Dokumentenmanagementsysteme – Ordnung statt Chaos

Damit ein Unternehmen bei wachsender Größe nicht früher oder später im Chaos versinkt, benötigt es ein gutes Organisationssystem für alle vorhandenen Daten und Dokumente. Am effizientesten ist ein solches System in digitaler Form. Die ersten digitalen Archivsysteme existierten bereits in den 1990er Jahren. Selbstverständlich sind sie nicht mit heutigen Möglichkeiten zu vergleichen. Dank einer rasanten Weiterentwicklung im digitalen Bereich, kann heute jeder komfortabel und kostengünstig ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen. Dokumentenmanagement Softwares können dabei heute viel mehr, als nur Dokumente zu sortieren.

Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems

Dokumentenmanagement besteht aus vier Schritten: Erfassen, Strukturieren, Verteilen/ Bearbeiten und Archivieren.

  1. Dokumentenerfassung
    Dokumente und Daten liegen immer häufiger schon von Anfang an in elektronischer Form vor. Ist dies der Fall, werden sie durch das Dokumentenmanagementsystem automatisch erfasst und einsortiert. Dennoch existieren auch noch viele Papierdokumente. Diese müssen zunächst eingescannt oder durch Abfotografieren digitalisiert werden, bevor das System sie erfassen kann. Das DMS speichert alle Dokumente in einem zentralen Archiv ab. Zusätzlich werden die Metadaten für jedes Dokument in einer Datenbank hinterlegt. Zu den Metadaten gehören das Erstelldatum, die Art des Dokuments, zugeordnete Schlagworte und der enthaltene Text.
  2. Strukturierung
    Ein DMS kann anhand der hinterlegten Metadaten jedes gespeicherte Dokument innerhalb von Sekunden wiederfinden. Es muss dafür jedoch über eine zuverlässige Texterkennung und eine leistungsstarke, integrierte Volltextsuche verfügen. Das System macht es möglich, jederzeit und von überall auf die gesuchten Informationen zuzugreifen.
  3. Verteilung und Bearbeitung
    Ein DMS sollte auch über ein gut funktionierendes Workflow Management verfügen. Der Dokumententransport und die Bearbeitung in den einzelnen Abteilungen erfolgen vollständig auf elektronischem Weg. Die Dokumente werden anhand vordefinierter Parameter automatisch der richtigen Person zur Bearbeitung geschickt. Dabei ist wichtig, dass nicht das Dokument selbst, sondern nur ein Link auf das betreffende Dokument im Dokumentenmanagementsystem versendet wird. So bleibt es während des Workflows weiterhin für alle Mitarbeiter zugänglich. Zudem sollte das DMS sowohl feste Workflows für wiederkehrende Aufgaben und Ad-hoc Workflows für selten auftretende Aufgaben zulassen.
  4. Archivierung
    Der letzte Schritt im Dokumentenmanagement ist ebenso wichtig wie die anderen – die revisionssichere Archivierung. Dokumente müssen für eine gesetzlich bestimmt Zeit aufbewahrt werden, egal ob sie Papierform haben oder digital vorliegen. Dabei ist es wichtig, dass sie nicht nachträglich verändert werden können. Ein DMS übernimmt diese revisionssichere Archivierung und sorgt dafür, dass sie im Falle einer Überprüfung durch die Finanzbehörden jederzeit zugänglich sind.

Versionierung

Wenn verschiedene Personen an einem digitalen Dokument arbeiten, entstehen immer neue Versionen des alten Dokuments. Daher ist es wichtig, dass ein DMS die Änderungen an Dokumenten oder Dateien erkennt und verwaltet. Hierfür wird bei jeder Änderung eine neue Version des Dokuments mit Zeitstempel und Benutzererkennung abgelegt. Die älteren Versionen bleiben zusätzlich erhalten und können weiterhin aufgerufen werden. So können Änderungen jederzeit nachvollzogen werden. Die Versionierung kann automatisch oder manuell erfolgen. Bei der automatischen Versionierung, erkennt das DMS, wenn ein Dokument geändert wurde und anschließend nicht mehr bearbeitet wird. Es speichert dann eine neue Version, die dem Anwender beim nächsten Zugriff gezeigt wird. Er kann aber dennoch zusätzlich auf die alten Versionen zugreifen. Bei der manuellen Versionierung, muss diese durch den Bearbeiter selbst ausgelöst werden, wenn er seine Bearbeitung abgeschlossen hat.

