Das digitale Urlaubskonto

Als Arbeitnehmer hat man Anspruch auf eine bestimmte Anzahl an Urlaubstagen im Jahr. Damit ein Arbeitgeber mit dem Ausfall seiner Mitarbeiter planen kann und nicht alle in derselben Woche in den Urlaub gehen, muss der Urlaub frühzeitig angemeldet und vermerkt werden. Dies kann mit Hilfe eines digitalen Urlaubskontos erfolgen.

Urlaubsrecht

Jeder Arbeitnehmer hat in Deutschland einen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Mindestanzahl von 20 Urlaubstagen pro Jahr, bei einer fünf Tage Woche. Wer sechs Tage die Woche arbeitet, hat mindestens Anspruch auf 24 Tage bezahlten Urlaub. Darüber hinaus, kann zusätzlich sogenannter übergesetzlicher Urlaub mittels Arbeitsvertrags geregelt werden. Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern zwischen 25 und 30 Tagen Urlaub im Jahr. Nicht genommene Urlaubstage können unter bestimmten Bedingungen ins Folgejahr mitgenommen werden. Dort müssen sie bis spätestens Ende März abgebaut sein, sonst verfallen sie. Zusätzlich gibt es gesetzliche Feiertage, an denen Arbeitnehmer frei bekommen. Die Anzahl variiert in Deutschland zwischen den Bundesländern.

Was ist ein Urlaubskonto

Ein Urlaubskonto liefert einen Überblick über die bereits genommenen und die geplanten Urlaubstage eines Mitarbeiters. Die Mitarbeiter können Urlaubstage beantragen und Abwesenheiten eintragen. Der Arbeitgeber kann die Anträge einsehen und genehmigen oder gegebenenfalls ablehnen.

Funktionen

Der Funktionsumfang, den ein digitales Urlaubskonto bietet, hängt mit der genutzten Software zusammen. Folgende Funktionen sollte ein solches Konto haben:

Benutzerrollen

Auf das Urlaubskonto sollte sowohl der Mitarbeiter, als auch der Vorgesetzte zugreifen können. Dabei müssen beide über unterschiedliche Funktionen verfügen.

  1. Mitarbeiter
    Der Mitarbeiter muss Urlaubsanträge stellen können und Abwesenheiten eintragen. Weiter kann er sich sein Konto mit Urlaubseintragungen anzeigen lassen. Er sieht so einen Überblick über bisher genommen und noch ausstehende Urlaubstage.
  2. Vorgesetzter
    Die Aufgabe des Vorgesetzten besteht darin, die Urlaubsanträge zu genehmigen oder abzulehnen. Außerdem sollte auch er einen Überblick über genommene und ausstehende Urlaubstage seiner Mitarbeiter haben.

Urlaub beantragen

Der Mitarbeiter kann über sein Urlaubskonto Urlaubsanträge ausfüllen und abschicken. Der Antrag erreicht den Vorgesetzen meist per Mail. Dieser kann ihn dann ablehnen oder annehmen. Wird ein Urlaubsantrag angenommen, so ist er im Konto von nun an als geplanter Urlaub vermerkt. Die Nachricht über den bewilligten Urlaub, geht beim Mitarbeiter ebenfalls per Mail ein.

Urlaubsanspruch und Urlaubskonto

Im Urlaubskonto werden die Angaben über den Urlaubsanspruch für jedes Jahr, den Resturlaub aus dem Vorjahr für jedes Jahr und den Sonderurlaub verwaltet. Ebenso wird der bisher genommene Urlaub und der daraus resultierende Resturlaub angezeigt.

Der Urlaubsanspruchswert eines Mitarbeiters kann vom Vorgesetzen bearbeitet werden. So ist es beispielsweise möglich, Sonderurlaub einzugeben oder den Jahresurlaub festzulegen.

