Buchhaltung im Online-Handel – Besonderheiten und Unterstützung

Wer einen neuen Shop aufmachen möchte, greift heutzutage oft zur online Variante, nicht zuletzt, da er sich dabei Kosten für die Ladenfläche spart. Was sich nicht vermeiden lässt, ist allerdings auch hier eine korrekte Buchhaltung zu führen. Nicht alles läuft dabei im Online-Handel bzw. E-Commerce so ab, wie das im Ladengeschäft der Fall ist und es gibt ein paar Besonderheiten zu beachten.

Online-Handel vs. Traditioneller Handel

Ein erster Unterschied liegt in der Zahl der Buchungen. Online werden in kürzerer Zeit meist mehr Buchungen generiert als in einem Laden. Gleichzeitig ist auch die Zahl der Retouren höher. Diese müssen bearbeitet und anschließen Gutschriften ausgestellt werden. Geschäftsfälle wie Buchungen oder Retouren, ziehen im Online Handel viele weitere Prozesse mit sich. Im einfachen Ladengeschäft ist der abendliche Kassensturz oft ausreichend. Online-Händler hingegen müssen Rechnungen erstellen, versenden, als Forderungen verzeichnen und die Zahlungseingänge belegen. Es muss also mit jedem Geschäftsvorfall eine Menge an Daten verarbeitet werden. In einem Online-Shop laufen die meisten Vorgänge, wie beispielsweise Bestellungen oder Retouren, ohnehin elektronisch ab. Rechnungen und Belege liegen häufig in digitaler Form vor. Die digitale Buchhaltung ist im E-Commerce folglich fast ein Muss.

Wichtige Belegarten im Online-Handel

Auch für die Buchhaltung im Online-Handel gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Die meisten Belege unterteilen sich in:

Eingangsrechnungen: Rechnungen, die das Unternehmen erhält und bezahlen muss (von Lieferanten oder anderen Dienstleistern)

Ausgangsrechnungen: Rechnungen, die das Unternehmen verlassen und für die es Zahlungen erhält (von Kunden)

Bankbelege: Kontoauszüge oder auch PayPal-Auszüge

Weitere Belege können Gutschriften, Kassenbewegungen, Kreditkartenbewegungen oder Lohn- und Gehaltsrechnungen sein.

Einnahme-Überschuss-Rechnung oder Bilanz?

Wer nur einen kleinen Webshop führt und mit seinem jährlichen Umsatz unter 500.000€ bleibt, ist nicht zu einer Bilanz sowie der doppelten Buchführung verpflichtet, eine EÜR (Einnahmen Überschuss Rechnung) reicht theoretisch aus. Dennoch ist es von Vorteil von Anfang an, mit einer Bilanz zu arbeiten. Zum einen bietet diese eine bessere Übersicht über die Finanzen. Man erkennt wohin sich das Unternehmen bewegt, wo es Risiken und Schwächen oder aber neue Möglichkeiten gibt. Zum anderen, ist sie sowieso notwendig, wenn der Shop auf eine gewisse Größe wächst. Generell empfiehlt es sich aber, die Erstellung der Bilanz einem Steuerberater zu überlassen. Dieser kennt sich mit dem, für Laien doch recht komplexen Prozess aus.

Excel-Tabelle oder Buchhaltungssoftware?

Theoretisch ist zu Beginn der eigenen E-Commerce Karriere eine händische Buchhaltung mit Hilfe von Excel möglich. Je mehr das Bestellvolumen ansteigt, desto umständlicher und zeitaufwändiger wird das Ganze allerdings. Hinzu kommt, dass ein Geschäftsfall im Online-Handel deutlich mehr Prozesse auslöst, als im traditionellen Handel. Zudem schleichen sich händisch schnell kleine Fehler ein. Auf dem Markt gibt es mittlerweile zahlreiche Software-Angebote, die bei der digitalen Buchhaltung unterstützen und die Prozesse schnell und fehlerfrei übernehmen. Rechnungen und Belege, die im Online-Handel meist ohnehin in digitaler Form vorliegen, werden mit Hilfe eines entsprechenden Programmes gespeichert und können dort auch weiter bearbeitet werden.