Gesetzliche Vorschriften

Bezüglich Aufbewahrungspflicht und Datenschutz gibt es auch beim Dokumentenmanagement einige Anforderungen zu beachten.

Aufbewahrungspflicht

Jedes Unternehmen, dass durch das Handels- und Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet ist, ist auch zur Aufbewahrung ebendieser verpflichtet. Dabei gelten je nach Art des Dokuments unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen:

Zehn Jahre müssen folgende Dokumente aufbewahrt werden

  • Inventare und Lageberichte
  • Aufzeichnungen und Bücher
  • Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen
  • Rechnungen und Buchungsbelege
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind

Sechs Jahre genügen hingegen bei folgenden Dokumenten

  • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

DSGVO-Konformität

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht kommen die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung ins Spiel. Sie schreibt vor, dass ein DMS in der Lage sein muss, Dokumente und Daten mit Personenbezug nach der vorgeschriebenen Zeit zu Löschen. Gleichzeitig muss es während der Speicherung einem Kunden jederzeit Auskunft über seine persönlichen Daten erteilen können.

GoBD-Konformität

Ein Dokumentenmanagementsystem muss auch den ,,Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronsicher Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) genügen.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

  1. Schneller Zugriff
    Je größer das Unternehmen, desto mehr Dokumente existieren. Von Rechnungen, über Verträge bis hin zu E-Mails. Sind alle diese Dokumente in einem zentralen DMS gespeichert, so können sie komfortabel über eine Suchmaske wiedergefunden werden.
  2. Ortsunabhängigkeit
    Der Zugriff auf Dokumente erfolgt nicht nur schneller, sondern ist auch deutlich flexibler. Mitarbeiter können von verschiedenen Orten auf die zentral gespeicherten Dokumente zugreifen und so beispielsweise problemlos von Zuhause oder aus dem Ausland arbeiten.
  3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
    Die revisionssichere Archivierung und der regelkonforme Umgang mit personenbezogenen Daten, müssen im Unternehmen unbedingt eingehalten werden. Bei den verschiedenen Vorschriften von DSGVO und GoBD verliert man da jedoch leicht den Überblick. Ein Dokumentenmanagementsystem behält alle Fristen im Blick und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Daten jederzeit zugänglich sind.

Integration von Dokumentenmanagementsystemen

  1. Anbindung an die Microsoft-Office Welt
    Da Microsoft-Produkte wie Word, Excel, Outlook etc. standardmäßig in Unternehmen verwendet werden, sollte ihre nahtlose Anbindung an das DMS funktionieren. Im besten Fall bedeutet das, dass sich beispielsweise Word-Dokumente direkt in der Dokumentenmanagement-Anwendung öffnen, verändern und speichern lassen.
  2. Anbindung an das ERP
    Das Enterprise Resource Planning-System (ERP) eines Unternehmens verfügt über andere Daten und Informationen, wie beispielsweise Stammdaten von Lieferanten, als ein DMS. Daher ist es wichtig, dass ein reibungsloser Austausch zwischen beiden Systemen möglich ist, um fehlende Informationen zu ergänzen. Außerdem können alle im ERP-System erzeugten Dokumente im DMS revisionssicher archiviert werden.
  3. Anbindung an DATEV-Unternehmen online
    Dokumente aus der Buchhaltung müssen früher oder später auch zum Steuerberater. Dies geschieht am einfachsten über das Programm Unternehmen online der DATEV. Hier können alle relevanten Dokumente hochgeladen werden und sind anschließend jederzeit für den Steuerberater einsehbar. Wenn das Dokumentenmanagementsystem über eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online verfügt, werden die Dokumente automatisch in die DATEV Cloud überführt und müssen nicht mehr extra hochgeladen werden.