DATEV Unternehmen online – digitale Buchhaltung leicht gemacht

Die Digitalisierung von Abläufen spart Ressourcen, nicht zuletzt Zeit und Papier. Daher scheint dieser Prozess auch für die Verbindung zwischen Steuerberater und Unternehmen sinnvoll. Digitale Buchhaltung bedeutet einen Wechsel vom Papier ins Digitale. Jeglicher Austausch von Daten zwischen dem Unternehmen und dem Steuerberater, findet von nun an auf elektronischer Basis statt. So werden beispielsweise Druck- und Papierkosten eingespart. Gleichzeitig benötigt ein Unternehmen weniger Zeit für die Übermittlung von Belegen an den Steuerberater oder das Prüfen von Kontoumsätzen. Der Schritt zur digitalen Buchhaltung bringt also für beide Seiten Vorteile. Damit die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung nicht zum Hindernis wird, sondern im Gegenteil eine Chance für alle Beteiligten darstellt, ist eine geeignete Plattform für den Austausch nötig. Hierfür bietet sich Unternehmen online an.

Was ist DATEV Unternehmen online?

Unternehmen online ist ein Programm, das den Daten-, Beleg- und Dokumentenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen in digitaler Form ermöglicht. Sowohl vom Unternehmen, als auch vom Steuerberater, werden alle relevanten Dokumente mithilfe der DATEV-Cloud hochgeladen und gespeichert. Sie sind anschließend jederzeit für beide Seiten abrufbar. Hierdurch wird der gesamte Austausch zwischen Unternehmen und Steuerberater digitalisiert und somit vereinfacht. Der Zugang zum Programm erfolgt über eine App oder einen Stick, der an den Rechner angeschlossen wird. Unternehmen online setzt sich aus verschiedenen Programmbausteinen wie Belege online, Bank online, Kassenbuch online und einigen weiteren zusammen. Das Programm kann sowohl für die Finanzbuchführung als auch für die Lohnabrechnung genutzt werden. Kurz gesagt, Unternehmen online ermöglicht eine vollumfängliche, digitale Buchhaltung.

Digitale Finanzbuchführung

Voraussetzung für die digitale Buchhaltung, ist unter anderem das Vorliegen der Belege in elektronischer Form. Für die Finanzbuchführung werden daher alle Belege gescannt oder abfotografiert und vom Unternehmen in der DATEV-Cloud hochgeladen. Anschließend stehen sie dem Steuerberater in digitaler Form zur Verfügung. Für das Unternehmen sind hierbei vor allem die Anwendungen Belege online sowie Bank online, welche einen Teil von Unternehmen online darstellen, wichtig. Es können nicht nur Belege und Dokumente bei Unternehmen online hochgeladen werden, sondern auch Bankverbindungen hinterlegt und verknüpft werden. Die jeweiligen Startseiten der Teilanwendungen Belege online und Bank online, liefern einen Überblick über alle Rechnungen und Belege sowie die hinterlegten Bankkonten. Außerdem können hier unter anderem folgende Schritte durchgeführt werden:

  1. Belege übertragen
    Vorhandene Belege werden gescannt oder abfotografiert und anschließend hochgeladen. Bereits digital vorliegende Dateien können einfach übertragen werden.
  2. Belege bearbeiten und bezahlen
    Alle Belege sind jederzeit einsehbar und offene Rechnungen werden direkt erkannt. Sie können über das Programm mithilfe hinterlegter Zahlungsmethoden, wie Bankkonten, bezahlt werden. Ein Buchungsassistent erkennt dabei die relevanten Daten auf den Belegen und bereitet die Zahlung fast automatisch vor.
  3. Kontoumsätze prüfen
    Alle Kontoumsätze sind einsehbar. Rechnungen müssen somit nicht mehr manuell mit den Kontoumsätzen abgeglichen werden. Außerdem kann Unternehmen online jeder Buchung direkt den passenden Beleg zuordnen.
  4. Belege suchen
    Die Belegsuche steht für das revisionssichere Belegarchiv von Unternehmen online. Hierüber kann jeder hochgeladene Beleg und jedes Dokument mit nur wenigen Klicks wiedergefunden werden.

