Digitale Entgeltabrechnung mit Lösungen von DATEV

Am Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung, also der Entgeltabrechnung, sind drei Parteien beteiligt: der Steuerberater, sein Mandant als Arbeitgeber und dessen Mitarbeiter als Arbeitnehmer. Für eine möglichst reibungslose Kommunikation zwischen den drei Parteien, bietet es sich an, auf digitale Lösungen zurückzugreifen. Diese vereinfachen den Informations- und Dokumentenfluss und sind dabei sowohl Zeit als auch Kosten sparend. Die DATEV bietet ein umfassendes Paket an Lösungen für die digitale Lohnabrechnung an. Hierfür werden sowohl das Portal Unternehmen online als auch Arbeitnehmer online mit jeweiligen Teilanwendungen genutzt.

Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Unternehmen online

Für die Verbindung zwischen Steuerberater und Arbeitgeber gibt es das Programm DATEV Unternehmen online. Mit Hilfe von DATEV Unternehmen online kann nicht nur die digitale Finanzbuchhaltung organisiert werden, sondern auch die digitale Lohnabrechnung. Die Abläufe sind hierbei recht ähnlich. Über die Teilanwendung Belege online kann der Arbeitgeber alle relevanten Dokumente über seine Mitarbeiter hochladen. Diese werden vom Steuerberater eingesehen, der darauf basierend seine Auswertungen, wie beispielsweise Brutto/Netto-Abrechnungen erstellt. Für einen besseren Überblick, werden die Dokumente für jeden Mitarbeiter in einer eigenen digitalen Personalakte sortiert.

Die digitale Personalakte

Um Lohn- und Gehaltsdokumente zu erstellen, werden viele Dokumente wie Immatrikulationsbescheinigungen oder Arbeitsverträge benötigt. Ist der Steuerberater für die Lohnabrechnung zuständig, können diese mittels der digitalen Personalakte einfach zwischen Steuerberater und Mandant ausgetauscht werden.

Übermittlung der Entgeltabrechnung mit Arbeitnehmer online

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie andere Auswertungen müssen am Ende nicht nur dem Unternehmen, sondern konkret dem jeweiligen Mitarbeiter vorliegen. Dies soll ebenfalls nicht mehr auf Papier, sondern auf digitalem Weg erfolgen. Hierfür gibt es das Portal der DATEV Arbeitnehmer online. Es verbindet die Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber oder aber auch direkt mit dem Steuerberater.

Arbeitnehmer online für Arbeitnehmer

Damit ein Arbeitnehmer das Portal Arbeitnehmer online nutzen kann, muss er zunächst von seinem Arbeitgeber dafür freigeschalten werden. Anschließend folgt ein Schreiben mit den Daten für die Erstregistrierung. In diesem Schritt wird auch das Zugangsverfahren ausgewählt, das zukünftig für die Anmeldung bei Unternehmen online verwendet werden soll. Hierbei hat der Arbeitnehmer die Wahl zwischen zwei Verfahren.

smsTAN

Für diese Variante wird lediglich ein Mobiltelefon benötigt. Bei der Erstanmeldung müssen die Daten aus dem Registrierungsbrief eingegeben werden. Anschließend können Benutzername und Passwort individualisiert werden. Über den Button „TAN generieren“ wird an die hinterlegt Handynummer eine TAN gesendet, die eingegeben werden kann. Bei jeder zukünftigen Anmeldung erfolgt ebenfalls eine TAN Generierung mittels des hinterlegten Smartphones.

Personalausweis

Wer sich nicht mit Hilfe einer generierten TAN anmelden möchte, kann dies auch mit einem neuen Personalausweis machen. Die Voraussetzung hierfür ist eine eID-Funktion des Personalausweises, die aktiviert sein muss. Außerdem werden ein Kartenlesegerät sowie die Ausweis-App 2 auf dem PC benötigt.

Nach der erfolgreichen Registrierung, können alle bereitgestellten Dokumente jederzeit im Portal eingesehen werden. Bei der Anmeldung muss einfach immer das gewünschte Verfahren ausgewählt werden. Erfolgt die Anmeldung mit smsTAN wird nach Eingabe des Benutzernamen sowie des Passworts die jeweilige Tan generiert. Alternativ kann die Anmeldung mit dem Personalausweis gewählt werden, dieser muss in das Lesegerät gesteckt werden und anschließend können in der Ausweis-App die Zugangsdaten eingegeben werden.

