohne größere Probleme möglich. Doch was genau versteckt sich hinter Begriffen wie Webinar oder Webmeeting? Wie funktioniert das Ganze und vor allem warum sollte man es unbedingt nutzen?

Webinar vs. Webmeeting - was ist der Unterschied?

Das Webinar

Der Begriff Webinar setzt sich zusammen aus Web und Seminar. Kurz gesagt handelt es sich demnach um ein Seminar oder eine Fortbildung im virtuellen Raum. Das Wort selbst ist seit 2003 als Wortmarke patentiert. Bei einem Web-Seminar stehen ein oder mehrere Sprecher einem relativ großen Publikum gegenüber, dem sie ihren Vortrag halten. Meist werden nicht nur Audiodateien übertragen, sondern es findet auch eine Bildübertragung mittels einer Webcam oder ähnlichem statt. Das Webinar kann problemlos interaktiv gestaltet werden. Je nach Software sind Features wie ein Live-Chat oder Poll-Fragen möglich. Die Moderation wird von einer oder mehrerne Personen geführt. Oft gibt es zudem ein integriertes Whiteboard, auf dem alle Teilnehmer mit dem Moderator gemeinsam arbeiten können. Solche Tools fördern ein aktives und aufmerksames Publikum Die Plattformen sind meist von unterschiedlichen Geräten wie Smartphone, Laptop, Tablet etc. zugänglich, sodass jeder Teilnehmer seinen gewünschten Zugang auswählen kann. Die Teilnahme erfolgt in der Regel über einen Link. An einem Web-Seminar kann man entweder, wie bei einer Videokonferenz, mit Bild bzw. Video teilnehmen oder ohne. Bei größerer Teilnehmeranzahl werden die Bilder meist ausgeschaltet.

Das Webmeeting

Beim Webmeeting hingegen geht es weniger um einen Vortrag, als vielmehr um den Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit aller beteiligten Personen. Auch das Format Webmeeting findet online statt. Die Teilnehmerzahl liegt meist zwischen 3 und 10 Personen, damit ein sinnvoller Austausch möglich ist. Sie ist also deutlich geringer, als bei einem Webinar. Im Vordergrund steht nicht die Vermittlung von Wissen durch einen einzelnen Referenten, sondern die Interaktion der Teilnehmer. Online-Meetings können beispielsweise für Bewerbungsgespräche, Freigaberunden oder Projektmeetings eingesetzt werden. Oft werden sie kurzfristig einberufen und ermöglichen auch eine spontane Teilnahme, zum Beispiel aus dem Homeoffice.

Ablauf eines erfolgreichen Webinars

Für einen reibungslosen Ablauf wird im Vorfeld der Termin bekanntgegeben. Nach der Anmeldung erhalten alle Teilnehmer einen Link, meist per Mail, mit dem sie sich zu Beginn des Webinars von ihrem Gerät aus einloggen können. Die Teilnehmer brauchen also lediglich ein Gerät, welches mit der Software für das Online-Seminar kompatibel ist sowie eine stabile Internetverbindung. Bei manchen Webinar-Softwares muss jeder Teilnehmer einen eigenen Account erstellen, um am Webinar teilnehmen zu können. Andere Softwares erfordern keine Anmeldung. Auch ein Download ist nicht immer nötig, manche Programme können einfach über einen Internet-Browser aufgerufen werden.  Wie bei einem klassischen Seminar auch, gibt es einen festgelegten Start- und Endzeitpunkt. Während des Webinars, kann der Referent den Ablauf frei gestalten. Er hat die Möglichkeit sein Publikum mit einzubeziehen oder aber in der reinen Form eines Vortrags zu bleiben und auf Interaktion zu verzichten.

Einsatzmöglichkeiten

Ein Web-Seminar ist ein Videokonferenz- und Videomarketingtool. Es kann für verschiedene Anlässe genutzt werden. Immer dann, wenn viele Menschen zu einem bestimmten Thema informiert werden sollen, ist das Format sinnvoll. Solche Anlässe sind beispielsweise:

  1. Einführungen und Erläuterungen von Produkten/ Produktdemo
  2. Schulungen und E-learning
  3. Online-Pressekonferenzen
  4. Konferenzen
  5. Vermarktung von Produkten
  6. Große Meetings
  7. Veranstaltungen
  8. Diskussionen
  9. Präsentationen

Das Ziel eines Webinars ist aus Sicht des Betreibers meist die Bindung von Bestandskunden und die Gewinnung von Neukunden. Außerdem können wertvolle Daten über die Teilnehmer gesammelt werden. Es kann aber auch schlicht der Kommunikation eines oder mehrerer Moderatoren mit einer größeren Anzahl an Zuschauern dienen. Welche Funktionen ein Webinar letzendlich erfüllt, hängt vom Anbieter und dessen Intentionen ab. 

