DATEV Bank online – Digitaler Zahlungsverkehr

Zu den Teilanwendungen des Programms DATEV Unternehmen online zählt auch DATEV Bank online. Hier können Rechnungen bezahlt, Lastschriften angelegt und Kontoumsätze geprüft werden. Für die Nutzung von DATEV Bank online entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Bankverbindungen anlegen

Um die Funktionen von Bank online nutzen zu können, müssen zunächst eine oder mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden. Nur von hinterlegten Bankverbindungen können Zahlungen veranlasst oder Kontoumsätze abgeholt werden. Es können dabei nur inländische Auftraggeber-Bankverbindungen (deutsche IBAN) angelegt werden. Unter Stammdaten / Unternehmensangaben / Register Bank lassen sich neue Bankverbindungen anlegen sowie bestehende ändern oder löschen. Für hinterlegte Verbindungen kann ein HBCI-Zugang oder ein EBICS-Zugang angelegt werden. Sie sind die Voraussetzung für bestimmte Varianten der Kontoumsatzabholung sowie der Ausführung von Zahlungen.

Kontoumsätze abholen und prüfen

Bank online unterstützt verschieden Verfahren der Kontoumsatzabholung.

  1. RZ-Bankinfo
    Die Umsatzabholung erfolgt automatisch durch DATEV. Jeden Morgen werden die Daten von den Kreditinstituten abgeholt und im DATEV-Rechenzentrum gespeichert, wo sie für den Steuerberater und den Mandanten zur Einsicht und Bearbeitung bereitstehen.
  2. HBCI PIN/TAN und EBICS
    Wer seine Kontoumsätze selbst direkt von der Bank abholen möchte kann dies über die Verfahren HBCI PIN/TAN und EBICS machen. Die Umsätze werden im Anschluss ebenfalls im DATEV-Rechenzentrum gespeichert.

Die abgeholten Kontoauszüge werden im DATEV-Rechenzentrum langfristig gespeichert. Dadurch stehen sie sowohl dem Steuerberater, als auch dem Mandanten über die normale Speicherzeit der Banken (90-180 Tage) hinaus elektronisch zur Verfügung.

Über die Kontoumsatzprüfung können die Kontoumsätze einfach überwacht und mit den dazugehörigen Belegen verbunden werden. Die Zuordnung der Belege zu den passenden Umsätzen ist dank Automatismen automatisch möglich, sie kann aber auch manuell erfolgen. Zahlungen, die mit Bank online ausgeführt werden, werden ebenfalls automatisch zugeordnet. Für wiederkehrende Umsätze lassen sich Regeln anlegen, damit diese Kontoumsätze jedes Mal automatisiert bearbeitet werden.

Zahlungen

In der Zahlungsliste von Bank online befinden sich zwei Arten von Zahlungen.

  1. Offene Zahlungen
    Noch nicht gesendete Zahlungen haben in der Regel eine Anzeigedauer von 13 Monaten. In dieser Zeit stehen sie zur Ausführung bereit. Zahlungen mit elektronischer Unterschrift sowie solche aus dem Lohnprogramm haben jedoch nur eine Anzeigedauer von 6 Wochen.
  2. Ausgeführte Zahlungen
    Bereits gesendete Zahlungen werden im DATEV-Rechenzentrum archiviert. Dort sind sie für 10 Jahre gespeichert.

Zahlungen veranlassen

Für das Ausführen von Zahlungen müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein.

  1. In den Unternehmensangaben von Stammdaten online ist die eigene IBAN und BIC des Unternehmens angelegt
  2. Die Auftraggeber-Bankverbindung ist in Stammdaten online angelegt
  3. Die Daten des Kreditinstituts sind in Bank online übertragen

Es gibt verschieden Übermittlungsverfahren, die für die elektronische Übermittlung der Zahlungen zur Verfügung stehen, ebenso wie bei der Kontoumsatzabholung.

  1. HBCI Pin/TAN
    Voraussetzung für diese Variante ist, dass das gewünschte Kreditinstitut dieses Verfahren anbietet. Ist dies der Fall, muss das Bankkonto zunächst für HBCI PIN/TAN eingerichtet und initialisiert werden. Die erforderlichen Zugangsdaten werden von der Bank bereitgestellt. Sobald die Anmeldung des Kontos durchgeführt wurde, können Zahlungsaufträge mittels PIN und TAN freigegeben werden. Sie werden in einer direkten Anschaltung über das DATEV-Rechenzentrum an die Bank übermittelt. Die TAN kann am Handy oder mit Hilfe eines TAN-Generators generiert werden.
  2. EBICS
    Auch für die Nutzung des EBICS-Verfahrens muss das Bankkonto zunächst initialisiert und angemeldet werden. Für die Freischaltung des Zugangs ist auch eine Unterschrift des Kontoinhabers nötig, die bei der Bank eingereicht wird. Die zukünftigen Zahlungsaufträge können mit elektronischer Unterschrift unterschrieben werden und werden über das DATEV-Rechenzentrum an die Bank übermittelt. Die elektronische Unterschrift ist auf der DATEV SmartCard und dem SmartLogin möglich.
  3. Sammelverfahren mit Freigabebeleg
    Über das DATEV-Rechenzentrum können ebenfalls Zahlungssätze an die Bank übermittelt werden. Hierfür werden die Zahlungsaufträge an DATEV gesendet sowie anschließend an das Kreditinstitut weitergeleitet und über den Begleitzettel freigegeben. Voraussetzung ist ein Begleitzettel (Freigabefax) oder eine Freigabe im Online-Portal der Bank.

