Digitale Finanzbuchhaltung – von analog zu digital

Was ist Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung oder kurz FiBu ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens und der Buchhaltung. Sie erfasst alle Zahlungsvorgänge und Bewertungen eines Unternehmens. Weiter dient sie als Grundlage zur Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen, aus denen der Wert des Unternehmens hervorgeht. Dieses Ergebnis nennt sich Jahresabschluss. Die meisten Unternehmen sind gesetzlich zur Finanzbuchhaltung verpflichtet.

Von analoger zu digitaler Finanzbuchhaltung

Die Umstellung von einer analogen Buchhaltung zu einer digitalen betrifft bei der Finanzbuchführung verschieden Bereiche.

  1. Digitalisieren der Dokumente und Daten
    Die Prozesse in der Finanzbuchhaltung basieren zu einem großen Teil auf Belegen. Viele dieser Belege liegen möglicherweise noch in Papierform vor. Eine digitale Finanzbuchhaltung bedeutet jedoch auch eine papierlose Buchhaltung. Daher gilt es, im ersten Schritt, alle Belege in ein digitales Format zu transformieren. Der Prozess wird ersetzendes Scannen genannt. Nach dem aktuellen Gesetz, ist dies sowohl durch Scannen, als auch durch simples Abfotografieren erlaubt.
  2. Digitale Aufbewahrung
    Weiterer Bestandteil des ersetzenden Scannens ist die Aufbewahrung der digitalisierten Dokumente. Hierfür sollte eine Software genutzt werden. Der Markt bietet zum Beispiel sogenannte Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS. Diese Programme systematisieren die gescannten Belege und speichern sie ab. Mit Hilfe einer integrierten Suchfunktion, kann jeder Beleg jederzeit wiedergefunden werden. Die Aufbewahrungsfrist ist für jede Art von Beleg gesetzlich vorgeschrieben. Die richtige Software kennt diese Fristen und übernimmt somit die revisionssichere Archivierung der digitalisierten Belege.
  3. Digitale Verarbeitung von Belegen
    Bei vielen der Belege, mit denen die Buchhaltung zu tun hat, handelt es sich um Rechnungen. Einige dieser Rechnungen sind Eingangsrechnungen, sie werden beispielsweise von Lieferanten an das Unternehmen gestellt und müssen bezahlt werden. Auch hier gibt es eine digitale Lösung, die den Vorgang vereinfacht. Eingehende Rechnungen werden von einer Software erkannt und können vom Bearbeiter per Klick mit Hilfe eines hinterlegten Bankkontos direkt bezahlt werden. Ebenso simpel ist die Erstellung sogenannter Ausgangsrechnungen, die vom Unternehmen beispielsweise an Kunden gestellt werden. Über hinterlegte Vorlagen lassen sich diese generieren und an den jeweiligen Kunden weiterleiten. Ähnlich verhält es sich mit Mahnungen.
  4. Digitale Kassenbuchführung
    Die Führung eines Kassenbuchs ist für viele Unternehmen Pflicht. Der Aufwand einer manuellen Buchführung kann durch eine Software einfach minimiert werden. Wichtig ist hierbei darauf zu achten, dass die Software rechtskonform ist, also das Kassenbuch nach GoBD geführt wird und vom Finanzamt akzeptiert wird. Die DATEV bietet mit ihrer Software DATEV Kassenbuch eine gute Lösung, aber auch Lexware oder sevDesk sind rechtskonforme Programme.
  5. Digitale Kommunikation mit dem Steuerberater
    Damit der Steuerberater seine Auswertungen wie Bilanzen oder ähnliches anfertigen kann, müssen die Belege, Daten und Dokumente zu ihm gelangen. Bei der analogen Finanzbuchhaltung werden alle relevanten Dokumente postalisch als Papierbelege in einem Pendelordner an die Kanzlei verschickt. Das kostet sowohl Zeit als auch Geld. Viel angenehmer ist es daher, wenn alle relevanten Daten digital vorliegen und somit auch digital übermittelt werden können. Benötigt wird lediglich ein Programm, auf das sowohl der Steuerberater als auch der Mandant zugreifen können. Mit DATEV Unternehmen online ist dies problemlos möglich. Der Mandant lädt alle relevanten Belege in die DATEV-Cloud hoch, wo sie jederzeit für den Steuerberater einsehbar sind. Dieser wiederum, lädt seine Auswertungen hoch, die dann für den Mandanten online zum Herunterladen bereitstehen. Schnell, jederzeit zugänglich und ganz ohne Papier.

