Digitales Reporting

Eine wachsende Datenmenge und neue Technologien bringen im Controlling und dem dazugehörigen Reporting neue Möglichkeiten aber auch neue Herausforderungen. Diese lassen sich mit einer Umstellung zum digitalen Reporting bewältigen.

Definition Reporting

Die grundsätzliche Aufgabe von Reporting, ist die Informationsversorgung der Entscheider. Die Informationen müssen in einem qualitativ hochstehenden, gezielten und aussagekräftigen Bericht zusammengefasst werden. Das Reporting umfasst als Teil des Controllings also die Verarbeitung und Weitergabe von Informationen, die sich auf das Unternehmen und seine Umwelt beziehen.

Digitales Reporting

Die Menge und Komplexität der vorhandenen Daten, steigt immer weiter an. BigData ist mit bisherigen Methoden zusehendes nicht mehr aufzuarbeiten. Um die Daten dennoch für das Unternehmen nutzen zu können, sollten manuelle Analysetätigkeiten daher durch automatische Reportingprozesse ersetzt werden. So sind Kapazitäten und Ressourcen des Controllings für andere wertschöpfende Tätigkeiten verfügbar. Das ist nicht zuletzt wichtig, da die Dynamik und Geschwindigkeit der Märkte immer weiter zunimmt und Unternehmen daher flexibler und schneller reagieren müssen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.
Modernes Reporting heißt also digitales Reporting. Dabei bleibt die grundsätzliche Aufgabe zwar dieselbe, jedoch gibt es einige Unterschiede was die Inhalte, die Art und Weise wie Bericht erstellt, verbreitet und letztendlich gelesen werden, betrifft.

Veränderungen durch digitales Reporting

Unternehmen wollen weiterhin Gewinn erzielen. Daher bleiben die Inhalte des Reportings wie Umsatzerlöse oder Cashflow weiterhin gleich. Dafür werden Self-Service, Visualisierung, Mobile Devices und Interaktion durch die voranschreitende Digitalisierung wichtiger.

Self-Service Reporting

Das digitale Reporting sollte auch auf Self-Service ausgerichtet sein. So können immer mehr Mitarbeiter befähigt werden, basierend auf den Daten selbst Entscheidungen zu treffen. Die Controller und IT-Experten waren bisher allein für die Analyse und Berichterstattung der Daten zuständig. Mit steigender Datenmenge können sie vor allem bei kurzfristig benötigten Datenanalysen dem Bedarf oft nicht mehr gerecht werden. Daher ist es sinnvoll, dass Mitarbeiter selbst kleine Analysen durchführen kann. Hierfür gibt es spezielle Softwares, die intuitiv und leicht bedienbar sind.

Tools für das digitale Reporting

Business Intelligence Tools

Eine Business Intelligence Software unterstützt Unternehmen bei der Analyse, Visualisierung und Überwachung von Unternehmensdaten sowie dem Reporting. Mögliche Funktionen sind dabei:

  1. Self-Service Analytics
    Da die Durchführung von Datenabfragen und Analysen, sowie die Erstellung von Berichten bisher sehr komplex war, wurde sie primär von Data Scientists und IT-Experten durchgeführt. Moderne BI-Tools sind intuitiv und benutzerfreundlich. So können auch nicht-technische Benutzer selbstständig Analysen durchführen.
  2. Ad-hoc-Berichte
    Ad-hoc Reporting ist die Berichterstattung aus einem aktuellen Anlass. Der Bericht wird immer erstellt, wenn Informationsbedarf gegeben ist.
  3. Interaktive Dashboards
    Die Informationen sollten dem Empfänger übersichtlich in einem Dashboard präsentiert werden. Bei einem interaktiven Dashboard können Nutzer zudem Berichte und Analysen selbst freigeben und erstellen lassen.
  4. Predictive Analytics
    Predictive Analytics ist ein Prognoseverfahren. Sie basiert auf den im Unternehmen gesammelten Daten. Es geht darum, Zusammenhänge, Muster und Trends zu erkennen und ein Vorhersagemodell zu entwerfen, welches zukünftige Wahrscheinlichkeiten berechnet. So können valide Vorhersagen für die Zukunft getroffen werden.
  5. Features die auf KI beruhen
    Die Entwicklung in Bezug auf künstliche Intelligenz im Reporting dürfte sich in den nächsten Jahren noch weiter entwickeln. Schon heute sind einige Lösungen aber in der Lage, Visualisierungsvorschläge zu unterbreiten oder auf Fehlinterpretationen bei bestimmten Daten hinzuweisen.

