Ersetzendes Scannen – so geht es richtig

Ersetzendes Scannen - so geht es richtig | Thomas Vellante Stb

Was ist überhaupt ein Beleg?

Nach der allgemeinen Definition ist ein Beleg ein schriftlicher Nachweis für einen Geschäftsvorfall in einem Unternehmen. Er enthält alle wichtigen Daten, mindestens aber Vorgangsbezeichnung, Datum und Betrag. Es gibt verschiedene Belegarten wie beispielsweise Rechnungen, oder Zahlungsbelege.

Schon heute werden viele Rechnungen und andere Belege nur noch in digitaler Form ausgestellt und auch die Belegverwaltung läuft oft digital. Besonders häufig ist dies logischerweise im Online Handel der Fall, aber auch andere Unternehmen machen von digitalen Rechnungen gebrauch. Dennoch sind wir weit entfernt von einer Welt der papierlosen Buchführung, in der es nur noch digitale Belege gibt. Für die digitale Buchhaltung ist es jedoch notwendig, dass Belege und Dokumente auch digital vorliegen. Belege in Papierform müssen folglich umgewandelt werden. Dieser Prozess wird als ersetzendes Scannen bezeichnet.

Was ist ersetzendes Scannen?

Allgemein gesprochen meint ersetzendes Scannen das digitale Erfassen von Papierbelegen zur digitalen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des dabei entstehenden elektronischen Abbildes sowie die anschließende Vernichtung des originalen Belegs. Es besteht also aus drei Schritten: Erfassen, Archivieren, Vernichten.

Vorteile des digitalen Belegs

Die Vorteile, die ersetzendes Scannen, also die Umwandlung analoger Belege in digitale Belege, mit sich bringt, liegen auf der Hand. Es wird vor allem Platz gespart, denn das Belegarchiv wird digital. Die Papierbelege können nach dem Scan und der ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation vernichtet werden. Dadurch füllen die Papierdokumente nicht mehr unzählige Ordner und Aktenschränke.

Unterstützt durch entsprechende Programme, werden die digitalen Belege sortiert und gespeichert. Ein Wiederfinden der Belege ist jetzt deutlich einfacher und schneller möglich, da das jeweilige Programm die Sucharbeit übernimmt.

Zeit ist bekanntlich Geld und da ersetzendes Scannen letztendlich eine Menge Zeit spart, spart man auch Geld. Die digitalen Prozesse reduzieren die Personalkosten. Gleichzeitig können Kosten für Papier und Lagerräume eingespart werden.

Nicht zuletzt ist für digitale Belege und Dokumente auch der Datenschutz besser gewährleistet. Der Zugriff auf das digitale Belegarchiv ist einfacher zu kontrollieren, als das bei einem analogen Archiv der Fall ist.

Digitalisierte Belege helfen einem Unternehmen zudem bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit verschiedenen Bezugsgruppen. So können Ausgangsrechnungen elektronisch versendet schneller beim Kunden ankommen und werden so auch schneller bezahlt. Eingangsbelege in digitaler Form lassen sich vom Unternehmen selbst schneller bearbeiten. Auch die Kommunikation mit dem Steuerberater wird schneller und einfacher, wenn Daten und Belege digital vorliegen und untereinander versendet werden können.

Rechtliche Bedingungen beim ersetzenden Scannen

Bei allen Vorteilen, darf dennoch der rechtliche Rahmen nicht aus den Augen verloren werden. Die Digitalisierung von Belegen unterliegt einigen Vorschriften, die es unbedingt zu beachten gilt. Geregelt wird das Ganze über die ,,Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Die GoBD werden immer wieder überarbeitet und den Fortschritten in der Digitalisierung angepasst. Die wichtigsten Vorgaben zu den drei Schritten des ersetzenden Scannens lassen sich hierbei zusammenfasssen:

Scannen von Belegen

Nach dem neuesten Stand der GoBD ist mobiles Scannen dem stationären Scanvorgang gleichgestellt. Das bedeutet, dass Belege nicht mehr ausschließlich an ausgewiesenen Scangeräten im Unternehmen digitalisiert werden dürfen, sondern mit einem mobilen Endgerät abfotografiert und anschließend hochgeladen werden können. Außerdem darf der Scanprozess der Belege auch im Ausland durchgeführt werden. So können beispielsweise Eingangsbelege wie eingehende Rechnungen, sofort beim erhalt gescannt und digital abgespeichert werden.

Archivierung der Belege

Mit Archivierung ist die Aufbewahrung der Belege gemeint. Gesetzlich wird eine revisionssichere Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vorgeschrieben. Die Revisionssicherheit beinhaltet unter anderem folgende Punkte.

  1. Nachvollziehbarkeit
    Alle Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. Bei jedem Dokument im Belegarchiv muss protokoliert werden, zu welchem Zeitpunkt es Eingang in das Archiv findet. Zudem muss die Herkunft des Dokuments jederzeit nachvollziehbar sein. 
  2. Maschinelle Auswertbarkeit und Lesbarkeit
    Das Dokument muss lesbar sein, also mithilfe eines Programmes abgebildet werden können. Der digitale Beleg muss mit dem Original bildlich sowie inhaltlich übereinstimmen
  3. Zeitgerechte Belegsicherung
    Belege sollen möglichst unmittelbar nach ihrem Eingang gegen Verlust gesichert werden. Konkret wird hier eine tägliche Führung der Aufzeichnungen empfohlen.
  4. Unveränderbarkeit
    Belege, die Teil des Verarbeitungsprozesses geworden sind, dürfen nicht mehr überschrieben,  gelöscht, geändert oder verfälscht werden, ohne dass dies kenntlich gemacht wird.
  5. Verfügbarkeit
    Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht müssen die Daten jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können.

