Digitale Buchhaltung – was gibt es zu beachten?

 

Buchhaltung bedeutet für die meisten Pendelordner, Aktenschränke und eine Menge Papier, nichts, über das man sich unbedingt freut. Doch das muss nicht so sein. Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung ermöglicht einen Wechsel vom Papierverkehr zum digitalen Verkehr zwischen Steuerberater und Mandant. Unter der Beachtung einiger Regeln, bringt das für beide Seiten viele Vorteile.

Was bedeutet digitale Buchhaltung genau?

Konkret bedeutet es, dass manuelle Vorgänge in der Buchhaltung digitalisiert werden. Das betrifft sowohl die Finanzbuchführung als auch die Lohnbuchhaltung. Das Digitalisieren fängt bei den Belegen des Mandanten, wie beispielweise Rechnungen, an. Sie werden nicht mehr in Papierform in Ordnern aufbewahrt, sondern eingescannt oder abfotografiert und anschließend in digitaler Form gespeichert. In der heutigen Zeit kommt es auch immer häufiger vor, dass Rechnungen und andere Belege direkt digital vorliegen. In diesem Fall ist das einscannen hinfällig, jedoch wird auf ein zusätzliches Ausdrucken des Belegs zur Aufbewahrung häufig nicht verzichtet.

Da alle für den Steuerberater relevanten Daten nun digital vorliegen, müssen Belege nicht mehr mit Hilfe eines Pendelordners postalisch verschickt werden. Sie können ganz einfach elektronisch übermittelt werden. Hierfür gibt es Programme wie DATEV Unternehmen online, welche unter anderem die Speicherung und Übermittlung der Belege koordinieren. Die digitalen Belege müssen vom Mandanten lediglich hochgeladen werden und sind fortan für den Steuerberater einsehbar und bereit zur Bearbeitung.

Zur digitalen Buchhaltung gehören auch das Schreiben und Bezahlen von Rechnungen in elektronischer Form. Im Programm DATEV Unternehmen online können nicht nur Belege gespeichert, sondern auch Kunden oder Bankverbindungen hinterlegt werden. Eine neue Rechnung kann so direkt mit einem Kunden verknüpft werden. Noch ausstehende Rechnungen werden angezeigt und sind schnell über das gespeicherte Bankkonto bezahlt.

Ebenfalls digitalisiert werden, kann die Führung des Kassenbuchs. Das spart nicht nur Zeit, die hierfür angelegten Programme garantieren auch eine rechtlich konforme Führung des Kassenbuchs.

Neben der Finanzbuchhaltung können auch die Lohnabrechnung sowie die Personalakte digitalisiert werden. Hierfür werden ebenfalls alle wichtigen Dokumente gescannt und hochgeladen. Anschließend sind sie wieder für den Steuerberater zur Bearbeitung zugänglich.

Nach der Bearbeitung der Belege und Dokumente lädt der Steuerberater seine jeweilige Auswertung aus der Finanzbuchhaltung oder Lohnabrechnung hoch. Diese ist nun für den Mandanten jederzeit online einsehbar und kann als PDF etc. gespeichert werden.

Rechtliche Bedingungen

Ohne die Einhaltung von Gesetzen geht es selbstverständlich auch in der digitalen Buchhaltung nicht. Ein wichtiger Punkt ist hier die Archivierung. Alle Belege und andere Dokumente müssen 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden, auch wenn sie nur noch in digitaler Form vorliegen. Programme wie beispielsweise Unternehmen online, die für den digitalen Kontakt zwischen Steuerberater und Mandant genutzt werden können, garantieren solch eine Aufbewahrung. Sie speichern alle Belege und Dokumente 10 Jahre unter den vorgegebenen Bedingungen. Verbunden mit der Archivierung muss auch ein uneingeschränkter Zugang zu den Dokumenten jederzeit möglich sein. Auch beim ersetzenden Scannen, der Umwandlung von Belegen in Papierform in digitale Belege, gibt es Regeln zu beachten. Die Vorschriften betreffen das Scannen, Archivieren und Vernichten der Papierbelege. Grundsätzlich ist es erlaubt, den originalen Papierbeleg nach dem Scannen zu vernichten. Voraussetzung sind allerdings, dass keine rechtliche Vorschrift das Aufbewahren des Originalbelegs vorschreibt und der Scan mit dem Original bildlich übereinstimmt. Zudem muss die bereits erwähnte revisionssichere Archivierung garantiert sein. Die genauen Vorschriften sind in der GoBD vermerkt.

GoBD

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen. Die GoBD entalten Vorgaben und Anforderungen bezüglich der ordnungsgemäßen Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in elektronischer Form. Sie enthalten Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das interne Kontrollsystem und an die Verfahrensdokumentation. Die GoBD werden regelmäßig überarbeitet und angepasst. Die Einhaltung der GoBD ist Pflicht und wird beispielsweise bei Betriebsprüfungen kontrolliert.