Vor- und Nachteile der digitalen Finanzbuchhaltung

Der Wechsel von der analogen zur digitalen Finanzbuchhaltung bringt viele Vorteile, aber auch Kosten und Risiken mit sich. Offensichtlich ist, dass eine Digitalisierung der Buchhaltung Papier und Platz spart. Belege werden nicht mehr in Ordnern und Aktenschränken aufbewahrt, sondern digital in einem Dokumentenmanagementsystem. Das ist zum einen umweltschonend und macht die Aufbewahrung übersichtlicher. Belege können über die Suchfunktion des Systems schneller wiedergefunden werden. Da für digitale Belege genau so wie für Papierbelege eine Aufbewahrungsfrist gilt, ist eine korrekte und revisionssichere Archivierung wichtig. Auch diese wird von einer Software kontrolliert. Wer noch weitere Vorteile der Digitalisierung nutzen möchte, kann sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden. Diese übernimmt die Buchungen sofort automatisch in alle betreffenden Konten und kann Rechnungen sowie Mahnungen erstellen. Außerdem unterstützt sie bei einer korrekten Buchführung. Diese Automatisierung beschleunigt die Buchhaltung. Wenn alle relevanten Unternehmenszahlen digital sortiert vorliegen, ist die Analyse der Unternehmensentwicklung einfacher. Es müssen keine manuellen Diagramme oder Tabellen erstellt werden. Außerdem kann die Online-Finanzbuchhaltung von überall abgerufen und bearbeitet werden. Voraussetzung hierfür ist nur, dass die Daten in einer Cloud abgespeichert werden. Dann können Mitarbeiter auch bequem auf dem Home-Office darauf zugreifen. Die wichtigen Unternehmenszahlen sind ebenfalls jederzeit und von überall abrufbar. Das vereinfacht nicht zuletzt auch die Kommunikation mit dem Steuerberater. Es müssen keine Pendelordner mit Papierbelegen mehr an die Kanzlei geschickt werden. Stattdessen kann auch der Steuerberater nun schneller auf die relevanten Daten zugreifen, da diese digital vorliegen. Die von ihm erstellten Auswertungen wiederum, sind jederzeit für das Unternehmen abrufbar.

Das größte Risiko der digitalen Finanzbuchhaltung liegt wohl darin, dass alle Daten online verfügbar sind und somit ein potentieller Datenklau oder Hackerangriff nicht ausgeschlossen werden kann. Wer hier aber die richtigen Sicherheitsvorkehrungen trifft und auf eine gute Software vertraut, muss sich darüber keine Sorgen machen. Nicht zu vergessen ist bei der digitalen Buchhaltung die gesetzliche Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation. Sie umfasst die Aufzeichnung und Aufbewahrung aller steuerlich und buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorfälle sowie ergänzender Informationen. Mit der Verfahrensdokumentation soll garantiert werden, dass alle Prozesse der digitalen Buchhaltung stets nachvollziehbar und nachprüfbar sind. Sie umfasst daher sowohl organisatorische als auch technische Aspekte und ist für jedes Unternehmen verpflichtend. Generell ist der Prozess in die digitale Finanzbuchhaltung natürlich mit einer gewissen Umgewöhnung und Veränderung verbunden. Das wird aber nicht zum Problem, wenn der Wandel Schritt für Schritt und gemeinsam mit allen Mitarbeitern durchgeführt wird.

Die Verfahrensdokumentation - ein rechtlicher Aspekt

Prozesse wie das ersetzende Scannen, die notwendig für die digitale Finanzbuchführung sind, müssen in einer sogenannten Verfahrensdokumentation genauestens dokumentiert werden. Wie diese aufgebaut ist, wird von den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, festgelegt. In der Verfahrensdokumentation müssen alle steuerlichen und buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle sowie ergänzende Informationen aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung der Prozesse in der Finanzbuchhaltung, stellt nur einen Teil der Verfahrensdokumentation dar. Auch aus den anderen Bereichen der Buchhaltung müssen die Prozesse genau dokumentiert werden. Bei einer Betriebsprüfung muss eine vollständige Dokumentation vorgelegt werden können.

Softwarelösungen für die Finanzbuchhaltung

Für die digitale Finanzbuchhaltung gibt es zahlreiche mehr oder weniger umfangreiche Softwarelösungen auf dem Markt. Eine gute Grundlage bietet das Programm Unternehmen online der DATEV. Hierüber ist eine einfache Verbindung zum Steuerberater möglich, denn der Mandant kann seine Daten in der DATEV-Cloud hochladen und sie so automatisch für den Steuerberater zugänglich machen. Dieser wiederum macht dasselbe mit seinen erstellten Auswertungen. Unternehmen online hat zahlreiche Teilanwendungen, die alle Bereiche der digitalen Finanzbuchhaltung erleichtern. Es können aber auch andere Softwares wie Datenmanagementsysteme oder Buchhaltungssoftwares verwendet werden. Viele verfügen über eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, sodass die Daten automatisch in die DATEV-Cloud übernommen werden und weiter für den Steuerberater zugänglich sind.