DATEV Unternehmen online – digitale Buchhaltung leicht gemacht

Die Digitalisierung von Abläufen spart Ressourcen, nicht zuletzt Zeit und Papier. Daher scheint dieser Prozess auch für die Verbindung zwischen Steuerberater und Mandant sinnvoll. Digitale Buchhaltung bedeutet einen Wechsel vom Papier ins Digitale. Das Aktenchaos wird in einen digitalen, geordneten Speicher überführt. Jeglicher Austausch von Daten zwischen einem Mandanten und dem Steuerberater, findet von nun an auf elektronischer Basis statt. So werden beispielsweise Druck- und Papierkosten eingespart. Gleichzeitig benötigt ein Mandant weniger Zeit für die Übermittlung von Belegen an den Steuerberater oder das Prüfen von Kontoumsätzen. Der Belegfluss wird vereinfacht und beschleunigt. Der Schritt zur digitalen Buchhaltung bringt also für beide Seiten und besonders für die Zusammenarbeit von Kanzlei und Mandant Vorteile. Damit die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung nicht zum Hindernis wird, sondern im Gegenteil eine Chance für alle Beteiligten darstellt, ist eine geeignete Plattform für den Austausch nötig. Eine gute Lösung hierfür ist DATEV Unternehmen online an.

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online ist ein Programm, das den Daten-, Beleg- und Dokumentenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen in digitaler Form ermöglicht. Sowohl vom Unternehmen, als auch vom Steuerberater, werden alle relevanten Dokumente mithilfe der DATEV-Cloud hochgeladen und im DATEV Rechenzentrum gespeichert. Dies geht mittels des Belegtransfers, der den Import von digitalen Belegbildern oder Daten in DATEV Unternehmen online ermöglicht. Die hochgeladenen Belegbilder und Daten sind anschließend jederzeit für beide Seiten abrufbar. Hierdurch wird der gesamte Austausch zwischen Unternehmen und Steuerberater digitalisiert und somit vereinfacht. Der Zugang zum Programm erfolgt über eine App oder einen Stick, der an den Rechner angeschlossen wird. Unternehmen online setzt sich aus verschiedenen Programmbausteinen wie Belege online, Bank online, Kassenbuch online und einigen weiteren zusammen. Das Programm kann sowohl für die Finanzbuchführung als auch für die Lohnabrechnung genutzt werden. Kurz gesagt, Unternehmen online ermöglicht eine vollumfängliche, digitale Buchhaltung und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant.

Digitale Finanzbuchführung

Voraussetzung für die digitale Buchhaltung, ist unter anderem das Vorliegen der Belege in elektronischer Form. Nur dann kann ein elektronsicher Belegfluss stattfinden. Für die Finanzbuchführung werden daher alle Belege gescannt oder abfotografiert und vom Unternehmen in der DATEV-Cloud hochgeladen. Anschließend stehen sie dem Steuerberater in digitaler Form zur Verfügung. Für das Unternehmen sind hierbei vor allem die Anwendungen Belege online sowie Bank online, welche einen Teil von Unternehmen online darstellen, wichtig. Es können nicht nur Belege und Dokumente bei Unternehmen online hochgeladen werden, sondern auch Bankverbindungen hinterlegt und verknüpft werden. Die jeweiligen Startseiten der Teilanwendungen Belege online und Bank online, liefern einen Überblick über alle Rechnungen und Belege sowie die hinterlegten Bankkonten. Außerdem können hier unter anderem folgende Schritte durchgeführt werden:

  1. Belege übertragen
    Vorhandene Belege werden gescannt oder abfotografiert und anschließend hochgeladen. Bereits digital vorliegende Dateien können einfach übertragen werden.
  2. Belege bearbeiten und bezahlen
    Alle Belege sind jederzeit einsehbar und offene Rechnungen werden direkt erkannt. Sie können über das Programm mithilfe hinterlegter Zahlungsmethoden, wie Bankkonten, bezahlt werden. Ein Buchungsassistent erkennt dabei die relevanten Daten auf den Belegen und bereitet die Zahlung fast automatisch vor.
  3. Kontoumsätze prüfen
    Alle Kontoumsätze sind einsehbar. Rechnungen müssen somit nicht mehr manuell mit den Kontoumsätzen abgeglichen werden. Außerdem kann Unternehmen online jeder Buchung direkt den passenden Beleg zuordnen.
  4. Belege suchen
    Die Belegsuche steht für das revisionssichere Belegarchiv von Unternehmen online. Hierüber kann jeder hochgeladene Beleg und jedes Dokument mit nur wenigen Klicks wiedergefunden werden.

Weitere Programmbausteine von Unternehmen online sind die Teilanwendungen Auftragswesen online sowie Kassenbuch online. Diese bieten dem Unternehmen weitere Möglichkeiten zur digitalen Buchhaltung:

  1. Rechnungen schreiben
    Angebote, Lieferscheine und Rechnungen können online erstellt werden. Kunden oder Artikel lassen sich hierfür hinterlegen und als Vorlage immer wieder verwenden.
  2. Kassenbuch führen
    Das Programm bietet die Möglichkeit, das Kassenbuch elektronisch zu führen. Hochgeladene Belege werden dabei laufend erfasst und auf Vollständigkeit geprüft. Das garantiert auch die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften nach GoBD.

Der Steuerberater bucht die digitalen Belege, die vom Unternehmen hochgeladen wurden und stellt im Anschluss seine Auswertung, wie beispielsweise eine Betriebswirtschaftliche Auswertung, ebenfalls digital zur Verfügung. Die Unternehmenskennzahlen sind damit für das Unternehmen jederzeit abrufbar und prüfbar.