Durch die digitale Belegablage erfolgt auch die anschließende Belegverwaltung digital. Die Belege sollten daher in einem geeigneten Programm, wie DATEV Unternehmen online oder einer Buchhaltungssoftware, gespeichert werden.  Programme wie diese orden die Belege automatisch und verfügen über eine Suchfunktion, mit der die Dokumente schnell wiedergefunden werden.

Vernichtung von Belegen

Die Digitalisierung von Belegen macht vor allem Sinn, wenn die Originalbelege in Papierform anschließend vernichtet werden können und nicht zusätzlich aufbewahrt werden müssen. Dies ist auch ohne Probleme möglich, wenn die Vorschriften der GoBD beachtet werden. Zentral ist hierbei die Verfahrensdokumentation. Konkret umfasst die Verfahrensdokumentation alle Verfahren und Maßnahmen, die für die Digitalisierung und anschließende elektronische Aufbewahrung, inklusive Vernichtung der originalen Papierbelege, im Unternehmen vorgenommen werden. Kurz gesagt, muss somit der gesamte Prozess des ersetzenden Scannens genau dokumentiert werden. Nötig ist dies, um die digitale Buchhaltung in einem Unternehmen prüfbar und nachvollziehbar zu machen. Hierbei empfiehlt es sich, sich an einer Musterverfahrensdokumentation zu orientieren, um keine relevanten Informationen zu vergessen. Es müssen stets die aktuellen, wie auch die historischen Verfahrensinhalte nachgewiesen werden können.

Die Vernichtung der Dokumente darf erst stattfinden, wenn alle in der Verfahrensdokumentation dargestellten Schritte durchlaufen sind. Zudem muss gewährleistet sein, dass keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten zur analogen Aufbewahrung des Originaldokuments bestehen. Originaldokumente dürfen nicht vernichtet werden, wenn ihr Beweiswert vom Originalzustand abhängt. Beispielsweise bei notariellen Urkunden oder wenn physische Dokumenteigenschaften, wie die Oberflächenbeschaffenheit, eine Beweiskraft haben, die in der digitalen Version des Dokuments nicht nachgewiesen werden kann. Der Beweiswert eines gescannten Dokuments kann gegebenefalls jedoch auch durch eine elektronische Signatur wieder hergestellt werden.  Ebenso von der Vernichtung ausgenommen sind Dokumente, denen aufgrund gesetzlicher Bestimmung im Original besondere Bedeutung zukommt, wie beispielsweise Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse oder Zollpapiere.

Der rechtliche Rahmen für die Verwendung von digitalen Belegen ist nur auf den ersten Blick etwas überwältigend. Bei genauerer Betrachtung stellt man aber fest, dass die Vorgaben klar definiert sind und sich letztendlich beispielsweise im Bereich der Archivierung von Belegen, an denen für analoge Belege orientieren. Der digitale Beleg ist ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung eines Unternehmens und er ist unverzichtbar für die digitale Buchhaltung. Wer sich mit seinem Unternehmen weiterentwickeln will, muss der fortschreitenden Digitalisierung Beachtung schenken und sich auf sie einlassen. Dabei ist der digitale Beleg ein guter Anfang. Nach einer kurzen Einarbeitung in die gesetzlichen Vorschriften, steht einem Wechsel vom analogen zum digitalen Beleg dann auch nichts mehr im Weg.

Technische Grundlage des ersetzenden Scannens - TR-RESISCAN

TR-RESISCAN ist eine technische Richtlinie, welche das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Jahr 2013 veröffentlicht hat. Die vollständige Bezeichnung ist „TR 03138 RESISCAN – Ersetzendes Scannen“. Sie soll Anwendern eine erhöhte Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen bieten. Die TR-RESISCAN hat ausschließlich empfehlenden Charakter und ergänzt bereits bestehende Richtlinien. Sie wird regelmäßig aktualisiert und durch neue Anwendungshinweise ergänzt. Die Richtlinie regelt nicht die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens, sondern allein die technischen Anforderungen und die entsprechende Umsetzung. Sie hilft damit zum einen Anwendern bei der Auswahl der richtigen Scan-Lösung und zum anderen Herstellern und Dienstleistern, damit diese ihre Leistungen TR-konform gestalten können.

Schutzbedarfsanalyse

Nach TR RESISCAN ist als Basis für das rechtssichere Scannen eine Schutzbedarfsanalyse der originären Papierdokumente notwendig. Dabei wird das jeweils angemessene Sicherheitsniveau für das zu verarbeitende Dokument festgelegt. Je nach Schutzbedarf kann eine andere Scanstrategie empfohlen werden. Es gibt drei Schutzbedarfskategorien, normal, hoch und sehr hoch. Sie hängen davon ab, wie viel Schadensauswirkungen theoretisch entstehen können. Bei erhöhtem Schutzbedarf kann eventuell nicht ersetzend gescannt werden und das Originaldokument muss in Papierform erhalten bleiben.

Ersetzendes Scannen mit DATEV Unternehmen online

Das Programm DATEV Unternehmen online unterstützt das ersetzende Scannen und somit die papierlose Buchführung. Die Anwendung wurde vom BSI geprüft und nach TR-RESISCAN zertifiziert. Die Belege werden eingescannt oder abfotografiert. Im Anschluss an den Scanprozess und die digitale Belegablage, können die Papierdokumente vernichtet werden. Voraussetzung sind eine strukturierte Vorgehensweise beim Scannen und die revisionssichere Archivierung der Belege in der DATEV Cloud. Zusätzlich muss eine Verfahrensdokumentation angefertigt werden, die alle Schritte des ersetzenden Scannens dokumentiert. DATEV unterstützt bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation.