Digitalisierung - Was bedeutet das für Unternehmen?

Thomas Vellante Digitalisierung für Unternehmen

Die Benutzung eines Smartphones ist für uns heutzutage ebenso selbstverständlich, wie das Versenden von WhatsApp Nachrichten oder das Abhalten von Video-Calls. Manche gehen noch weiter und steuern ihr Licht oder sogar ihre Kaffeemaschine via Sprachsteuerung. Vor 50 Jahren waren all diese Dinge höchstens Vorstellungen aus einem Zukunftsroman. Was ist also in der Zwischenzeit passiert? Im Zuge der Erfindung und Etablierung des Internets wurde eine Transformation in Gang gesetzt, die immer größer geworden ist und sich stetig verbreitet hat – die Digitalisierung.

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung meint grundsätzlich die Überführung von analogen Tätigkeiten und Prozessen bzw. von analogen Informationen in digitale Tätigkeiten und Prozesse bzw. Informationen. Wenn von Digitalisierung gesprochen wird ist oft aber auch der digitale Wandel der Gesellschaft inklusive der Wirtschaft, Kultur, Bildung und Politik, auch genannt digitale Revolution oder Transformation, gemeint. Ein einfaches Beispiel ist der Wandel vom postalisch verschickten Brief, zur E-Mail. Der Ursprung der Digitalisierung liegt im Wunsch, Informationen einfacher speichern und verbreiten zu können. Hierfür wurden analoge Medien wie Tonaufnahmen, Filme, Fotografien oder Dokumente umgewandelt und als digitale Dateien gespeichert. Heute werden solche Medien meist direkt in digitaler Form erstellt und die analoge Vorversion wird übersprungen. So werden Fotos häufig nicht mehr mit einer analogen Kamera, sondern mit dem Smartphone oder einer Digitalkamera geschossen.

Die Zukunft ist digital

Digitalisierung steht auch für Innovation und Weiterentwicklung. Um einen analogen Prozess digitalisieren zu können, müssen neue Technologien entwickelt werden. Dabei wird Wert darauf gelegt, den Prozess durch die Digitalisierung möglichst effizienter und effektiver zu gestalten. Prozessoptimierung durch Digitalisierung findet sich in allen Bereichen wieder. Der Digitalisierungsgrad von Unternehmen steigt momentan zunehmend weiter an. Bestehende Geschäftsmodelle werden überarbeitet, um auch in Zukunft Erfolg haben zu können. Gleichzeitig entstehen viele neue Start-Ups und Modelle, die die Märkte erobern. Auch in Deutschland steigern Unternehmen Studien zufolge zunehmend ihren Digitalisierungsgrad. Im Vergleich zu anderen Ländern hängt Deutschland jedoch hinterher.

Digitalisierung in Unternehmen

Die Bedeutung der Digitalsierung für Unternehmen wird unter anderem durch die vielen Vorteile deutlich. Wer hier mit neuen Technologien und Möglichkeiten arbeitet, kann viel Geld und Zeit sparen. Gleichzeitig ist es nicht nur nützlich, sondern auch notwendig sich mit der Digitalisierung auseinander zu setzen, um mit einem Unternehmen in der heutigen Zeit Erfolg zu haben. In Folge des digitalen Wandels verändert sich der Zugang zu den Kunden sowie die Wertschöpfung. Außerdem entstehen neue Geschäftsmodelle. Bestehende Unternehmen müssen sich überlegen, wie sie neue Technologien in ihr eigenes Geschäftsmodell integrieren bzw. dieses anpassen können. Die Digitalisierung im Unternehmen muss auf zwei Ebenen stattfinden. Zum einen müssen interne Prozesse und Abläufe digitalisiert werden, zum anderen aber auch die Kundeninteraktionen wie Marketing, Support etc.

Digitalisierung der externen Interaktion

Die Kommunikation mit externen Gruppen, wie beispielsweise Kunden, ist mit verantwortlich für den Erfolg eines Unternehmens. Dabei sollten alle Kundenprozesse, die vom Unternehmen zum Kunden und die vom Kunden zum Unternehmen beachtet werden. Durch die Digitalisierung der Kundeninteraktion können neue Interaktionspunkte entstehen und die Customer Experience sowie die Kundenbindung werden verbessert. Neue Interaktionspunkte im Internet sind beispielsweise eine moderne Website oder social Media als Marketingkanal. Für eine bessere Customer Experience sorgen die Digitalisierung des Supports sowie des Bestellwesens. Der Kunde wünscht sich eine einfache Gestaltung der Kommunikation und des Angebots. Um mit dem Wettbewerb mithalten zu können, sollte also gerade im Vertrieb auf digitale Lösungen gesetzt werden, die den Kaufprozess für den Kunden erleichtern. Aber auch andere Kundenprozesse, die vom Unternehmen zum Kunden gerichtet sind, wie beispielsweise Marketingkommunikation oder schriftliche Bestellbestätigungen, lassen sich durch Digitalisierung optimieren.

Beispiel: der grüne Bon

Seit Anfang des Jahres 2020 besteht in Deutschland die sogenannte Bonpflicht. Diese verpflichtet Geschäfte dazu, bei jeder Transaktion einen Kassenbon auszustellen. Daraus resultiert eine immense Steigerung des Papierverbrauchs. Um dem entgegen zu wirken und gleichzeitig den Kunden vor einer Flut an Papierbons zu bewahren, wurde der grüne Bon erfunden. Es handelt sich dabei um eine App, mit der Kassenbons bequem digital ausgestellt und gespeichert werden können – ganz ohne Papierverbrauch.

Digitalisierung interner Prozesse

Der interne Bereich wird beim digitalen Wandel im Unternehmen am Angang oft vergessen, sollte aber keinesfalls vernachlässigt werden. Sowohl im Bereich der Kommunikation, als auch bei der sonstigen Prozessgestaltung sowie im Umgang mit Daten, kann die Digitalisierung einen Mehrwert schaffen. So kann zum Beispiel mit Hilfe von Programmen und Softwares die Dokumenten- und Datenflut innerhalb eines Unternehmens strukturiert und sicher gespeichert werden. Dies erleichtert auch den Zugriff einzelner Mitarbeiter auf die Daten und Dokumente.

Beispiel: der autonome Lagerhelfer

Roboter kommen mitlerweile häufig in der Logistik zum Einsatz. Sie helfen im Lager beim Sortieren, Verpacken oder Lagern. So ersparen sie den Mitarbeitern viel Zeit. Außerdem sind die Roboter rund um die Uhr einsetzbar. Vor allem große Firmen wie Amazon oder Zalando setzen bei ihrem Lagerbetrieb bereits auf die Hilfe von Robotern.

Der digitale Reifegrad

Der digitale Reifegrad bzw. die digitale Reife eines Unternehmens wird daran gemessen, in welchem Digitalisierungsstadium sich ein Unternehmen befindet. Je fortgeschrittener das Unternehmen beim Thema Digitalisierung ist, desto höher wird ist die digitale Reife. Zur Ermittlung werden einzelne Strukturen und Prozesse analysiert, die bei der digitalen Transformation eine Rolle spielen. Die drei Kerndimensionen der digitalen Reife sind das Kundenerlebnis, die operationellen Prozesse und erweiterete/ neue Geschäftsmodelle. Mittlerweile gibt es verschieden Modelle, um den digitalen Reifegrad eines Unternehmens zu analysieren. Sie unterscheiden sich unter anderem hinsichtlich der analysierten Themenbereiche und der Anwendung. Für eine sinvolle Reifegradanalyse sollte ein Unternehmen stehts ein Modell wählen, dass zur eigenen Situation und zum geplanten Vorgehen passt.

Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben - wichtige Maßnahmen

Die Digitalisierung schreitet in einem Unternehmen nicht von selbst voran. Es muss eine Digitalisierungsstrategie mit verschiedenen Maßnahmen erarbeitet und umgesetzt werden. Die passenden Maßnahmen und Lösungen sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es gibt nicht die eine Umsetzungsstrategie für Digitalisierung. Wichtig ist, dass Maßnahmen in mehreren Stufen eingeführt werden. So können sich Mitarbeiter nach und nach an die neue Digitalstrategie gewöhnen. Digitale Maßnahmen sollten möglichst in allen Abteilungen vorangetrieben werden. Für ein ständiges Vorantreiben der Digitalisierungsstrategie, sind vor allem die Führungskräfte verantwortlich. Sie müssen mit dafür sorgen, dass die Unternehmenskultur an den digitalen Wandel angepasst wird.

Herausforderungen der Digitalisierung für Unternehmen

Der digitale Wandel ist ein Prozess, welcher viele Veränderungen mit sich bringen kann und der nicht von heute auf morgen beendet ist. Damit er erfolgreich umgesetzt wird, ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung in mehrern Stufen und eine Zusammen- und Mitarbeit aller Bereiche im Unternehmen wichtig. Es sollte eine Konsequente Strategie definiert werden, die vom Management bis zu den Mitarbeitern alle in das Projekt Digitalisierung mit einbezieht. Nur wenn sich die Transformation durch das gesamte Unternehmen zieht, können Vorteile wie kürzere Kommunikationswege vollumfänglich genutzt werden. Dabei ist auch Kreativität gefragt. Es gibt nicht die eine richtige Art und Weise, wie und welche digitalen Lösungen im Unternehmen umgesetzt werden sollen. Jedes Unternehmen muss hier seinen individuellen Weg gehen. Meist ist es einfacher, sich langsam an das Thema Digitalisierung heranzutasten und nach und nach in mehrern Stufen immer mehr Projekte umzusetzen. So werden die Mitarbeiter nicht durch zu viele neue Technologien überfordert, sondern haben die Möglichkeit, Stück für Stück den digitalen Wandel im Unternehmen mitzugestalten. Eine gute Umsetzungsstrategie kann helfen, um Vorurteile und Ängste vor Veränderungen durch die neuen Technologien aus dem Weg zu räumen. Die größte Herausforderung liegt laut einer Studie aus dem Jahr 2017 jedoch beim Budget. 48 Prozent der Befragten gaben an, dass unzureichendes Budget für die Umsetzung eine Schwierigkeit Darstellt.

Herausforderungen der Digitalisierung für Mitarbeiter

Der digitale Wandel im Unternehmen hat großen Einfluss auf die Mitarbeiter. Dabei werden neue Kompetenzen und Fähigkeiten wichtig.

  1. Veränderungskompetenz
    Mit einem steigendem Digitalisierungsgrad gehen in einem Unternehmen viele Veränderungen einher. Neue Technologien, Kommunikationswege oder Prozesse finden zunehmend ihren Weg in den Unternehmensalltag. Die Mitarbeiter müssen diesen Veränderungen offen gegenüber stehen und bereit sein, sich darauf einzulassen.
  2. Digitale soziale Kompetenz
    Durch moderne Kommunikationstools verändert sich auch das Kommunikationsverhalten. Mitarbeiter benötigen die Kompetenz, auch im virtuellen Raum mit Kollegen kommunizieren und zusammenarbeiten zu können.
  3. Medienkompetenz
    Selbsverständlich ist es für die Mitarbeiter essentiell, neue Technologien benutzen und sinnvoll einsetzen zu können.
  4. Abstraktions- und analytische Kompetenzen
    Durch die Digitalsierung wird die tägliche Informationsflut weiter erhöht. Der Umgang mit großen Datenmengen sollte daher beherrscht werden.
  5. Selbstorganisationskompetenz
    Durch den Einsatz neuer Tools und mobiler Arbeitsformen können Mitarbeiter mobiler und flexibler arbeiten. Das setzt jedoch ein hohes Maß an Selbstorganisationskompetenz voraus.

Herausforderungen der Digitalisierung im Alltag

Die Herausforderungen der Digitalsierung sind dabei kein abstraktes Phänomen, dem sich nur Unternehmen und ihre Mitarbeiter stellen müssen. Jeder einzelne wird heute im Alltag damit konfrontiert und benötigt gewisse Fähigkeiten, um damit umzugehen. Manche Kompetenzen, wie beispielsweise die Medienkompetenz sind daher nicht nur im beruflichen sondern auch im privaten Bereich immer wichtiger. Um mit dem digitalen Wandel mitzuhalten, muss die Funktionsweise neuer Technologien gelernt werden. Im Bereich der Kommunikation beispielsweise, hat sich bereits einiges getan. Moderne Kommunikationskanäle wie WhatsApp funktionieren ausschließlich digital. Aber auch im Haushaltsbereich gibt es zahlreiche neue Produkte, die das Leben einfacher machen sollen. Diese gilt es, erfolgreich in den Alltag zu integrieren.

