Digitale Personalakte – Funktionen und Vorteile

In einem Unternehmen liegt über jeden Mitarbeiter eine Personalakte vor. Diese enthält alle Informationen und Dokumente zum jeweiligen Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Klassischer Weise liegt die Personalakte in Papierform vor, doch immer mehr Unternehmen führen die digitale Personalakte ein und gehen so einen weiteren Schritt in Richtung digitales Büro.

Aufbau einer digitalen Personalakte

Der Inhalt unterscheidet sich im Grunde nicht von einer Personalakte in Papierform. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass die Dokumente elektronisch vorliegen. Ein genauer Inhalt und die Struktur der Personalakte sind gesetzlich nicht geregelt. Es ist allerdings vorgeschrieben, welche Informationen nicht dort gespeichert werden dürfen. Informationen, die die Privatsphäre des Mitarbeiters betreffen und für seine berufliche Tätigkeit im Unternehmen nicht relevant sind, dürfen dort nicht auftauchen. Beispielsweise Listen mit Krankheitsgründen oder Unterlagen eines Betriebsarztes sind aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht nicht in der Personalakte aufzubewahren, ebenso wenig wie private Vorlieben oder Social-Media Profile des Arbeitnehmers.

Der sonstige Aufbau ist dem Arbeitgeber überlassen. In den meisten Fällen beinhaltet eine Personalakte personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Kopien amtlicher Urkunden sowie sonstige Unterlagen wie Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter.

Vorteile und Funktionen der digitalen Personalakte

Vorteile und Funktionen der digitalen Personalakte

Gegenüber der Papiervariante hat die digitale Version einige Vorteile zu bieten.

  1. Sicherheit
    Ein Vorteil der digitalen Personalakte liegt in ihrem Schutz vor Zerstörung. Wasser oder Feuer setzten Papier sehr zu und vernichten es in den meisten Fällen. Digitale Dokumente sind gegen solche Vorfälle wie Brände oder Überschwemmungen geschützt. Außerdem sind die sensiblen Daten besser vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Zugriffsberechtigungen können gezielt verteilt werden.
  2. Kosten sparen
    Die richtige Software speichert die digitale Personalakte revisionssicher im digitalen Archiv. Die Papierakte wird somit komplett ersetzt und nicht mehr benötigt. Das spart Platz und Papierkosten.
  3. Besserer Zugriff
    Auf die digitale Personalakte können mehrere zuständige Mitarbeiter gleichzeitig zugreifen, um daran zu arbeiten. Zudem ist der Zugriff nicht mehr an einen Ort gebunden. Die Daten können von jedem Ort aus eingesehen werden, beispielsweise aus dem Home-Office. Das führt zu einer Effizienzsteigerung.
  4. Übersicht
    Die Dokumente in der digitalen Personalakte werden automatisch systematisiert und können mit Hilfe einer Suchfunktion einfach wiedergefunden werden

Die digitale Version der Personalakte neben diesen Vorteilen noch weitere Funktionen zu bieten.

Automatisierte Dokumentenerstellung

Mit der richtigen Software beinhaltet eine digitale Personalakte auch eine automatisierte Dokumentenerstellung. Mit Hilfe von Vorlagen aber auch individualisiert können hier für verschiedenste Anlässe Dokumente oder auch E-Mails mit wenigen Klicks erstellt werden.

Zeugnisse auf Knopfdruck

Aus einem Pool vordefinierter Textpassagen können einfach die richtigen ausgewählt und zusammengefügt werden. Zusätzlich werden alle relevanten Daten aus der digitalen Personalakte entnommen und es wird ein standardisiertes aber dennoch personalisiertes Zeugnisdokument erstellt.

Verschlüsselter Versand von Bescheinigungen per E-Mail

Sowohl Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse aber auch Gehaltsabrechnungen liegen digital in der Personalakte vor und können daher einfach per E-Mail versendet werden. Das spart den Aufwand und die Kosten einer postalischen Versendung. Um die Sicherheit der persönlichen Daten zu gewährleisten, muss auf eine hochwertige Verschlüsselung geachtet werden.

Versionsmanagement

Um sicherzustellen, dass ein Dokument nicht mehrfach abgelegt, gleichzeitig bearbeitet oder in unterschiedlichen Versionen bearbeitet wird, kann ein Checkin/Checkout System installiert werden. Hierbei wird das Dokument automatisch ausgecheckt, wenn ein Mitarbeiter mit der Bearbeitung beginnt. Es ist nun nicht mehr für andere Mitarbeiter verfügbar, bis die Bearbeitung abgeschlossen wurde und die neue Version des Dokuments gespeichert ist.

Datenschutz und Datensicherheit

Die Daten die in einer Personalakte gespeichert sind, sind persönlich und vertraulich. Sowohl externe als auch unternehmenseigene Anforderungen an die Speicherung, den Zugriff und die Aufbewahrung müssen unbedingt berücksichtigt werden. Bei der revisionssicheren Archivierung ist die Sozialgesetzgebung wie auch die europäische Datenschutzverordnung in Bezug auf Mindest- und Maximalaufbewahrung zu beachten. Dokumente und Daten dürfen nur solange aufbewahrt werden, wie sie gemäß ihrem Zweck benötigt werden. Papierakten müssen daher regelmäßig auf Inhalte geprüft werden, die nicht mehr aufbewahrt werden dürfen und daher entfernt und vernichtet werden müssen. Bei digitalen Personalakten kann dieser Vorgang mit Hilfe eines integrierten Regelwerkes automatisch ablaufen. Der unabhängige Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI e.V.) hat in 10 Punkten zusammengefasst, wann ein Dokument als revisionssicher abgelegt gilt: 

  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
  2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
  3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
  5. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
  6. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
  7. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
  8. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
  9. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein

 

Kompetenzen und Zugriffsrechte auf die Daten sind genauestens festzulegen. Die Verteilung von Zugriffsrechten ausschließlich auf zuständige Mitarbeiter, schützt die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff. Außerdem wird der Schutz vor unrechtmäßigen Änderungen in der Personalakte erhöht. Bei der Auswahl einer Softwarelösung für die digitale Personalakte sollte darauf geachtet werden, dass das Programm bei der Einhaltung der gesetzlichen Verordnungen zum Datenschutz unterstützt.

Einführung der digitalen Personalakte

Bevor sich die digitale Personalakte im Unternehmen etabliert hat und ihre zahlreichen Vorteile genutzt werden, ist noch ein wenig Zeit- und Arbeitsaufwand nötig. Viele Dokumente liegen erst einmal in Papierform vor und müssen zuerst eingescannt werden, um in die digitale Personalakte übernommen zu werden. Um den Scanvorgang in der Zukunft zu vermeiden, sollte mit der Einführung der digitalen Personalakte darauf geachtet werden, dass Dokumente fortan digital erstellt werden. Auch der Schriftverkehr sollte, wenn möglich, nur noch elektronisch, beispielsweise per Mail, erfolgen. Die Wahl der Software bleibt dem Unternehmen selbst überlassen. Es gibt verschiedene Anbieter auf dem Markt, aber auch die DATEV hat in ihrem Portfolio eine Teilanwendung für die digitale Personalakte integriert.