Vorteile von virtuellen Seminaren

  1. Keine Ortsgebundenheit An einem Webinar kann jeder teilnehmen, unabhängig davon wo er sich befindet. Die einzigen Voraussetzungen sind ein mit der Software kompatibles Gerät und eine stabile Internetverbindung.
  2. Kosteneinsparungen Reisekosten und Reisezeiten fallen weg, da es keine Ortsgebundenheit mehr gibt. Es muss auch kein großer Veranstaltungsraum für die Teilnehmer gemietet werden.
  3. Teilnehmerzahl Zwar ist die Teilnehmerzahl nicht unbedingt unbegrenzt, da fast alle Softwares hier meist abhängig vom Preis einen Rahmen festlegen. Dennoch können recht einfach viele Teilnehmer erreicht werden. Je weniger Interaktion für das Webinar geplant ist, desto höher kann die Teilnehmerzahl angesetzt werden, da im Fall eines reinen Vortrages keine Kommentare oder Rückfragen moderiert werden müssen. Viele Webinar-Softwares unterstützen auch das parallele Streaming auf YouTube oder Facebook Live.
  4. Auswertung und Speicherung Die abgehaltenen Sitzungen können währenddessen problemlos aufgezeichnet werden. So lässt sich ein Webinar auch später nochmals anschauen. Daten die während des Seminars beispielsweise aus Umfragen gewonnen wurden, können ebenfalls nachträglich weiterverwendet werden.
  5. Web-Tools Ein Seminar das online abgehalten wird eröffnet neue Möglichkeiten im Vergleich zu einem Standard-Seminar. Tools wie Umfragen oder ein Live-Chat lassen sich ohne Probleme einbauen. Auch eine Bildschirmübertragung ist möglich, bei der alle Teilnehmer den Bildschirm des Referenten sehen.

Nachteile von virtuellen Seminaren

Das größte Hindernis, das es bei einem Webinar geben kann, ist die Technik. Auf Teilnehmerseite bedeuten eine ausgefallene Internetverbindung oder ein defektes Gerät, dass die Teilnahme nicht möglich ist. Hat der Referent Probleme mit der Verbindung, muss unter Umständen sogar das ganze Seminar ausfallen. Als Nachteil kann ebenfalls gesehen werden, dass die Reaktionen des Publikums nicht so authentisch eingefangen werden können. Die Teilnahme findet gerade bei großer Teilnehmerzahl oft auch ohne Bild oder manchmal ganz anonym statt. Nicht zu vergessen ist bei internationalen Webinaren zudem die Zeitverschiebung. So praktisch das Wegfallen der Ortsgebundenheit ist, muss man dennoch bedenken, dass nicht in jedem Land zur gleichen Zeit Tag ist.

Webinar interaktiv gestalten

Einer der großen Vorteile des Webinars ist die Möglichkeit der Interaktivität. Sie ist unter anderem wichtig, um die Teilnehmerkonzentration zu erhalten. Einseitige Moderation kann nach einer gewissen Zeit ermüdend sein. Je nachdem, welches Ziel mit dem Webinar verfolgt wird, können bei der Durchführung unterschiedliche Tools verwendet werden. Mögliche Tools sind zum Beispiel:

  1. Chat
    In einem Live-Chat können die Teilnehmer Fragen und Anmerkungen einbringen. Der Referent kann auf diese in seinem Vortrag eingehen. Der Chat ist auch ein gutes Tool, um eine Diskussion mit den Zuschauern zu ermöglichen.
  2. Umfragen
    Die Teilnehmer können aus zwei oder mehr Antwortmöglichkeiten auswählen. Das Ergebnis kann anschließend direkt präsentiert werden. Umfragen können für Meinungsbilder, aber auch für Wissensabfragen genutzt werden.
  3. Whiteboard
    Der Referent kann Folien für die Teilnehmer freischalten, auf denen diese schreiben oder malen können. So kann beispielsweise ein gemeinsames Brainstorming stattfinden.
  4. Gruppenarbeit
    Innerhalb des Webinars können kleinere Untergruppen gebildet werden, die für einen gewissen Zeitraum in einen eigenen Online Seminarraum geschickt werden. Die einzelnen Gruppen können zum Beispiel Arbeitsstellungen bearbeiten, die anschließend vorgestellt werden.
  5. Einzelarbeit und Fragestellungen
    Bei Einzelarbeiten kann selbstverständlich nicht jeder Teilnehmer am Ende seine Ergebnisse vorstellen. Dennoch kann der Referent Fragestellungen in den Raum werfen oder Denkanstöße geben und den Teilnehmern anschließend Zeit lassen, darüber nachzudenken, bevor der Vortrag fortgesetzt wird.

Webinar Software

Es gibt viele Anbieter von Webinarplattformen auf dem Markt. Welche Lösung die beste ist, muss jeder vor der Durchführung eines Webinars selbst entscheiden. Einige Softwares enthalten Gratisversionen mit begrenzter Dauer und begrenzter Teilnehmeranzahl. Diese sind vor allem für Privatpersonen attraktiv, die Präsentationen oder Diskussionen in kleinerem Kreis durchführen wollen. Für Unternehmen, die viele Lizenzen benötigen, gibt es ebenfalls spezielle Angebote. Einige der beliebtesten und bekanntesten Softwares sind momentan:

  • Zoom
  • Click Meeting
  • Cisco Webex
  • MS Teams
  • GoToWebinar

Bei der Wahl der richtigen Software sollte vor allem auf enthaltene Funktionen, Kosten, die mögliche Anzahl der Teilnehmer sowie die maximal mögliche Dauer der abgehaltenen Webinare geachtet werden.