Verfahrensdokumentation

Ein wenig Aufwand gibt es für das Unternehmen dennoch. Der Gesetzgeber schreibt eine sogenannte Verfahrensdokumentation vor, die unbedingt eingehalten werden muss. Konkret bedeutet das, die nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Buchhaltungsprozesses. Dies beginnt beim Erhalt der Belege, geht über das Digitalisieren und Verarbeiten bis zur Aufbewahrung. Es umfasst auch jegliches im Prozess verwendetes Datenverarbeitungsprogramm. Durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation soll sichergestellt werden, dass die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege garantiert ist.

Die richtige Software für digitale Buchhaltung

Damit digitale Buchhaltung und die elektronische Kommunikation zwischen dem Steuerberater und seinen Mandanten reibungslos verläuft, sollte eine geeignete Software verwendet werden. Sie erleichtert dem Mandanten die Buchführung. Für den Austausch von Belegen und Daten zählen viele Steuerberater auf DATEV Unternehmen online. Hier können alle relevanten Dokumente hochgeladen, gespeichert und bearbeitet werden. Das Programm verfügt auch über mehrer Teilanwendungen. So ist beispielsweise das Schreiben oder Bezahlen von Rechnungen möglich. Wer seine Buchführung nicht über DATEV Unternehmen online organisieren möchte, kann auch auf eine andere Buchhaltungssoftware zurückgreifen. Die Belege werden dann dort sortiert und bearbeitet. Die meisten Softwares verfügen über eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online. So werden die Belege und Daten einfach aus der Buchhaltungssoftware in DATEV Unternehmen online überführt und sind dort wieder für den Steuerberater einsehbar.

Argumente für die digitale Buchhaltung - welche Vorteile gibt es?

Ein Wechsel von manueller zur digitalen Buchhaltung mag anfangs eine Umstellung sein und beinhaltet durchaus einige Punkte, die es zu beachten gilt. Letztendlich überwiegen aber die vielen Vorteile, die ein Unternehmen daraus ziehen kann.

  1. Kosten sparen
    Bei der digitalen Buchhaltung werden vor allem Papierkosten gespart. Papierbelege werden durch digitale Belege ersetzt. Aber auch Ordner und Drucker werden nicht mehr im gleichen Maße benötigt. Ebenso verhält es sich mit Lagerräumen und Verwaltungspersonal. Der Lagerraum für die Belege liegt jetzt unbegrenzt in digitaler Form vor.
  2. Zeit sparen
    Das Belegarchiv besteht nun nicht mehr aus unzähligen Ordnern, sondern liegt elektronisch vor. Um einen Beleg wiederzufinden sind nur noch wenige Klicks nötig. Auch das aufwendige Sortieren wird von einem Programm übernommen.
  3. Einfacher Datentransport
    Vorbei sind die Zeiten von Postbesuchen und Portokosten. Die Übermittlung der Daten erfolgt ausschließlich digital. Das spart viel Zeit und Geld. Auch eine Ortsgebundenheit zwischen Steuerberater und Mandant wird hiermit hinfällig.
  4. Uneingeschränkter Zugriff
    Beide, Steuerberater und Mandant, können jederzeit auf alle Belege und Dokumente zugreifen. Der Zugang ist über den eigenen Account von überall aus möglich. Somit ist das Einsehen der Belege nicht mehr auf das eigene Büro beschränkt, sondern kann ohne Probleme von unterwegs erfolgen.
  5. Sicherheit
    Programme wie DATEV Unternehmen online garantierten die Einhaltung der revisionssicheren Archivierungspflicht von 10 Jahren. Zudem sind die Daten in ihrer digitalen Form vor Einbruch, Brand oder Diebstahl geschützt.
  6. Effiziente Unternehmensführung
    Zwischenstände zur Buchhaltung können mehrmals im Monat geliefert werden. Die aktuellen Auswertungen des Steuerberaters sind zudem jederzeit einsehbar. So können Prozesse im Unternehmen immer an die neuesten Zahlen angepasst werden.
  7. Transparenz
    Die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant wird transparenter, ebenso wie der Umgang mit Kunden oder Lieferanten, der nebenbei auch wesentlich schneller und effizienter wird.
  8. Individualität
    Für die digitale Buchhaltung gibt es verschieden Programme und Softwares, die sich teilweise auch kombinieren lassen. Welches der Programme verwendet wird, kann von Steuerberater und Mandant selbst entschieden werden. Dies ermöglicht eine individuelle Anpassung der Buchhaltung an das jeweilige Unternehmen. Oft gibt es auch Branchen-spezifische Softwares.

 

Alles in allem macht die Digitalisierung in der Buchhaltung Abläufe schneller, effizienter und günstiger. Eine Vielzahl an Programmen und Softwares vereinfacht die Prozesse sowohl für den Steuerberater, als auch für den Mandanten. Die Plattform DATEV Unternehmen online unterstützt alle relevanten Bereiche der digitalen Buchhaltung und garantiert eine sichere Datenübermittlung zwischen Steuerberater und Mandant. Weitere Schnittstellenprogramme, wie beispielsweise Dokumenten-Management-Systeme oder Scan-Systeme können individuell genutzt und mit Unternehmen online verbunden werden. Digitale Buchhaltung kann somit nach den eigenen Vorlieben des Unternehmens gestaltet werden.