Verfahrensdokumentation – Aufbau und korrekte Erstellung

Bei der digitalen Buchhaltung laufen in einem Unternehmen verschiedene Prozesse ab. Beispielsweise müssen alle Belege in eine elektronische Version überführt werden. Die Digitalisierung und anschließende Archivierung von Belegen, inklusive der Vernichtung der Originalbelege wird als ersetzendes Scannen bezeichnet. Zusammen mit den anderen Prozessen in der Buchhaltung muss er in einer sogenannten Verfahrensdokumentation genauestens dokumentiert werden. Als Verfahrensdokumentation, wird die Aufzeichnung und Aufbewahrung aller steuerlich und buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorfälle sowie ergänzender Informationen bezeichnet. Sie soll garantieren, dass diese stets nachvollziehbar und nachprüfbar sind und umfasst sowohl organisatorische als auch technische Aspekte.

Warum benötige ich eine Verfahrensdokumentation?

Das Erstellen einer vollständigen und korrekten Verfahrensdokumentation wird von der GoBD vorgeschrieben. Sie soll beweisen, dass ein Unternehmen die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabeordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Aufbewahrung und Löschung von Daten und Belegen erfüllt. Jedes steuerpflichtige Unternehmen ist dazu verpflichtet, unabhängig von der Größe. Nur Einzelunternehmer und Freiberufler ohne Mitarbeiter müssen keine Verfahrensdokumentation anfertigen. Die GoBD fordert die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchungen in der Buchhaltung. Dies wird über eine solche Dokumentation möglich gemacht. Die Verfahrensdokumentation soll so übersichtlich gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Unternehmensstrukturen und -prozesse verschaffen kann. Dafür müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens logisch und vollständig dargelegt werden.

Aufbau der Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist keine einmalige Sache. Sie muss immer aktualisiert und fortgeführt werden. In der Dokumentation müssen alle Datenverarbeitungs-systeme vorkommen, in denen steuerrelevante Informationen erzeugt oder verarbeitet werden. Für jedes System müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens korrekt und vollständig dokumentiert sein. Dies können folgende Systeme und Bereiche sein:

  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Kassensysteme
  • Warenwirtschaftssysteme/ Rechnungserstellungsprogramme
  • ERP-Systeme
  • Zahlungssysteme
  • Umgang bzw. Ablage von Papierbelegen
  • Umgang bzw. Ablage von gescannten Belegen
  • E-Mail-Programme
  • Archive
  • Schnittstellen zwischen den Systemen

Es werden also Informationen darüber geliefert, wie ein Unternehmen Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und archiviert und welche IT-Systeme dabei eingesetzt werden. Weiter sind Sicherheitsvorkehrungen zu nennen, die die Daten vor Verfälschung und Datenverlust schützen. Außerdem sollte der Zugriff auf die Daten sowie interne Kontrollsysteme beschreiben werden. Jede Änderung, die an Systemen oder Verfahren in diesen Bereichen vorgenommen wird, muss genau Dokumentiert werden. Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt dabei nicht unbedingt von der Größe des Unternehmens ab, sondern von der Anzahl an eingesetzten EDV-Teilsystemen. Es gibt keine genauen gesetzlichen Vorschriften, wie eine Verfahrensdokumentation aufgebaut sein muss. Die GoBD schlägt für den Aufbau und die Gliederung vier Teilbereiche vor:

  1. Allgemeiner Teil
    Dieser Umfasst die Beschreibung der Geschäftstätigkeit und der steuerlichen Pflichten, die Zuständigkeit für die Verfahrensdokumentation sowie Änderungen und Versionen
  2. Anwenderdokumentation
    Hier werden die fachlichen Prozesse beschrieben
  3. Technische Systemdokumentation
    Dies umfasst die Beschreibung aller eingesetzten Systeme sowie Hard- und Softwares
  4. Betriebsdokumentation
    Hier wird der Einsatz der Systeme in den fachlichen Prozess, das interne Kontrollsystem und die Ablage und Archivierung von Belegen beschrieben

 

Daneben gibt es noch weitere Vorschläge für eine Muster-Verfahrensdokumentation, an der man sich als Unternehmen orientieren kann. Eine weitere Aufbaumöglichkeit wäre zum Beispiel folgendermaßen:

  1. Übersicht
    Nach einem Deckblatt sollten die fortlaufenden Versionen der Verfahrensdokumentation sowie die Bestandteile aufgelistet werden. Anschließend an das Verfahrensverzeichnis, folgen die wesentlichen Teilprozesse des Unternehmens, die steuerlich relevante Informationen enthalten. Mit kurzer Beschreibung sollte hier die Stammdatenpflege, Beschaffung, Auftragsbearbeitung, Vertrieb/ Verkauf, Verbuchung und der Zahlungsverkehr aufgelistet werden.
  2. Systeme und Systemdokumentation
    Im nächsten Abschnitt folgen Anwendungen aus dem Unternehmen, die mit steuerrelevanten Informationen in Berührung kommen wie Online-Banking-Programme, E-Mail-Programme, Buchführungssoftware oder eine Software für die Personalabrechnung. Für alle relevanten Systeme sollte eine Hersteller-, Installations- und Betriebsdokumentation sowie die jeweiligen Zugangsberechtigungen erfasst werden.
  3. Auslagerung
    Falls die Buchhaltung oder andere steuerlich relevante Prozesse im Unternehmen ausgelagert sind, sollte das ebenfalls erwähnt werden.
  4. Belegablage und Aufbewahrung
    Der gesamte Prozess der Belegsicherung, von der Digitalisierung, über die Verarbeitung hin zur Archivierung und Vernichtung muss genauestens dokumentiert sein.
  5. Anhang
    Zur besseren Übersicht kann eine Checkliste angehängt werden, die alle in der Verfahrensdokumentation genannten Systeme, Dokumente und Daten beinhaltet sowie Informationen wo diese digital und in Papierform abgelegt sind.

Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?

Grundsätzlich lässt sich die Verfahrensdokumentation mit einem normalen Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder ähnlichem erstellen. Wichtig ist, dass der Import von Bildern und ein Inhaltsverzeichnis möglich sind. Vorlagen und Muster zu einer korrekten Erstellung lassen sich im Internet herunterladen. Es gibt inzwischen aber auch verschiedene Programme auf dem Markt, die bei einer Verfahrensdokumentation nach den aktuellen Vorschriften helfen. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Software die Dokumentation an das eigene Unternehmen anpassen kann. Auch die DATEV stellt eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Verfügung, welche der Muster-Verfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., Eschborn (AWV) entspricht.

Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem

Teil einer vollständigen und korrekten Verfahrensdokumentation ist ein internes Kontrollsystem. Ein solches soll die Einhaltung der Verfahrensanweisungen zum Umgang mit Belegen und Daten überwachen und muss in der Verfahrensdokumentation aufgeführt werden. Das interne Kontrollsystem sorgt unter anderem für:

  • Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen
  • Funktionstrennungen
  • Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
  • Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
  • Verarbeitungskontrollen
  • Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten

Konsequenzen bei fehlender oder fehlerhafter Verfahrensdokumentation

Wenn bei einer Betriebsprüfung keine oder nur eine fehlerhafte Verfahrensdokumentation vorgewiesen werden kann, kann es dazu kommen, dass der Prüfer die Buchführung verwirft und die Besteuerungsgrundlage schätzt. Dies kann zu einer Hinzuschätzung von fünf bis zehn Prozent führen. Wenn die Buchhaltung allerdings inhaltlich stimmt und trotz fehlender Verfahrensdokumentation keine Mängel bei der Nachvollziehbarkeit bestehen, ist eine solche Schätzung nicht ohne Weiteres erlaubt. Ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Seiten der Finanzverwaltung allerdings durch die fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation nicht mehr gewährleistet, wird geschätzt.

Vorteile der Verfahrensdokumentation für das Unternehmen

Die Erstellung einer korrekten Verfahrensdokumentation ist nicht nur sinnvoll, um bei einer Steuerprüfung abgesichert zu sein. Sie bietet auch noch weitere Vorteile für das Unternehmen. Durch die ausführliche Dokumentation der Prozesse und Systeme werden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar definiert und transparent gemacht. Außerdem können die dokumentierten Abläufe hinsichtlich Effizienz und Effektivität geprüft werden. So können Unternehmensprozesse optimiert werden.