DATEV Unternehmen online Lohn

Alle wichtigen Lohndaten, sowohl Personal-Stammdaten als auch Bewegungsdaten, können einfach online erfasst und anschließend in das Lohnprogramm übernommen werden. In der digitalen Personalakte im Portal Belege online, können weitere Dokumente wie Arbeitsverträge und Immatrikulationsbescheinigungen gespeichert werden. Eine digitale Personalakte spart Kosten und ist sicherer vor der unerlaubten Einsicht durch Dritte. Außerdem wirkt sie dem Aktenchaos entgegen und wichtige Dokumente werden schneller wiedergefunden. Sie hat außerdem oft Zusatzfuntkionen, welche ein Personalakte in Papier nicht aufweisen kann.

Der Steuerberater stellt auf dieser Basis Lohnauswertungen bereit. Diese sind beispielsweise Brutto-Netto-Abrechnungen oder eine Personalkostenübersicht.

Nach der Abrechnung über Bank online hat der Steuerberater die Möglichkeit, die Lohnzahlungen direkt bereit zu stellen, sodass diese nur noch vom Unternehmen freigegeben werden müssen.

Anmelden bei DATEV Unternehmen online

Um sich bei DATEV Unternehmen online anzumelden, gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, DATEV SmartLogin und DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity.

DATEV SmartLogin

Eine Möglichkeit für den DATEV online Login ist der DATEV SmartLogin. Hierbei handelt es sich um eine mobile App die sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Tablet installiert werden kann. Sie ermöglicht eine sichere Anmeldung in DATEV-Programmen und DATEV-Apps. Um sich in einer DATEV-Online-Anwendung mit dem SmartLogin anzumelden, muss lediglich ein QR-Code über die SmartLogin-App gescannt werden. Möchte man sich in einem Programm auf demselben iOS oder Android Gerät anmelden, auf dem sich auch die SmartLogin-App befindet, funktioniert die Anmeldung ohne QR-Code mithilfe der App-Login Funktion.

DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity

Die andere Lösung für den Login ist die DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity. Bei DATEV mIDentity handelt es sich um einen Stick mit eingebautem SmartCard Leser und Softwareschutzmodul. Er funktioniert nur mit eingelegter SmartCard im Sim-Format. Für den Login bei DATEV Unternehmen online, wird wie beim SmartLogin zunächst die Anwendung gestartet. Bei der Auswahl des Anmeldeverfahrens muss nun DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity ausgewählt werden. Für die DATEV SmartCard wird ein zusätzliches Kartenlesegerät benötigt. Es werden nur bestimmte SmartCard-Lesegeräte unterstützt. Für DATEV mIDentity ist kein zusätzliches Lesegerät nötig, da es sich hierbei bereits um einen Stick mit eingebautem SmartCard leser handelt.

Vorteile von Unternehmen online

  1. Uneingeschränkter Zugriff
    Sowohl der Mandant als auch der Steuerberater haben zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, auf alle Daten in der DATEV-Cloud zuzugreifen. Dies umfasst
    sowohl die vom Unternehmen bereit gestellten Belege und Dokumente, als auch die Auswertungen des Steuerberaters. Die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant wird deutlich vereinfacht
  2. Zeit sparen
    Ein Beleg oder Dokument wird einmalig hochgeladen und gespeichert. Anschließend ist es dauerhaft mit wenigen Klicks einsehbar. Dies spart zum einen Zeit, die das monatliche Versenden von Belegen per Post an den Steuerberater gekostet hätte. Der Belegfluss ist online schneller und günstiger. Zum anderen müssen Unterlagen nun nicht mehr mühselig in einer Vielzahl an Ordnern und Akten gesucht werden, sondern sind einfach und schnell online abrufbar.
  3. Ordnung
    Das Programm Unternehmen online strukturiert und ordnet alle hochgeladenen Belege, Dokumente und Auswertungen systematisch. Es stellt damit ein revisionssicheres Belegarchiv dar. Über die Suchfunktion können alle bisher hochgeladenen Dokumente einfach gefunden werden. Damit ist das Aktenchaos Geschichte.
  4. Aktualität
    Kennzahlen und Auswertungen sind tagesaktuell auf der Plattform einsehbar. Das Unternehmen kann dadurch stehts auf die neuesten Kennzahlen zugreifen und somit besser und effektiver gesteuert werden.
  5. Ressourcen sparen
    Der Austausch zwischen Unternehmen und Steuerberater erfolgt vollständig auf digitaler Basis. Es müssen keine Kopien von Dokumenten angefertigt werden und trotzdem können alle originalen Belege direkt im Unternehmen bleiben. Die Auswertungen des Steuerberaters lassen sich als PDF aus dem Programm herunterladen und digital speichern. Es wird somit auch die Zahl der zusätzlichen Ausdrucke minimiert.
  6. Geld sparen
    Der minimierte Papierverbrauch macht sich auch in den Kosten bemerkbar, die für das Unternehmen anfallen. Doch mit digitaler Buchhaltung über Unternehmen online werden nicht nur Papierkosten, sondern beispielsweise auch Portokosten gespart, da das Versenden der Belege per Post hinfällig wird.
  7. Sicherheit
    Der Austausch von E-Mails oder Datenträgern mit vertraulichen Informationen zwischen Unternehmen und Steuerberater wird hinfällig. Jegliche Übermittlung von Daten erfolgt sicher und verschlüsselt über die DATEV-Cloud. Hier werden zudem alle Auswertungen und Belege 10 Jahre revisionssicher archiviert.