DATEV Arbeitnehmer online – Vor- und Nachteile

Das Programm DATEV Arbeitnehmer online soll Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammenbringen. Über das Portal kann die Entgeltrechnung vom Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung gestellt werden und ist von da an online für den Arbeitnehmer einsehbar. Die Nutzung des Programms hat Vor- und Nachteile, weswegen jedes Unternehmen selbst abwägen muss, ob es sich lohnt oder nicht.

Analoge vs. Digitale Entgeltabrechnung – was ist der Unterschied?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann auf zwei verschieden Arten an die Mitarbeiter übermittelt werden. In vielen Unternehmen erfolgt die Übermittlung der Entgeltabrechnung an die Mitarbeiter am Ende des Monats standardmäßig in Papierform. Bei größeren Unternehmen per Post, bei kleineren auch manchmal persönlich. Gesetzlich ist jedoch nicht vorgeschrieben, über welches Medium die Entgeltabrechnung an den Mitarbeiter kommen muss. Deshalb ist auch noch ein anderer Weg möglich, das Dokument kann ebenso gut in elektronischer Form übermittelt werden. Der Arbeitgeber muss lediglich auf die inhaltlichen Angaben der Gehalts- und Lohnabrechnung achten und diese sind sowohl in klassischer als auch in elektronsicher Form identisch. Eine digitale Entgeltabrechnung entspricht also ebenso der Textform wie eine in Papierform.

Vorteile von DATEV Arbeitnehmer online

  1. Vereinfachung der Kommunikationswege für die Lohnbuchhaltung
    Über das Programm DATEV Arbeitnehmer online können Gehaltsabrechnungen online bereitgestellt werden. Das ist für beide Seiten, Arbeitgeber wie Arbeitnehmer unkomplizierter und schneller, als eine Übergabe der Gehaltsabrechnung in Papierform.  Die Arbeitnehmer müssen sich lediglich mit ihren Zugangsdaten einloggen, um Lohn- oder Gehaltsabrechnungen sowie Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise einsehen zu können.
  2. Kosten einsparen
    Bei der elektronischen Ausgabe der Abrechnungen an die Mitarbeiter kann einiges an Kosten eingespart werden. Druck, Papier, Kuvert und Porto entfallen.
  3. Zeitersparnis
    Abrechnungen in Papierform müssen entweder persönlich oder per Post an die Mitarbeiter versendet werden. Das verursacht einen erheblichen Zeitaufwand. Gerade bei Unternehmen mit großer Belegschaft lohnt sich daher der Einsatz von DATEV Arbeitnehmer online, denn die Abrechnung ist in kurzer Zeit online hochgeladen und für den Arbeitnehmer sofort einsehbar.
  4. Unkompliziert
    Das Programm funktioniert recht einfach. Beispielsweise die Freischaltung für Arbeitnehmer geht unkompliziert von statten.
  5. Sichere Aufbewahrung
    Die Lohn- und Gehaltsdokumente, die vom Arbeitgeber hochgeladen werden, sind für den Arbeitnehmer 10 Jahre lang immer wieder einsehbar. Er kann von überall aus darauf zugreifen. So kommt es nicht mehr vor, dass verloren gegangene Dokumente neu angefordert und ausgestellt werden müssen.
  6. Zusätzliche Hinweise
    Über das Portal können Unternehmen ihren Mitarbeitern zusätzlich zu den Dokumenten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch aktuelle Hinweise rund um Lohn und Gehalt bereitstellen
  7. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
    Die Nutzung des Programms DATEV Arbeitnehmer online ist unabhängig davon, ob Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Unternehmen selbst oder durch einen Steuerberater erstellt werden. Ist der Steuerberater für den Bereich zuständig, kann er die Dokumente entweder direkt für die Arbeitnehmer zur Verfügung stellen oder sie erst dem Unternehmen zukommen lassen. Sie werden dann vom Unternehmen selbst in Arbeitnehmer online hochgeladen.

Nachteile von DATEV Arbeitnehmer online

  1. Sicherheitsvorkehrungen
    Um sich als Arbeitnehmer bei DATEV Arbeitnehmer online anmelden zu können, benötigt man einen elektronischen Personalausweis. Weiter wird die Anwendung eines PIN-Verfahrens gefordert. Nicht alle Angestellten verfügen über einen solchen elektronischen Personalausweis sehen den Anmeldevorgang als zu aufwendig an.
  2. Keine Portabilität der Daten
    Wenn der Arbeitnehmer seine Stelle wechselt, können die Daten nicht einfach zum neuen Arbeitgeber übertragen werden. Der Arbeitnehmer kann bei seinem alten Arbeitgeber zwar problemlos deregistriert werden, allerdings muss er sich bei der zukünftigen Stelle wieder einen komplett neuen Zugang einrichten. Sämtliche elektronische Daten müssen dann vom Arbeitnehmer in Eigenenergie an einem anderen Ort gespeichert werden.
  3. Kosten vs. Nutzen lohnen sich hauptsächlich für große Unternehmen
    Die Gebühren, die für die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online anfallen, werden meist nur in großen Unternehmen durch Einsparungen wieder aufgewogen. Hier macht der Wegfall von Kosten für Druck und Versand oder die Ersparnis an.