Was sollte eine gute Buchhaltungssoftware im Online-Handel können?

Das Einarbeiten in ein neues Programm kostet in jedem Fall Zeit. Damit die Software möglichst effizient eingesetzt werden kann, sollte sie einfach zu bedienen sein. Da im Online-Handel mitunter viele Buchungen in kurzer Zeit anfallen, muss die entsprechende Buchhaltungssoftware zudem leistungsfähig sein, also große Daten- und Bestellmengen verarbeiten können. Um den Aufwand weiter zu verringern, sind hohe Automatisierungsmöglichkeiten von Vorteil. Viele Programme arbeiten mit einer Cloud. Die Daten werden dort gespeichert und sind von überall aus abrufbar. Dies hat den großen Vorteil, dass die Verwaltung fortan nicht mehr an einen Ort gebunden ist. Beim Thema Cloud darf man allerdings auch die Datensicherheit nicht aus den Augen verlieren. Hier sollte bei der Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware besonders Acht gegeben werden.

Vorteile einer guten Buchhaltungssoftware im E-Commerce

  1. Zeitersparnis
    Selbst wenn pro Buchung nur eine Minute Zeit eingespart wird, sind das bei 1000 Buchungen schon zwei komplette Arbeitstage
  2. Gesetzliche Richtigkeit
    Eine gute Software verhindert eine fehlerhafte oder unvollständige Buchführung
  3. Automatisiertes Mahnwesen
    Nicht jeder Kunde bezahlt seine Rechnungen aus dem Online-Shop direkt. Das Erinnern säumiger Kunden erfolgt am einfachsten automatisch mittels einer Software
  4. Überblick behalten
    Die Führung eines Online-Shops wird mit wachsender Größe immer komplexer. Mit einer guten Software behält man stets den Überblick. Beispielsweise lässt sich überprüfen, welche Waren in welchem Maß verkauft werden. So kann das angebotene Sortiment besser an die Nachfrage der Kunden angepasst werden.

Weitere Tools im E-Commerce

Als Betreiber eines Online-Shops gibt es ein paar nützliche Tools, auf die bei der Wahl der  richtigen Software geachtet werden sollte.

Warenwirtschaftssystem

Dieses ist sinnvoll für Online-Händler, die ihre Produkte auch selbst versenden. Ein solches System kann mit der Buchhaltung zusammenarbeiten und liefert stets einen aktuellen Überblick über die Warenbestände. So kann fehlende Ware rechtzeitig nachbestellt werden. Manche Systeme übernehmen die Nachbestellung sogar automatisch.

Integriertes Banking-Modul

Es können ein oder mehrere Bankkonten hinterlegt werden. Für die Buchhaltung werden beispielsweise die Kontoauszüge direkt abgeholt und mit den jeweiligen Belegen verbunden. Außerdem können Zahlungen schneller getätigt werden, wenn die Bankverbindung bereits hinterlegt ist.

Elster-Schnittstelle

Über eine Schnittstelle zum Elster-Portal ist die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einfach und schnell erledigt.

DATEV-Schnittstelle

Hier findet die einfachste Verbindung zum Steuerberater statt. Alle Daten wie Rechnungen und andere Belege werden in das Programm Unternehmen online der DATEV überführt und sind für den Steuerberater einsehbar. Dieser kann auf Basis der Daten seine Auswertungen erstellen und diese anschließend ebenfalls über Unternehmen online hochladen.

Beispiel für einen Software Anbieter: sevdesk

Die Buchhaltungssoftware von sevdesk bietet unter anderem Lösungen speziell für den E-Commerce. Sie kann ganz einfach mit dem eigenen Shopsystem verbunden werden. Weiter bietet das Programm die passende Plattform, um alle Prozesse bezüglich Buchhaltung oder Warenwirtschaft zu vereinfachen und zu automatisieren. Sevdesk arbeitet mit einer Cloud, in der alles gespeichert wird. Die eigenen Daten können also von überall aus abgerufen werden. Die DATEV-Schnittstelle ist ebenfalls integriert. So landen alle wichtigen Informationen auch direkt beim Steuerberater.