Visualisierung

Die Visualisierung wird als Schlüssel für ein gutes Reporting angesehen. Dabei muss man allerdings einiges beachten.

  1. Corporate Design
    Bei der Gesamtdarstellung ist es ratsam, sich mit der Führungsebene und gegebenenfalls dem Marketing abzusprechen, damit die Darstellung zum Corporate Design passt.
  2. Zusammenhängendes Bild liefern
    Auf einer Seite sollten so viele Informationen wie möglich sein, um ein zusammenhängendes Bild zu liefern. Für ausführliche Daten kann dann mit einem Klick hineingezoomt und eine tiefere Ebene angesteuert werden. So sind auf der Startseite beispielsweise Gesamtumsätze geliefert, während diese auf tieferen Ebenen nach Tagen, Monaten oder Jahren aufgeschlüsselt werden.
  3. Wiederholbarkeit
    Statt Zahl für Zahl während des Berichts abzuarbeiten, sollte man versuchen es für den Betrachter interessant und spannend zu gestalten. Nachdem das Gesamtbild vorgestellt wurde, kann man zum Beispiel auf die regionalen Verantwortungsbereiche der Teammitglieder hineinzoomen.
  4. Intuitiv bedienbar
    Eine Dashboard-Visualisierung, auf der die Daten angezeigt werden, muss intuitiv bedienbar sein.

Eine zentrale Rolle spielen bei der Visualisierung Diagramme. Je nach Art der Information, die visualisiert werden soll, eignen sich unterschiedliche Darstellungsformen. Numerische Daten, die sich kategorisieren lassen, können beispielsweise gut in Balkendiagramme übertragen werden. Für das Aufzeigen von Trends sind hingegen Liniendiagramme besser geeignet.

Messwert, Kennzahl und KPI

Bei den Zahlen, die für das Reporting erfasst werden müssen, kann man zwischen Messwerten, Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPI) unterscheiden.

  1. Messwerte
    Messwerte sind die direkt erfassten Daten. Sie sind die Grundlage für die Kennzahlen.
  2. Kennzahlen
    Kennzahlen setzen die gemessenen Werte in Bezug zu anderen Daten oder Prozessen. So können Zustände und Vorgänge quantifiziert werden. Eine bekannte Kennzahl ist beispielsweise der Return on Investment. Er gibt die Rentabilität des eingesetzten Kapitals an.
  3. KPI
    KPI sind ausgewählt Kennzahlen. Sie helfen, den Grad der Zielerreichung zu ermitteln und können so die Unternehmenssteuerung unmittelbar voranbringen.

Vorteile von digitalem Reporting

  1. Flexibilität
    Steuerung und Reporting können flexibler auf situativ relevante bzw. prognostizierte Inhalte/ KPIs angepasst werden
  2. Stärkere Entscheidungsgrundlage
    Die umfassende Zusammenführung und Integration externen und interner Daten führt zu einer stärkeren Entscheidungsgrundlage
  3. Schneller Zugriff auf relevante Daten
    Wichtige Daten werden in einem Unternehmen an verschiedenen Orten gesammelt. Für das digitale Reporting werden alle diese Daten zusammengeführt und können jederzeit sowohl einzeln, als auch als Ganzes betrachtet werden.
  4. Effizienz
    Durch Standardisierung, Fokussierung und Verschlankung können fundamentale Verbesserungen der Effizienz in der Datenermittlung und -bereitstellung erzielt werden
  5. Optimierte Entscheidungsfindung
    Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen können das Reporting um automatisierte Maßnahmenvorschläge ergänzen. Sie können so einfache Entscheidungen selbstständig treffen.
  6. Kosten und Zeit sparen
    Beim digitale Reporting mit Hilfe einer BI Software werden Planungs- Analyse- und Berichtsprozesse optimiert und beschleunigt.

 

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