Erfolgreich durch Agilität

Die Digitalisierung sorgt in vielen Unternehmen für große Veränderungen. Um diese erfolgreich zu bewältigen, ist es wichtig, das die Unternehmen agil sind. Das bedeutet, sie müssen möglichst schnell und erfolgreich auf Umbrüche und den digitalen Wandel reagieren. Neben einem agilen Mindset, kann hierfür auch ein Überdenken und Umstrukturieren von Hierarchien nötig sein. In einer agilen Organisationskultur ist Transparenz, kontinuierlicher Dialog sowie Vertrauen und kurze Feedbackmechanismen wichtig. Die Selbstorganisation der Mitarbeiter sollte zudem gefördert werden.  Die Anpassungsfähigkeit und Agilität eines Unternehmens wird erhöht, wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und miteinander kommunizieren. Das fördert den erfolgreichen digitalen Wandel im Unternehmen. Agillität ist aber nicht nur für Unternehmen sondern auch für Personen im privaten Bereich wichtig. Auch hier muss man flexibel sein und sich an neue Technologien anpassen.

Warum ist Digitalisierung wichtig für Unternehmen? - Nutzen und Vorteile

Die Effekte der Digitalsierung auf ein Unternehmen sind nicht zu unterschätzen. Der digitale Wandel ändert in einem Unternehmen nicht nur einzelne Prozesse, er macht ganze Strukturen und Denkweisen effizienter und effektiver und eröffnet neue Möglichkeiten. Vieles, was bisher nicht möglich war, lässt sich mit neuen Techniken umsetzen und verwirklichen. Digitalisierung sorgt für eine Prozessoptimierung und dadurch für eine Zeit und Kosten Reduzierung. Digitale Abläufe verfügen über einen hohen Automatisierungsgrad, sodass manuelle Eingriffe seltener erforderlich sind. Gleichzeitig erfolgt die Kommunikation auf digitalem Weg deutlich schneller. Weitere Vorteile liegen in der Kundenorientierung. Die Produktion ist flexibler und erlaubt es auch kleine Stückzahlen zu geringen Kosten zu fertigen. Produkte können also individuell an die Kundenwünsche angepasst werden. Zudem entstehen neben den bisherigen Produkten durch die Digitalisierung neue Produkte, die angeboten werden können wie beispielsweise Serviceleistungen. Bei der Produktion sorgt der digitale Wandel für eine Steigerung der Produktqualität. Die Prozesse werden von Maschinen durchgeführt oder überwacht, die mittels Sensoren und Messinstrumenten kontinuierlich die Qualitätsdaten prüfen und gegebenenfalls die Verbesserung der Abläufe empfehlen.

Statistiken zur Digitalisierung

Wie es nun tatsächlich mit der Digitalisierung in Unternehmen und in der Gesellschaft aussieht, wird regelmäßig in verschiedenen Studien getestet.

Der Digitalisierungsindex

Jährlich werden mittelständische Unternehmen dahingegend untersucht, wie sie sich der Digitalisierung stellen und wie weit sie bereits gekommen sind. Dabei werden die Handlungsfelder Beziehung zum Kunden, Produktivität im Unternehmen, digitale Angebote und Geschäftsmodelle sowie IT-Sicherheit und Datenschutz untersucht. Der daraus hervorgehende Digitalisierungsindex ist eine valide Messgröße für den digitalen Status quo diverser Branchen im deutschen Mittelstand.
Die aktuelle Studie 2019/2020 zeigt, dass der Mittelstand konsequent an seiner digitalen Transformation arbeitet. In allen Branchen und Firmen jeder Größe, sind die Unternehmen im Vergleich zum Vorjahr beim Thema Digitalisierung vorangekommen.

Der deutsche Mittelstand hinkt dennoch hinterher

Aktuelle Zahlen zeigen jedoch auch, dass vor allem mittelständische Unternehmen in Deutschland sich schwer tun, im Vergleich zu anderen Ländern mit dem digitalen Wandel mitzuhalten. Das hat verschiedene Gründe. Da die Auftragslage in der Vergangenheit stets gut war, gab es wenig Anlass zum Umdenken. Zudem hemmen Zweifel und Skepsis die Digitalisierung im Mittelstand. Digitalisierungsprojekte werden als zu komplex und zu teuer angesehen. Bleibt dieser Trend bestehen, könnte das zum echten Problem werden, denn die Konkurrenz schläft nicht. Immer mehr Start-Ups drängen auf den Markt, die sich im Mittelstand etablieren wollen und auch andere Länder wie Amerika oder China sind im Bereich der Digitalisierung fortschrittlich unterwegs.