Die Offene Posten Liste

Noch nicht ausgeglichene Buchungen auf einem Konto werden als offene Posten bezeichnet. Die offenen Posten können sowohl debitorisch als auch kreditorisch sein, es kann sich also um Forderungen oder Verbindlichkeiten handeln. Da es in den meisten Unternehmen viele offene Posten gibt, wird eine sogenannte „Offene Posten Liste“ (OPOS-Liste) geführt.

Was ist eine OPOS-Liste?

In einer OPOS-Liste werden alle noch nicht ausgeglichenen Buchungen, sogenannte offene Posten, angezeigt. Eine nicht ausgeglichene Buchung entsteht, wenn ein Unternehmen einem anderen eine Rechnung stellt. Solange diese nicht bezahlt wird, haben beide Firmen einen offenen Posten in ihrer Liste. Bei einem Unternehmen handelt es sich um eine Forderung und beim anderen um eine Verbindlichkeit.  Der Ausgleich der offenen Posten erfolgt über Bezahlung und Geldeingang.

Wofür benötigt man eine OPOS-Liste?

Offene Posten können einen direkten Einfluss auf die Liquidität eines Unternehmens haben. Daher sollten sie mit Hilfe einer OPOS-Liste stehts im Blick behalten werden. Wer zum Beispiel eigene Rechnungen immer schnell zahlt, aber nicht darauf achtet, dass die Kunden das auch tun, bekommt möglicherweise Probleme mit der eigenen Liquidität. Daher sind eine ständige Pflege und Überwachung der OPOS-Liste wichtig.
Gleichzeitig ist sie ein wesentlicher Bestandteil des Forderungsmanagements. Wenn ein Kunde die Fälligkeit seiner Rechnung überschreitet, kann er automatisch über mehrere Mahnstufen (Zahlungserinnerung, kostenpflichtige Mahnung) an die Zahlung erinnert werden.
Je nachdem, ob es sich bei offenen Posten um debitorische (Kundenforderungen) oder kreditorische (Lieferantenverbindlichkeiten) Geschäftsvorfälle handelt, hilft die OPOS-Liste bei unterschiedlichen Aufgaben im Unternehmen.

Forderungen (debitorisch)

  1. Abgleich der Zahlungseingänge mit den ausgestellten Rechnungen
  2. Rechtzeitige Reaktion (Mahnung) bei ausbleibenden Zahlungen
  3. Sicherstellung der Einzahlungsströme und damit der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens

Verbindlichkeiten (kreditorisch)

  1. Überwachung der Einhaltung der gewährten Zahlungsziele
  2. Vermeidung von Verzugszinsen, Mahngebühren und anderen negativen Folgen
  3. Ausschöpfung von Skonto durch fristgerechte Zahlung.

Darauf sollte man achten

  1. Regelmäßiger Abgleich der OPOS-Liste mit dem Bankkonto
  2. Regelmäßige Pflege der Liste
  3. Klare Regeln für das Mahnwesen und die Überschreitung von Zahlungszielen einführen
  4. Stammdaten regelmäßig pflegen.

DATEV OPOS-Liste

Die OPOS-Liste die über Anwendungen von DATEV erstellt wird hat verschiedene Spalten mit unterschiedlichem Inhalt. Die wichtigsten sind

  1. BL (Beleglink)
    Hier wird mittels eines Symbols angezeigt, ob für den Rechnungsvorgang ein digitaler Beleg vorhanden ist oder nicht. Durch einen Klick auf das Symbol, kann der Beleg angezeigt werden.
  2. Konto/Beschriftung
    In dieser Spalte werden die Kontonummer und die Beschriftung des jeweiligen Kontos aufgeführt.
  3. Rechnungs-Nummer
  4. Datum
  5. Fälligkeit
    Das Fälligkeitsdatum wird entweder aus dem Datum ermittelt, das im Feld Belegfeld 2 eingegeben wurde oder es wird das Datum verwendet, das in den OPOS-Stammdaten hinterlegt ist.
  6. Aktuelle Skontofälligkeit
    Hier ist die zum Stichtag gültige Skontofälligkeit angegeben.
  7. Möglicher Skonto
    Der Skontobetrag, der zur aktuellen Skontofälligkeit gezogen werden kann, wird ebenfalls angegeben.
  8. Zahlbetrag
    Der Zahlbetrag ist der Betrag abzüglich des möglichen Skontobetrags.
  9. Betrag Soll/ Betrag Haben
    Der Zahlbetrag kann entweder ein Soll- oder ein Habenbetrag sein.
  10. Saldo/ S/H
    Der Saldobetrag wird im Soll oder im Haben angezeigt.
  11. Gegenkonto
  12. WKZ/ S/H / Kurs
  13. R (Raffung)
    Bei einer Raffung werden Buchungen mit gleichem Datum und gleicher Rechnungsnummer auf den Personenkonten zu einer Buchung zusammengefasst.
  14. Ausgl. (Ausgleich)
    Hier wird angezeigt, ob und wie der Rechnungsausgleich durchgeführt wurde
    • M: Die Rechnungen wurden manuell mit Hilfe der Funktion Buchungen ausziffern ausgeglichen
    • A: Die Rechnungen wurden automatisch ausgeziffert
    • N: Der Ausgleich wurde über einen Kontennullsaldenlauf durchgeführt
  15. Fällig
    Diese Spalte zeigt die Tage an, in oder seid denen eine Rechnung bzw. Gutschrift fällig ist. Wenn eine Fälligkeit überschritten wurde, steht vor der Zahl ein Minus.
  16. Kz
    Hier werden mehrere Informationen angezeigt:
    • Kleindifferenz: Das Kennzeichen K bedeutet, dass es sich um eine Kleindifferenz handelt
    • Postensperre: eine 9 in der Spalte bedeutet, dass die Buchung für das Mahnwesen und den Zahlungsvorschlag gesperrt ist.
    • Mahnstufe: Bei Nutzung des Mahnwesens wird hier die erreichte Mahnstufe einer Rechnung angezeigt.
    • Zahlungskennzeichen: Wenn für eine Rechnung ein Zahlungsträger erzeugt wurde, steht hier die jeweilige Kennzeichnung: L= Lastschrift, U = Überweisung, S = Scheck
  17. ZI
    Hier werden Zusatzinformationen für offene Posten hinterlegt.
  18. GP-Bank / SEPA-Mandatsreferenz/ Div. Adress
    In dieser Spalte befinden sich die Geschäftspartnerbank, die SEPA-Mandatsreferenz und die Diverse Adressnummer.
  19. Sachverhalt/ Zinssperre
    Der Sachverhalt für Buchungen, die aus dem Mahnwesen als Mahnzins oder als Mahngebühr erzeugt wurden können hier erkannt werden. Außerdem wird angezeigt, ob für einen Posten eine Zinssperre hinterlegt wurde. Damit können Posten aus der Verzugszinsenberechnung im Mahnwesen herausgenommen werden.