Die elektronische Rechnung – Aufbau und Vorteile

Definition: Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine Elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, erfüllt den gleichen Zweck wie eine Papierrechnung. Sie liegt allerdings nicht analog vor, sondern wird in elektronischer Form ausgestellt, übermittelt und empfangen. Der Versand ist beispielsweise per Mail mit oder ohne PDF-Anhang oder per Web-Download möglich. Es bedarf dabei keiner Signatur. Der elektronische Versand ermöglicht im Anschluss die automatische und elektronische Weiterverarbeitung.

Arten elektronischer Rechnungen

Es wird zwischen unterschiedlichen Ausprägungen bei der E-Rechnung unterschieden.

  1. Rechnungen mit unstrukturierten Daten
    Die Rechnung liegt hier als reine Bilddatei (JPEG, PDF) oder eingescannte Papierrechnung ohne zusätzliche Daten vor. Gemäß EU-Richtlinie gelten diese Rechnungen nicht als E-Rechnungen. Sie können nicht automatisch weiterverarbeitet werden und werden allgemein als PDF-Rechnungen bezeichnet.
  2. Hybride Rechnungen
    Als solche werden Rechnungen bezeichnet, die aus einem PDF bestehen, das mit XML-Dateien mit strukturierten Daten kombiniert ist. Hier werden also die Vorteile einer optischen Ansicht der Rechnung durch ein Bild mit den Vorteilen eines strukturierten Datenformats zur automatischen Weiterverarbeitung kombiniert. Diese Rechnungen liegen häufig im ZUGFeRD-Format vor.
  3. Rechnungen mit strukturierten Daten
    Hier fehlt die Bilddatei. Die Rechnung liegt häufig im reinen XML-Format vor.

Spezielle Rechnungsformate

ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein spezielles Rechnungsformat entworfen, das die Arbeit mit E-Rechnungen erleichtern soll. Der Name des Formates ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein standardisiertes Dateiformat, das den EU-Vorgaben für elektronische Rechnungen entspricht. Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format fällt unter die hybriden Rechnungen. Sie ist zum einen für Anwender einfach lesbar, da sie eine PDF-Datei mit allen Angaben enthält. Auf der anderen Seite ist sie auch für Maschinen lesbar, da die Rechnungsinformationen zusätzlich als strukturierte Daten im XML-Format eingebettet sind.

XRechnung

Die XRechnung besteht aus einem reinen XML-Datensatz und enthält keine zusätzliche Bilddatei, sie zählt also zu den Rechnungen mit strukturierten Daten. Sie ist der nationale Standard für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes, der Länder und der Kommunen.

Anforderungen an die elektronische Rechnung

Das Gesetz definiert einige Bedingungen die erfüllt sein müssen, damit eine elektronische Rechnung die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt. Die elektronische Rechnung ist hierbei der Papierrechnung quasi gleichgestellt.

  1. Pflichtangaben
    Für elektronische Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben, die schon für Papierrechnungen definiert worden sind (§ 14 Abs. 4 UstG). Dazu zählt beispielsweise das Ausstelldatum oder die Rechnungsnummer.
  2. Rechnungsempfänger
    Der Empfänger der Rechnung muss einverstanden sein, dass er diese in elektronischer Form erhält. Es genügt, wenn die Zustimmung hierfür durch die allgemeinen Geschäftsbedingungen oder andere Rahmenvereinbarungen festgehalten ist oder sogar nachträglich erklärt wird. Auch ein stillschweigendes Einverständnis ist möglich. Dieses erfolgt, indem der Empfänger der Rechnung diese schlichtweg bezahlt.
  3. Kontrollverfahren
    Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein. Echtheit der Herkunft meint die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Die Unversehrtheit des Inhalts meint, dass sich der Inhalt der E-Rechnung auf dem Übermittlungsweg nicht verändern darf. Der Nachweis kann mit Hilfe eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens geführt werden, welches zudem sicherstellt, dass Rechnungen nicht nachträglich geändert werden können. Eine zweite Möglichkeit, die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhaltes zu gewährleisten, ist eine qualifizierte elektronische Signatur. Diese lässt sich eindeutig dem Unterzeichner zuordnen und ist auf eine Weise mit den unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
  4. Archivierung
    Elektronische Rechnung müssen, wie andere Belege auch, 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Während dieser Frist, muss die E-Rechnung jederzeit zugänglich sein und in einem lesbaren Format vorliegen. Zudem muss die Rechnung im ursprünglichen Format, also elektronisch, gespeichert werden. Wurde die Rechnung als Anhang einer E-Mail versendet, reicht es aus, nur die elektronische Rechnung zu speichern. Die E-Mail wird als Briefumschlag gesehen, da sie als reines Transportmittel dient. Bei einer Konvertierung, also einer Umwandlung der E-Rechnung in ein Inhouse-Format, muss neben der neuen auch die Originalversion archiviert werden.

Vorteile elektronischer Rechnungen

Die Vorteile liegen sowohl auf der Seite des Rechnungsstellers, als auch auf der Seite des Rechnungsempfängers. Mit der elektronischen Rechnung können Kosten, Zeit und Platz gespart werden. Ausgaben für Papier oder Porto fallen weg. Die Rechnungen werden in elektronischer Form gespeichert und füllen keine Ordner und Aktenschränke mehr. Gleichzeitig können sie so leichter wiedergefunden werden, da entsprechende Softwares zur Speicherung auch immer über eine Suchfunktion verfügen. Die Erstellung einer Rechnung sowie der elektronische Versand erfolgen zudem deutlich schneller, als der postalische. Rechnungen können somit im Durchschnitt auch schneller bezahlt werden und unnötige Verzögerungen entfallen. E-Rechnungen lassen sich leicht importieren und einfacher verarbeiten, da diese Aufgabe entsprechende Programme und Softwares übernehmen können.

Für die digitale Buchhaltung sind E-Rechnungen ebenfalls von Vorteil. Der Scanvorgang zur Digitalisierung der Rechnung entfällt und die Rechnung kann direkt im System gespeichert werden.

Nicht zu vergessen ist auch der Aspekt der Sicherheit. Elektronische Rechnungen machen Übertragungsfehler unwahrscheinlicher und gehen nicht so schnell verloren, wie solche in Papierform. Gleichzeitig wird auch die Transparenz verbessert, denn die einzelnen Arbeitsprozesse sind jetzt besser nachvollziehbar und können einfacher kontrolliert werden.

Von analog zu digital

Um elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können, benötigt ein Unternehmen lediglich einen elektronischen Rechnungseingang, einen digitalen Rechnungsworkflow und ein digitales Archiv. Der Rechnungsworkflow umfasst dabei die gesamte Verarbeitung der Rechnung. Von der Erfassung, über die Klassifizierung von Rechnungsdetails zum Prüfen und Signieren von Rechnungen und schließlich zur Übertragung in ein Buchungssystem. Das alles passiert automatisch mit Hilfe einer Software. Mit dem Programm Unternehmen online beispielsweise, können neben vielen anderen Funktionen auch Rechnungen verarbeitet und bezahlt werden. Die Plattform bietet gleichzeitig auch die Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung in einer Cloud. Rechnungen die dennoch analog empfangen wurden, lassen sich durch einscannen ebenfalls in die Cloud überführen. Neben dem Verarbeiten der empfangenen Rechnungen, bietet Unternehmen online auch die Funktion neue Rechnungen zu erstellen und zu versenden.