Arbeitszeiterfassung – Chancen durch Digitalisierung

Eine korrekte und faire Erfassung der individuell geleisteten Arbeit, ist für Arbeitnehmer wie für Arbeitgeber wichtig. Der Arbeitnehmer kann so nachweisen, wie viel er tatsächlich gearbeitet hat und der Arbeitgeber ist in der Lage, das zu kontrollieren. Dabei ist es vor allem wichtig, den Arbeitnehmer ausreichend zu schützen und ihm eine gerechte Zeiterfassung zu garantieren.

Gesetzliche Regelung

In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz alle wichtigen Bereiche eines Arbeitsverhältnisses. Hier ist auch die Arbeitszeiterfassung festgehalten. Laut Gesetz ist eine Arbeitszeiterfassung Pflicht. So soll kontrolliert werden, dass die höchstzulässige Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche nicht überschritten werden. Nicht gemeint, ist hiermit eine minutiöse Überwachung der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber. Es geht schlichtweg darum zu garantieren, dass die im Arbeitsvertrag festgelegten Zeiten eingehalten werden.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Das Arbeitsgesetz schreibt lediglich vor, dass eine Arbeitszeiterfassung erfolgen muss. Wie diese genau auszusehen hat, wird jedoch nicht festgelegt. Technologien, die zur digitalen Arbeitszeiterfassung herangezogen werden, sind theoretisch in der Lage, auch noch andere Daten zu generieren. So können Geräte beispielsweise gleichzeitig interne Funktionen erfüllen und darüber ein umfassendes Profil der Person abbilden. Digital erfasste Arbeitszeiten zählen zu den personenbezogenen Daten. Darum muss ihr Missbrauch sowie die Weitergabe unbedingt verhindert werden. Folgende Prinzipien sollten daher beachtet werden:

Zutrittskontrolle: Der Zutritt zur Datenverarbeitungsanlage muss begrenzt sein

Zugangskontrolle: Datenverarbeitungssysteme sollen nicht von Unbefugten genutzt werden

Weitergabekontrolle: Bei der Übertragung von Daten, auch denen der Arbeitszeiterfassung, muss ein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten nach Möglichkeit stets verhindert werden

Eingabekontrolle: Wenn Daten verändert wurden, muss nachvollziehbar sein, wer dies getan hat

Auftragskontrolle: Daten werden nur entsprechend den Weisungen und nicht anderweitig verarbeitet

Verfügbarkeitskontrolle: Daten sind vor Verlust und Zerstörung geschützt

Getrennte Verarbeitung: Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, sind auch entsprechend getrennt zu verarbeiten.

Arten der Arbeitszeiterfassung

Aufgrund fehlender gesetzlicher Vorschriften, kann jeder Arbeitgeber selbst entscheiden, wie er die Arbeitszeiterfassung gestalten möchte. Die Formen unterscheiden sich in Bezug auf die Hilfsmittel, aber auch darin wer die Aufzeichnung vornimmt oder ob diese automatisch abläuft.

Arbeitszeiterfassung durch Niederschrift

Hierbei wird die Arbeitszeit schriftlich, mittels eines Formulars festgehalten. Dieses muss nicht nach einem bestimmten Muster erstellt werden, sondern kann von jedem Arbeitgeber selbst gestaltet werden. Wichtig ist, dass alle relevanten Daten erfasst werden und die Bögen anschließend die gesetzlich vorgeschriebenen zwei Jahre aufbewahrt werden.

Elektronische Arbeitszeiterfassung

Die elektronische Arbeitszeiterfassung kann durch Dateneingabe oder -generierung erfolgen. Die digitale Version der ursprünglichen Stempeluhr ist heute in vielen Betrieben im Einsatz. Hierbei muss zu Beginn und zum Ende jeder Schicht, ein Gerät passiert und bestätigt werden. Die Daten werden anschließend in einem digitalen System gespeichert. Der Arbeitnehmer hat für das Ein- und Auschecken meist einen Chip oder eine Chipkarte mit seinem Namen oder seiner Nummer. Manche Systeme kommen sogar ohne Chip aus, hier kann der Arbeitnehmer mit seinem Fingerabdruck ein- und ausstempeln.

Eine andere Möglichkeit der elektronischen Arbeitszeiterfassung ist die manuelle Eingabe der Daten. Diese erfolgt über ein Programm oder einen Onlinedienst und ist ausschließlich an einem Rechner möglich. Der Arbeitnehmer trägt seine Daten in dafür vorgesehene Felder ein. Diese Methode ist im Grunde die digitalisierte Erfassung durch Niederschrift.