Weitere Programmbausteine von Unternehmen online sind die Teilanwendungen Auftragswesen online sowie Kassenbuch online. Diese bieten dem Unternehmen weitere Möglichkeiten zur digitalen Buchhaltung:

  1. Rechnungen schreiben
    Angebote, Lieferscheine und Rechnungen können online erstellt werden. Kunden oder Artikel lassen sich hierfür hinterlegen und als Vorlage immer wieder verwenden.
  2. Kassenbuch führen
    Das Programm bietet die Möglichkeit, das Kassenbuch elektronisch zu führen. Hochgeladene Belege werden dabei laufend erfasst und auf Vollständigkeit geprüft. Das garantiert auch die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften nach GoBD.

Der Steuerberater bucht die digitalen Belege, die vom Unternehmen hochgeladen wurden und stellt im Anschluss seine Auswertung, wie beispielsweise eine Betriebswirtschaftliche Auswertung, ebenfalls digital zur Verfügung. Die Unternehmenskennzahlen sind damit für das Unternehmen jederzeit abrufbar und prüfbar.

Digitale Lohnabrechnung

Alle wichtigen Lohndaten, sowohl Personal-Stammdaten als auch Bewegungsdaten, können einfach online erfasst und anschließend in das Lohnprogramm übernommen werden. In der digitalen Personalakte im Portal Belege online, können weitere Dokumente wie Arbeitsverträge und Immatrikulationsbescheinigungen gespeichert werden.

Der Steuerberater stellt auf dieser Basis Lohnauswertungen bereit. Diese sind beispielsweise Brutto-Netto-Abrechnungen oder eine Personalkostenübersicht.

Nach der Abrechnung über Bank online hat der Steuerberater die Möglichkeit, die Lohnzahlungen direkt bereit zu stellen, sodass diese nur noch vom Unternehmen freigegeben werden müssen.

Vorteile von Unternehmen online

  1. Uneingeschränkter ZugriffSowohl das Unternehmen als auch der Steuerberater haben zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, auf alle Daten in der DATEV-Cloud zuzugreifen. Dies umfasst
    sowohl die vom Unternehmen bereit gestellten Belege und Dokumente, als auch die Auswertungen des Steuerberaters.
  2. Zeit sparen
    Ein Beleg oder Dokument wird einmalig hochgeladen und gespeichert. Anschließend ist es dauerhaft mit wenigen Klicks einsehbar. Dies spart zum einen Zeit, die das monatliche Versenden von Belegen per Post an den Steuerberater gekostet hätte. Zum anderen müssen Unterlagen nun nicht mehr mühselig in einer Vielzahl an Ordnern und Akten gesucht werden, sondern sind einfach und schnell online abrufbar.
  3. Ordnung
    Das Programm Unternehmen online strukturiert und ordnet alle hochgeladenen Belege, Dokumente und Auswertungen systematisch. Es stellt damit ein revisionssicheres Belegarchiv dar. Über die Suchfunktion können alle bisher hochgeladenen Dokumente einfach gefunden werden.
  4. Aktualität
    Kennzahlen und Auswertungen sind tagesaktuell auf der Plattform einsehbar. Das Unternehmen kann dadurch stehts auf die neuesten Kennzahlen zugreifen und somit besser und effektiver gesteuert werden.
  5. Ressourcen sparen
    Der Austausch zwischen Unternehmen und Steuerberater erfolgt vollständig auf digitaler Basis. Es müssen keine Kopien von Dokumenten angefertigt werden und trotzdem können alle originalen Belege direkt im Unternehmen bleiben. Die Auswertungen des Steuerberaters lassen sich als PDF aus dem Programm herunterladen und digital speichern. Es wird somit auch die Zahl der zusätzlichen Ausdrucke minimiert.
  6. Geld sparen
    Der minimierte Papierverbrauch macht sich auch in den Kosten bemerkbar, die für das Unternehmen anfallen. Doch mit digitaler Buchhaltung über Unternehmen online werden nicht nur Papierkosten, sondern beispielsweise auch Portokosten gespart, da das Versenden der Belege per Post hinfällig wird.
  7. Sicherheit
    Der Austausch von E-Mails oder Datenträgern mit vertraulichen Informationen zwischen Unternehmen und Steuerberater wird hinfällig. Jegliche Übermittlung von Daten erfolgt sicher und verschlüsselt über die DATEV-Cloud. Hier werden zudem alle Auswertungen und Belege 10 Jahre revisionssicher archiviert.