Offene Rechnungen werden auf der Startseite angezeigt. Sie können entweder sofort oder später bezahlt werden.

  1. Sofort bezahlen
    Hierfür muss die gewünschte Rechnung markiert werden. Anschließend wird auf Bezahlen geklickt. Die relevanten Informationen werden automatisch vom Beleg abgelesen und übernommen, sodass die Zahlung direkt elektronisch an die Bank gesendet werden kann.
  2. Später bezahlen
    Auch für Rechnungen, die nicht direkt beglichen werden, kann über die Auswahl bezahlen ein Zahlungsträger mit allen relevanten Informationen erstellt werden. Anschließend kann ein Wiedervorlagedatum für die spätere Bezahlung hinterlegt werden. Auf der Startseite Bank lassen sich diese Rechnungen zu einem späteren Zeitpunkt über Zahlungen ausführen bezahlen.

Zahlungen können auch ohne passendes Belegbild angelegt werden. In diesem Fall müssen die Informationen selbst ausgefüllt werden, da sie nicht automatisch aus dem passenden Beleg übernommen werden können. Beim Ausfüllen kann auf hinterlegte Auftraggeber- und Empfängerstammdaten zurückgegriffen werden.

Sammelzahlungen

Werden mehrere Einzelzahlungen markiert, kann aus ihnen eine Sammelzahlung gebildet werden. Dafür müssen folgende Kriterien der Zahlungen übereinstimmen:

  1. Zahlungsart
  2. Auftraggeber-Bankverbindung
  3. Batch-Booking-Kennzeichen

Bei der Zahlungsart SEPA-Lastschrift muss zusätzlich das Fälligkeitsdatum, der Mandatstyp, die Ausführungsvariante und die Gläubiger-ID übereinstimmen.

Vorlagen

Für Zahlungen, die immer wieder ausgeführt werden, lässt sich eine Vorlage anlegen. Wird eine neue Zahlung erfasst, kann über den Reiter Vorlage auswählen auf die bereits gespeicherten Daten zurückgegriffen werden. Diese werden automatisch in das Zahlungsformular übernommen.

Verfahren im Vergleich

Zur Abholung von Kontoumsätzen und zur Veranlassung von Zahlungen über die Teilanwendung Bank online in Unternehmen online, gibt es drei übergeordnete Verfahren.

  1. Service-Rechenzentrumsverfahren (DATEV-Sammelverfahren)
    Zahlungsaufträge werden an DATEV gesendet und von dort an das gewünschte Kreditinstitut weitergeleitet. Die Kontoumsätze werden automatisch von DATEV abgeholt und über die RZ-Bankinfo bereitgestellt.
  2. EBICS mit elektronischer Unterschrift – DATEV SmartCard / DATEV mIDentity
    Zahlungsaufträge können mit elektronischer Unterschrift (DATEV SmartCard / DATEV mIDentity) freigegeben werden und in direkter Anschaltung (EBICS) über das DATEV-Rechenzentrum an die Bank übermittelt werden. Kontoumsätze lassen sich auf dem gleichen Weg abholen.
  3. PIN/TAN Verfahren (Drittanbieter-Schnittstelle)
    Mittels PIN/TAN-Verfahren lassen sich Zahlungen über einen Drittanbieter an die Bank senden. Ebenso werden Kontoumsätze abgerufen.

Bei der Wahl eines Verfahrens sollte darauf geachtet werden, dass es von den verwendeten Kreditinstituten unterstützt wird.

SEPA-Lastschriftmandate

Für den Einzug von SEPA-Lastschriften wird immer auch ein SEPA-Lastschriftmandat benötigt. Dieses wird zwischen dem Lastschriftgläubiger und dem Zahlungspflichtigen vereinbart. Um eine SEPA-Lastschrift zu erstellen, sind mehrere Schritte notwendig.

  1. Gläubiger-ID für SEPA-Lastschrift erfassen
    Die Gläubiger-ID kann auf Antrag elektronisch von der Deutschen Bundesbank zugestellt werden.
  2. IBAN und BIC vervollständigen
  3. SEPA-Lastschriftmandat vereinbaren
    Für eine SEPA-Lastschrift wird eine Mandatsvereinbarung zwischen dem Gläubiger der Lastschrift und dem Zahlungspflichtigen benötigt.
  4. SEPA-Mandatsreferenz zuordnen
    In der Mandatsverwaltung kann die Mandatsreferenz für den Lastschriftteilnehmer angelegt und anschließend zugeordnet werden.
  5. SEPA-Lastschrift erstellen
    In der Liste der Zahlungsart kann der Eintrag SEPA-Lastschrift ausgewählt werden. Es kann zwischen SEPA-Basislastschrift – für Privatkunden und Firmenkunden, und SEPA-Firmenlastschrift – für den Einzug fälliger Forderungen zwischen Unternehmen, gewählt werden.
  6. An die Bank sende
    Vorbereitete Lastschriften können jederzeit über DATEV Bank online eingesehen, geändert und an die Bank übermittelt werden.

.