Buchhaltung in der Gastronomie – Besonderheiten und digitale Lösungen

Einen Gastronomie-Betrieb zu führen, bedeutet nicht nur leckere Gerichte zu kochen und einen guten Service anzubieten. Wie in jedem anderen Unternehmen auch, ist eine saubere Buchhaltung unumgänglich. In erster Linie natürlich, weil eine korrekte Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie ist gleichzeitig aber auch eine wichtige Grundlage, um das eigene Unternehmen sinnvoll steuern zu können. Mittels digitaler Lösungen kann der Prozess zudem verkürzt und vereinfacht werden. So kann das unerfreuliche Thema Buchhaltung für den Gastronomie-Betrieb schnell zur Chance werden.

Besonderheiten in der Gastronomie

Die grundlegenden Aufgaben, die bei der Buchhaltung in der Gastronomie anfallen, unterschieden sich nicht wesentlich von anderen Unternehmen, beispielsweise aus dem Produktionsbereich. Geht man aber etwas mehr ins Detail, sollte bei allen Gemeinsamkeiten doch ein Augenmerk auf die Unterschiede gelegt werden, die es bei der Buchhaltung in der Gastronomie zu beachten gilt. Hier ist in manchen Bereichen eine strengere Überprüfung von Vorteil.

Speisen erfassen

Alle Speisen die verkauft werden müssen genau erfasst werden. Besonders bei kleinen Imbissen mag es manchmal schwer sein, den Überblick zu behalten, doch für eine saubere Buchhaltung ist dieser Überblick zwingend notwendig.

Sorgfältige Aufbewahrung der Belege

Gerade im Gastronomiebereich fallen oft viele kleine Transaktionen an. Für jeden dieser Geschäftsvorfälle, muss der zugehörige Beleg revisionssicher aufbewahrt werden und das in den meisten Fällen über 10 Jahre hinweg. Die Belege müssen jederzeit für den Fall einer Steuerprüfung einsehbar sein.

Korrekte Rechnungen

Je nachdem, wo der Kunde seine Speisen verzehrt, gilt ein anderer Steuersatz. Nimmt der Kunde seine Bestellung mit und isst sie nicht im Restaurant, wird ein niedrigerer Steuersatz berechnet. Das Finanzamt sieht hierin eine Lebensmittellieferung, die steuerliche Begünstigungen mit sich bringt. Isst er jedoch im Restaurant, muss ein höherer Steuersatz berechnet werden. Es handelt sich nun laut dem Gesetz um eine Dienstleistung, da der Gast einen Tisch nutzt. Für Getränke gilt immer der höhere Steuersatz. Dieser Unterschied muss auf der Rechnung korrekt vermerkt sein.

Preiskalkulation

Eine korrekte Kalkulation der Preise für Speisen und Getränke, die immer wieder überprüft und an aktuelle Entwicklungen angepasst wird, ist zwingen notwendig. Dabei sind zum Beispiel der Wareneinsatz für das jeweilige Produkt oder die Zubereitungszeit zu beachten. Wenn beispielsweise der Preis der eingekauften Waren steigt, muss auch der Preis des daraus entstehenden Produkts angehoben werden.

Lieferscheine aufbewahren

Lieferscheine müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Hierbei gilt es aufzupassen, denn auf einem Lieferschein muss nicht zwangsläufig Lieferschein stehen. Er kann auch in Form einer Rechnung oder eines Frachtbriefes vorliegen. In diesem Fall verlängert sich die Aufbewahrungszeit auf 10 Jahre. Für jeden Geschäftsvorfall müssen am Ende ein oder mehrere Dokumente vorliegen und aufbewahrt werden, welche die Bestätigung des Lieferauftrages und der Lieferung, eine Lieferanzeige, die Rechnung, einen Lieferschein und einen Zahlungsbeleg beinhalten. Wie alle anderen Belege auch, müssen sie revisionssicher archiviert werden und stehts einsehbar sein

Chancen einer ordentlichen Buchhaltung in der Gastronomie

Eine ordentliche und korrekte Buchhaltung ist nicht nur notwendig, um im Falle einer Steuerprüfung alle gewünschten Daten vorlegen zu können. Sie bietet auch für das Unternehmen selbst Vorteile und Chancen. So kann sich ein Gastronomie-Betrieb mit Hilfe einer ordentlichen Buchhaltung beispielsweise einen Überblick darüber verschaffen, welche Speisen und Getränke häufig geordert werden und welche kaum jemand bestellt. Dies kann möglicherweise auch auf saisonbedingte Unterschiede geprüft werden. Auf Basis dieser Daten können Lieferbestellungen oder gegebenenfalls sogar die Speisekarte angepasst und optimiert werden.

Buchhaltung mit digitalen Lösungen vereinfachen

Auch die Gastronomie-Branche kann von einem digitalen Wandel profitieren. Weg von der manuellen und hin zur digitalen Buchhaltung – ein Schritt den jeder Gastronomie-Betrieb in Betracht ziehen sollte. Es gibt heutzutage verschiedene Softwares und Programme auf dem Markt, die die Buchhaltung optimieren und vereinfachen können. Manche von ihnen sind sogar Branchen-spezifischen Programme und damit speziell auf die Gastronomie ausgerichtet. Es können aber auch Softwares genutzt werden, die die Buchhaltung in allen Arten von Unternehmen unterstützen.