Die Welt der digitalen Arbeitszeiterfassung

Datenabgleich und Synchronisierung zwischen Geräten ist heutzutage immer einfacher. Die Arbeitszeiterfassung kann also nicht mehr nur über Chipkarten, sondern beispielsweise auch über mobile Apps erfolgen. Chipformate mit umfassenderer Datenerhebung sind ebenfalls möglich, sodass beispielsweise auch Arbeitsunterbrechungen wie Mittags- oder Raucherpausen generiert sind. Softwares die dies ermöglichen, haben häufig auch noch weitere Funktionen in ihrem Portfolio. Sie ermöglichen es auch Fehl- und Krankheitstage oder sogar die Zu- und Abnahme der Geschäftigkeit des Mitarbeiters statistisch abzubilden und somit nachzuvollziehen.

Für den Arbeitgeber bedeutet das mehr Kontrolle und Möglichkeiten, die Arbeitsvorgänge zu optimieren. Dennoch darf der Arbeitnehmer hierdurch nicht unter Druck gesetzt werden. Die Arbeitszeiterfassung sollte transparent gemacht werden, damit der Arbeitnehmer nicht das Gefühl hat, ausspioniert zu werden.

Immer beliebter wird bei der digitalen Zeiterfassung die Methode des Fingerabdrucks oder Iris-Scans. Der Einsatz dieser Hilfsmittel ist allerdings gesetzlich eingeschränkt. Die Mitarbeiter dürfen nicht gezwungen werden, mittels biometrischer Daten ihre Arbeitszeit erfassen zu lassen. Sie müssen sich frei dazu oder dagegen entscheiden können. Aus Sicht der Arbeitgeber gibt es überzeugende Vorteile der Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Daten. Jeder Mitarbeiter wird eindeutig identifiziert und kann nur seine eigene Arbeitszeit erfassen. Ein „Mitstempeln“ für Kollegen wird dadurch ausgeschlossen. Außerdem fällt das Erfassungsmedium wie beispielsweise eine Chipkarte weg. Seinen Fingerabdruck hat jeder Mitarbeiter immer dabei und er kann ihn auch nicht verlieren. Es werden somit Kosten für das Herstellen eines Erfassungsmediums gespart.

Vorteile digitaler Arbeitszeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung bringt sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer Vorteile. Bei der Erfassung mittels einer Software, sind wiederholte Kontrollen der Zeiten nicht mehr nötig. Solche nachträglichen Kontrollen von Seiten des Arbeitgebers fallen nur bei manuell eingetragenen Arbeitszeiten an. Das spart Zeit und Ressourcen. Gleichzeitig entsteht Transparenz und damit Fairness bei der Arbeitszeiterfassung im Unternehmen. Nachträgliche Manipulation und Fehler werden vermieden. Auch Überstunden werden jetzt genauer erfasst und fallen nicht mehr unter den Tisch. Die Arbeitszeit kann minutengenau gemessen werden.

Die meisten Softwares kennen auch die gesetzlichen Vorschriften für Arbeits- und Pausenzeiten und achten auf deren Einhaltung. Gleichzeitig rechnen sie alle Arbeits- und Pausenstunden eines Monats automatisch gegeneinander auf, sodass Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer stehts den Überblick behalten.

Viele Systeme verfügen zudem über eine DATEV-Schnittstelle. Die generierten Daten können darüber einfach an den Steuerberater übermittelt werden, der diese für die Lohnabrechnung nutzt. Das macht die Verbindung zwischen Steuerberater und Unternehmen um einiges einfacher. Wer die Buchhaltung in seinem Unternehmen digitalisieren will, sollte auch bei der Lohnabrechnung direkt auf digitale Lösungen setzen.

Die Wahl der richtigen Methode

Jeder Arbeitgeber muss letztendlich selbst entscheiden, welche Methode der Arbeitszeiterfassung er wählt. Dabei kann er sich an verschiedenen Faktoren orientieren. Die Art des Betriebs spielt eine Rolle. Gerade bei Bürotätigkeiten werden oft keine genauen Arbeitszeiten erfasst, sondern es wird mit einer pauschalen Arbeitszeit gerechnet. Dann ist ein „Ein- und Ausstempeln“ gar nicht erforderlich. Aber auch die Größe des Unternehmens sollte bedacht werden. Je größer der Betrieb, desto eher macht es Sinn sich auf Programme und Softwares zu stützen, die die Erfassung digitalisieren und damit vereinfachen. Generell bietet es sich aber für fast jedes Unternehmen an, digitale Lösungen in Betracht zu ziehen. Diese machen die Arbeitszeiterfassung einfacher und transparenter.