Schnittstellen in der digitalen Buchhaltung

Definition Schnittstelle

Eine Schnittstelle ist eine Verbindungsstelle zwischen Funktionseinheiten eines Datenverarbeitungs- oder Datenübertragungssystems, an der der Austausch von Daten und Signalen erfolgt. In der digitalen Buchhaltung geht es zum einen um die Schnittstelle zwischen Steuerberater und Mandanten. Hierfür werden Programme und Softwares benötigt, die als digitale Verbindungsstelle für den Datenaustausch dienen können. Außerdem geht es um Schnittstellen zwischen Programmen, die für die digitale Buchhaltung genutzt werden. Manche Programme sind nur für bestimmte Bearbeitungsschritt, wie beispielsweise die Aufbewahrung und Verwaltung der digitalen Belege geeignet. Sie verfügen meist über Schnittstellen zu anderen, umfangreicheren Programmen, die die Daten weiterberarbeiten können.

Welche Softwares kommen in Frage?

Auf dem Markt gibt es unzählige Programme und Softwares, die für die digitale Buchhaltung und den Datenaustausch zwischen Mandanten und Steuerberater genutzt werden können. Viele Steuerberater vertrauen auf das Programm DATEV Unternehmen online. Aber auch andere Angebote können problemlos genutzt werden. Die DATEV bietet Schnittstellen zwischen ihrem Programm Unternehmen online und vielen anderen Software Lösungen an. Dabei werden die Daten einfach nach Unternehmen online überführt und sind dort wie gewohnt für den Steuerberater einsehbar. Beispiele für Schnittstellenprogramme sind:

  1. Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
    Ein Dokumentenmanagementsystem wird für die elektronische Aufbewahrung und Verwaltung digitaler Dokumente verwendet. Es beinhaltet das Erfassen, Strukturieren, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten sowie das Löschen nach der vorgeschriebenen Archivierungszeit. Die Software übernimmt damit notwendige Prozesse in einem Unternehmen und macht sie effizienter. Aufgaben, die vorher manuell von einem Mitarbeiter ausgeführt worden, laufen jetzt mit Hilfe des Programmes automatisch ab. Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems ist zudem eine rechtlich konforme Aufbewahrung der Belege garantiert.
  2. Buchhaltungssoftware
    Buchhaltungssoftwares unterstützen unter anderem beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen, Digitalisieren und Archivieren von Belegen oder dem Mahnwesen. Hierbei gibt es meist Vorlagen, die immer wieder verwendet werden können. Sie können außerdem Einnahme-Ausgaben-Rechnungen (EÜR) oder Jahresabschlüsse sowie weitere Berichte und Auswertungen erstellen oder auch mit dem Online-Banking verbunden werden. Auch das Kassenbuch lässt sich über solch eine Software führen.

    Beispiel: sevDesk
    SevDesk ist eine Buchhaltungssoftware mit vielen nützlichen Funktionen. Per sevDesk App lassen sich Belege einfach abfotografieren und so digitalisieren und direkt hochladen. Dank künstlicher Intelligenz werden alle wichtigen Daten auf den Belegen automatisch erkannt. Angebote, Rechnungen oder auch Mahnungen können über das Programm einfach erstellt werden.
    Die Software unterstütz auch die Verbindung zum Online Banking. Durch die Verknüpfung mit dem eigenen Konto, werden Zahlungseingänge automatisch den passenden Ausgangsrechnungen zugeordnet.
    Weiter kann die Umsatzsteuervoranmeldung über sevDesk direkt beim Finanzamt eingereicht werden.
    Wichtig ist auch die Schnittstelle zu DATEV. Alle Daten können einfach nach Unternehmen online exportiert werden und sind dann für den Steuerberater abrufbar.
  3. Bürosoftware
    Der Umfang einer Bürosoftware geht über die Buchhaltung hinaus, sie bietet sozusagen eine All-in-one Lösung. Mit einer solchen Software lassen sich viele Prozesse im Unternehmen steuern wie die Lagerverwaltung, Kundenverwaltung, Buchhaltung, Zeiterfassung und einige mehr.