Das Programm Arbeitnehmer online besteht aus mehreren Teilanwendungen, die jeweils einzeln vom Arbeitgeber freigeschalten werden.

Meine Abrechnungen

Eine Teilanwendung von Arbeitnehmer online ist das Modul Meine Abrechnungen. Hier haben die Mitarbeiter Zugang zu Brutto/Netto-Abrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsausweisen. Die Auswertungen werden ihnen entweder von ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, oder aber der Steuerberater lädt sie direkt selbst im Programm Arbeitnehmer online hoch. Anschließend sind sie für den Arbeitnehmer jederzeit einsehbar.

Meine Reisen

Die zweite Teilanwendung von Arbeitnehmer online nennt sich „Meine Reisen“. Hierüber sollen die Erfassung und Abrechnung von Reisen effizienter gestaltet werden. Arbeitnehmer können bereits während einer Dienstreise alle relevanten Reisedaten und Belege online erfassen und in die DATEV-Cloud übermitteln. Diese stehen dann für die jeweilige Reisekostenabrechnung zur Verfügung. Die erfolgte Reisekostenabrechnung wird ihrerseits ebenfalls in das Portal Arbeitnehmer online hochgeladen und kann vom jeweiligen Mitarbeiter eingesehen werden.

Alle Auswertungen, sowohl die Lohn- und Gehaltsdokumente als auch die Reiskostenabrechnungen, werden für 10 Jahre gespeichert. In diesem Zeitraum sind sie jederzeit abrufbar und können heruntergeladen oder auch ausgedruckt werden.

Arbeitnehmer online für Arbeitgeber

Damit die Mitarbeiter die Vorteile von Arbeitnehmer online nutzen können, muss der Arbeitgeber diese erst freischalten. Dies kann aus unterschiedlichen Programmen der DATEV geschehen. Um Mitarbeiter für „Meine Abrechnungen“ freizuschalten, muss der Arbeitgeber entweder mit DATEV LODAS oder mit DATEV Lohn und Gehalt arbeiten. Hier sind auch alle Personaldaten der Mitarbeiter gespeichert. Die Freischaltung für die Teilanwendung „Meine Reise“ wird in der Anwendung Reisekosten classic beantragt. Hierüber können Reisekostenabrechnungen für den Arbeitnehmer bereitgestellt werden. Je mehr Mitarbeiter über das jeweilige Programm registriert sind, desto günstiger wird der Preis pro Mitarbeiter.

Ein nachträgliches Ändern und Ersetzen von Lohndokumenten, muss laut den gesetzlichen Vorgaben ausgeschlossen sein. Um dennoch Zeit für Korrekturen zu haben, kann der Zugriff auf die Lohn- und Gehaltsdokumente mit einer Frist nach hinten verlegt werden. Die Mitarbeiter können die Dokumente erst nach Ablauf der Frist einsehen und der Arbeitgeber hat bis dahin Zeit, diese zu korrigieren.

Bei Austritt eines Mitarbeiters kann der Zugang zu Arbeitnehmer online jederzeit beendet werden. Hierfür muss der Arbeitgeber lediglich einen Zeitpunkt für das Freischaltungsende bestimmten. Um dem Mitarbeiter genügen Zeit zu geben, seine Dokumente aus dem Portal herunterzuladen, empfiehlt es sich das Freischaltungsende erst einige Monate nach dem Austritt anzusetzen.

Vorteile von Arbeitnehmer online

Die Digitalisierung der Lohnabrechnung mit Hilfe der Programme der DATEV macht Abläufe schneller und kostengünstiger. Die Brutto/Netto-Abrechnungen müssen nicht mehr am Ende jeden Monats an alle Mitarbeiter verteilt werden, sondern sind für jeden automatisch im eigenen Portal einsehbar. Somit werden auch die Druck- und Papierkosten gespart, denn die Dokumente liegen jetzt von Beginn an in digitaler Form vor. Die hochgeladenen Lohn- und Gehaltsdokumente werden 10 Jahre lang gespeichert und sind in diesem Zeitraum für den Arbeitnehmer von überall aus abrufbar. So kommt es nicht zu verlorenen Dokumenten, die erneut angefordert und ausgedruckt werden müssen.