Wochenarbeitstage

Nicht alle Mitarbeite arbeiten in einer üblichen 5-Tage Woche von Montag bis Freitag. Manche haben auch den Samstag als Arbeitstag, andere wiederrum arbeiten nur von Dienstag bis Donnerstag. Welche Tage als Arbeitstage gelten, kann für jeden Mitarbeiter spezifisch festgelegt werden. Reicht nun ein Mitarbeiter, der von Dienstag bis Donnerstag arbeitet, eine Woche Urlaub ein, so werden ihm drei Urlaubstage abgezogen. Bei einem Mitarbeiter, der von Montag bis Samstag arbeitet, werden automatisch sechs Tage abgezogen.

Feiertage

Feiertage gelten nicht in allen Ländern und Regionen gleich. Wenn die Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten, an denen regionsspezifische Feiertage gelten, ist es sinnvoll, verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Feiertage zuzuordnen. Globale Feiertage, die beispielsweise für ganz Deutschland gelten, können automatisch für alle dort arbeitenden Mitarbeiter übernommen werden.

Abwesenheiten

Neben Urlaub, gibt es auch noch andere Gründe für die Abwesenheit eines Mitarbeiters. Auch diese können im Urlaubskonto erfasst werden. Der Vorgesetzte kann hierbei entscheiden, welche Abwesenheitstypen der Mitarbeiter angeben kann.

Beispiel: Krankmeldung

Ein häufiger Grund für die Abwesenheit eines Mitarbeiters ist eine Krankmeldung. Sollte ein Mitarbeiter wegen einer Krankheit nicht zur Arbeit erscheinen können, kann er dies im System vermerken. Der Vorgesetze kann den Eintrag anschließend einsehen.

Urlaubssperren

Mit einer Urlaubssperre kann ein Zeitraum festgelegt werden, in dem Mitarbeiter keinen Urlaub beantragen können.

Vor- und Nachteile des digitalen Urlaubskontos

Die Nachteile sind überschaubar. Zwar müssen sich die Mitarbeiter und Vorgesetzen mit der genutzten Software vertraut machen, die angebotenen Programme sind aber recht einfach zu bedienen.

Die Urlaubsplanung und -verwaltung über ein digitales Urlaubskonto zu lösen, bringt sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber mehr Vorteile als Nachteile.

  1. Unkomplizierte Vorgänge
    Die Urlaubsplanung der Mitarbeiter gehört nicht zu den Kernaufgaben eines Unternehmens. Daher ist für die Beteiligten wichtig, dass sie möglichst schnell und unkompliziert.
  2. Einfacher Zugriff
    Sowohl die Mitarbeiter selbst, als auch der Arbeitgeber können das Urlaubskonto einsehen und bearbeiten. So kann ein Mitarbeiter jederzeit und von überall Urlaub oder Fehlzeiten eintragen, die anschließend flexibel vom Arbeitgeber bearbeitet werden können.
  3. Schnelligkeit
    Durch den flexiblen Zugriff, gehen Urlaubsanträge schneller beim Arbeitgeber ein und können auch schneller bearbeitet werden. So weiß der Mitarbeiter in kürzester Zeit, ob sein Urlaubsantrag bewilligt wird oder nicht.
  4. Gute Übersicht
    Im Urlaubskonto ist jederzeit der bereits genommene, der geplante und der noch offene Urlaub für das Jahr einsehbar. So hat der Mitarbeiter jederzeit einen guten Überblick über seinen Urlaub. Auch für den Arbeitgeber ist es einfacher zu sehen, wann welche Mitarbeiter fehlen werden.

Die richtige Software

Es gibt zahlreiche Anbieter, die eine Software für ein digitales Urlaubskonto auf dem Markt haben. Hier liegt es beim Unternehmen selbst, sich für eine zu entscheiden. Die Funktionen sind ähnlich, können sich aber in ihrem Umfang unterscheiden. Vorteilhaft ist, wenn die Software mit den aktuellen Vorschriften im Urlaubsrecht vertraut ist und die Urlaubsansprüche automatisch anpasst. Das Urlaubskonto kann auch in einer umfangreicheren Software integriert sein. DATEV bietet beispielsweise die Anwendung Personal-Management classic an, die bei Aufgaben im Personalbereich unterstütz, unter anderem mit einem Urlaubskonto.