    Beispiel: orgaMAX
    Die Bürosoftware orgaMAX untergliedert sich in Basisfunktionen und Zusatzmodule, wodurch sie individuell an das jeweilige Unternehmen angepasst werden kann. Zu den Basisfunktionen gehören die Bereiche Stammdaten, Office, Verkauf, Einkauf, Finanzen und Statistiken. Über die Zusatzmodule können beispielsweise Webshop Schnittstellen oder eine Steuerauswertung hinzugefügt werden. Im Bereich der Buchhaltung unterstützt die Software viele wichtigen Funktionen wie Beispielsweise das Mahnwesen oder das Sortieren und Bezahlen von Rechnungen. Der Export der Daten über eine DATEV-Schnittstelle ist mittels eines Zusatzmoduls möglich.
  4. ERP-Softwares
    ERP steht für Enterprise Resource Planning (Geschäftsressourcenplanung). Die Software kann zur Unterstützung, Bündelung und Steuerung sämtlicher in einem Unternehmen bzw. einer Organisation ablaufender Geschäftsprozesse eingesetzt werden. Durch die Vereinheitlichung und Strukturierung von Daten und Datensätzen mit Hilfe einer ERP-Software, ist eine zentralisierte Steuerung der Geschäftsprozesse einfacher. Standard ERP-Module sind ein Warenwirtschaftssystem, ein CRM-System, eine Rechnungswesen Software, eine Produktionsplanung sowie ein Modul für die Lohnbuchhaltung bzw. Personalverwaltung.

    Beispiel: Parity
    Die Parity Software bietet Funktionen in den Bereichen Verkauf, Lager Logistik, Rechnungswesen, E-Commerce und einigen weitern an. Die Features sind individuelle auf das jeweilige Unternehmen und die jeweilige Branche anpassbar. Parity verfügt unter anderem auch über ein Dokumentenmanagementsystem sowie alle wichtigen Funktionen der Finanzbuchhaltung. Auch bei dieser Software können alle Daten wieder mittels DATEV-Schnittstelle nach Unternehmen online exportiert und für den Steuerberater zugänglich gemacht werden.

    Beispiel: SelectLine
    Eine weitere ERP-Software, die sich aus Grund- und Zusatzmodulen zusammensetzt. Für die digitale Buchhaltung ist unter anderem SelecLine Rechnungswesen interessant. Die Rechnungswesen Software unterstützt beim Mahnwesen, Zahlungsverkehr, E-Bilanzen und vielen weiteren Aufgaben. Eine DATEV-Schnittstelle ist vorhanden.
  5. Zahlungsdienstleister
    Von PayPal über Amazon bis Stripe, viele Zahlungsdienstleister lassen sich mit den Programmen zur digitalen Buchhaltung, also auch mit Unternehmen online, verbinden. Eingehende Zahlungen werden dann beispielsweise direkt der richtigen Rechnung zugeordnet. Auch Bankkonten und Kreditkarten können verknüpft werden.

Weiter Software-Beispiele

DATAflor

DATAflor bietet Branchenspezifische Software-Lösungen an. Sie sind für den Bereich Garten- und Landschaftsbau ausgelegt. Unternehmen aus dieser Branche finden hier Hilfe bei Abrechnungen, Kalkulationen und vielem mehr. Auch DATAflor verfügt über eine DATEV-Schnittstelle, wodurch die Daten für den Steuerberater zugänglich gemacht werden können.

PlentyMarkets

PlentyMarkets ist eine Software speziell für den Online Handel. Alle Prozesse im eigenen E-Commerce vom Marktplatz über die Bezahlung zum Versand, können hier koordiniert und verknüpft werden. Auch hier ist die DATEV-Schnittstelle vorhanden.

 

Für die digitale Buchhaltung sind solche elektronischen Schnittstellen zwischen Steuerberater und Mandanten bzw. zwischen den einzelnen Programmen zwingen notwendig. Nur über diese ist ein Austausch der elektronischen Daten möglich. Ob ein Unternehmen sich dabei auf das Programm Unternehmen online beschränkt oder die Software mit weiteren Lösungen, wie einem separaten Dokumentenmanagementsystem kombiniert, bleibt jedem selbst überlassen. Der Vorteil liegt hier unter anderem in der Individualität, mit der die Schnittstellen-Programme ausgewählt und an das jeweilige Unternehmen angepasst werden können. So finden sich beispielsweise auch Branchen spezifische Lösungen. Wichtig ist es darauf zu achten, dass die ausgewählten Softwares GoBD-konform arbeiten und wenn möglich durch mobile Apps bedient werden können. Das ermöglicht das Arbeiten von unterwegs.