Die elektronische Kasse

Sie ist keine gesetzliche Pflicht, aber sie vereinfacht Abläuft und hilft bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung. In vielen Betrieben sind immer noch stationäre Kassensysteme installiert, viele von ihnen lassen sich aber mittlerweile mit mobilen Geräten kombinieren. Die andere Variante ist eine Tablet-PC basierte Lösung, bei der die Mitarbeiter nicht mehr an einen Tresen gebunden sind. So oder so ist eine elektronische Kasse sinnvoll, da sie zur Vermeidung von Fehlern beiträgt und einen Überblick über Einnahmen und verkaufte Produkte vereinfacht.

Digitale Bestell- und Bezahlsysteme

Digitales Bestellen und Bezahlen spart Zeit und kann die Kundenzufriedenheit erhöhen. So ist es denkbar, dass Gäste in Zukunft über eine App bestellen und bezahlen können. Die Mitarbeiter müssen dann nur noch das Essen und die Getränke servieren. Durch die Digitalisierung des Bestell- und Bezahlvorgangs, sind dabei entstehende Belege und Daten von Anfang an in elektronischer Form vorhanden. Sie können also problemlos in die für die digitale Buchhaltung genutzte Software eingespielt werden.

Kalkulationssysteme

Kalkulationssysteme helfen dabei Einsparpotentiale zu identifizieren, beispielsweise beim Wareneinsatz. Sie aktualisieren Preise automatisch und können bei Kennzeichnung von Allergenen und Zusatzstoffen behilflich sein. Mit ihren Berechnungen steigern moderne Kalkulationssysteme die Effizienz der Planung von Gastronomie-Betrieben.

Vorteile der digitalen Buchhaltung in der Gastronomie

  1. Flexibilität
    Mit Hilfe von Apps und Softwares, können Daten von überall aus eingesehen werden, nicht nur am eigenen Schreibtisch mit dem Ordner vor der Nase. Es kann beispielsweise tagesaktuell überprüft werden, welche Speisen und Getränke in welchem Maße gekauft werden oder aber welcher Kellner wie viel Umsatz macht. Auf diese Zahlen kann der Unternehmer dann direkt reagieren und so die Führung des Gastronomie-Betriebs optimieren. Möglicherweise sind die Tische nicht fair auf die Kellner verteilt oder sie müssen ihren Arbeitsprozess optimieren.
  2. Zeit sparen
    Belege lassen sich schneller wiederfinden, wenn sie digital über ein Cloud System gespeichert und geordnet sind. Gleichzeit kostet auch das Schreiben und Bezahlen von Rechnungen in digitaler Form weniger Zeit. Notwendige Prozesse, wie die Umsatzsteuervoranmeldung, sind mit wenigen Klicks erledigt.
  3. Strategisches Datenmanagement
    Wer den eigenen Betrieb sinnvoll kontrollieren und optimieren möchte, kommt um ein anständiges Datenmanagement nicht herum. Mit Hilfe von digitalen Lösungen in der Buchhaltung sind Auswertung wie eine Einnahmeüberschussrechnung oder der aktuelle Warenverbrauch tagesaktuell abrufbar. Auf ihrer Basis können Entscheidungen über Veränderungen im eigenen Unternehmen getroffen werden.
  4. Einhaltung der Rechtsvorschriften
    Wie wird ein Kassenbuch korrekt geführt? Welchen Beleg muss ich wie lange aufbewahren? Und wie funktioniert nochmal eine Umsatzsteuervoranmeldung? Der Gesetzgeber macht viele Vorgaben, die es zu überblicken und berücksichtigen gilt. Einfacher geht das, wenn die Buchhaltungsprozesse digital ablaufen. Programme, die hierfür genutzt werden können, sorgen beispielsweise für eine ordnungsgemäße und revisionssichere Archivierung der Belege. Gleichzeitig unterstützen sie auch noch die korrekte Kassenbuchführung oder rechtzeitige Bezahlung ausstehender Rechnungen. So ist man was die rechtlichen Vorschriften angeht auf der sicheren Seite.

Eine Digitalisierung der Buchhaltung in der Gastronomie lohnt sich genauso wie in anderen Unternehmen auch. Es werden Zeit und Personal bei der Buchhaltung gespart. Trotzdem erhält man schnellere und besser geprüfte Ergebnisse, die eine ständige Kontrolle und Optimierung des eigenen Betriebs ermöglichen. Gleichzeitig sind alle Tätigkeiten, die die Buchhaltung betreffen, nicht mehr an einen Ort gebunden. Dank Cloud-Lösungen können die Daten jederzeit online abgerufen werden. Letztendlich wird die Führung eines Gastronomie-Betriebs damit effizienter und erfolgreicher.