Anmeldeverfahren bei DATEV Unternehmen online

Um sich bei den verschiedenen Anwendungen und Programmen der DATEV und speziell bei DATEV Unternehmen online anzumelden, gibt es mehrere Möglichkeiten.

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online ist ein Programm, das den Daten-, Beleg- und Dokumentenaustausch zwischen Steuerberater und Mandant in digitaler Form ermöglicht. Sowohl vom Mandanten, als auch vom Steuerberater, werden alle relevanten Dokumente mithilfe der DATEV-Cloud hochgeladen und im DATEV Rechenzentrum gespeichert. Dies geht mittels des Belegtransfers, der den Import von digitalen Belegbildern oder Daten in DATEV Unternehmen online ermöglicht. Nach dem Belegupload sind die hochgeladenen Belegbilder und Daten anschließend jederzeit sowohl für den Mandanten, als auch für den Steuerberater abrufbar. Der Zugang zum Programm erfolgt über eine App oder einen Stick, der an den Rechner angeschlossen wird. Unternehmen online setzt sich aus verschiedenen Anwendungen wie Belege online, Bank online, Kassenbuch online und einigen weiteren zusammen. Das Programm kann sowohl für die Finanzbuchführung als auch für die Lohnabrechnung des Mandanten genutzt werden.

DATEV SmartLogin

Eine Möglichkeit für den DATEV online Login ist der DATEV SmartLogin. Hierbei handelt es sich um eine mobile App die sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Tablet installiert werden kann. Sie ermöglicht eine sichere Anmeldung in DATEV-Programmen und DATEV-Apps. Anwendungen, die SmartLogin unterstützen sind unter anderem DATEV Unternehmen online und die DATEV-App, aber auch noch viele weitere die auf der Website der DATEV aufgelistet werden.

Registrierung

Vor der Nutzung des SmartLogin ist eine einmalige Registrierung notwendig. Alle hierfür notwendigen Informationen wie der Registrierungscode, die persönliche SmartLogin-ID und eine PUK zur Sperrung in Notfällen finden sich im Registrierungsbrief, der nach der Bestellung zugestellt wird. Nach der Installation der kostenlosen DATEV SmartLogin App, kann der Registrierungsvorgang unter dort gegebener Anleitung fertiggestellt werden. Anschließend hat der Nutzer Zugang zu den Anwendungen, die den SmartLogin unterstützen.

Wie funktioniert der Login?

Die Anmeldung via SmartLogin ist einfach und läuft folgendermaßen ab:

  1. Im Webbrowser des PCs der verwendet wird muss die gewünschte DATEV-Online-Anwendung, wie zum Beispiel Unternehmen online, gestartet werden.
  2. Aus den zwei möglichen Anmeldeverfahren DATEV SmartLogin und DATEV SmartCard muss der SmartLogin ausgewählt werden.
  3. Anschließend kann die App DATEV SmartLogin auf dem Smartphone geöffnet werden. Auch hier ist eine Anmeldung erforderlich.
  4. Im Browser wird ein QR-Code angezeigt. Dieser kann nun mit dem Smartphone gescannt werden. Anschließend startet die DATEV-Online-Anwendung.

Um sich in einer DATEV-Online-Anwendung anzumelden muss also lediglich ein QR-Code über die SmartLogin-App gescannt werden. Möchte man sich in einem Programm auf demselben iOS oder Android Gerät anmelden, auf dem sich auch die SmartLogin-App befindet, funktioniert die Anmeldung ohne QR-Code mithilfe der App-Login Funktion.

Weitere Informationen zum SmartLogin

Die SmartLogin App kann nur 1x pro Gerät installiert werden, es ist also nicht möglich sie auf mehreren Smartphones zu installieren und zu nutzen. Soll ein weiteres Gerät hinzugefügt werden, muss vom Steuerberater für den Mandanten ein zusätzlicher separater SmartLogin bestellt werden.

Mit DATEV SmartLogin sind nicht alle Anwendungsfälle abgedeckt. Daher sollte zusätzlich eine DATEV SmartCard für den Zugang über einen PC vorliegen.

DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity

Die andere Möglichkeit für den DATEV Login ist die DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity. Mit der DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity wird der Zugang zu den Anwendungen des DATEV-Rechenzentrums und zu den exklusiven Bereichen von www.datev.de ermöglicht. Bei DATEV mIDentity handelt es sich um einen Stick mit eingebautem SmartCard Leser und Softwareschutzmodul. Er funktioniert nur mit eingelegter SmartCard im Sim-Format. Diese ist bei der Erstbestellung kostenlos mit enthalten.

Registrierung

Für die Inbetriebnahme der Software muss zunächst ein Sicherheitspaket installiert werden. Wenn ausschließlich DATEV-Online-Produkte, wie zum Beispiel DATEV Unternehmen Online verwendet werden, benötigt man das Sicherheitspaket compact. Wurde die DATEV-Software von einer DVD installiert, so muss das Sicherheitspaket von der DATEV-Produkt DVD installiert werden.

Wie funktioniert der Login?

Mit der DATEV SmartCard classic/ DATEV mIDentity ist der Zugang zu DATEV Online-Anwendungen in Unternehmen online sowie zu den Anwendungen des DATEV-Rechenzentrums möglich. Außerdem kann die SmartCard in Mein ELSTER registriert werden.

Für den Login in einer Anwendung, wie beispielsweise DATEV Unternehmen online, wird wie beim SmartLogin zunächst die Anwendung gestartet. Bei der Auswahl des Anmeldeverfahrens muss nun DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity ausgewählt werden. Für die DATEV SmartCard wird ein zusätzliches Kartenlesegerät benötigt. Es werden nur bestimmte SmartCard-Lesegeräte unterstützt. Für DATEV mIDentity ist kein zusätzliches Lesegerät nötig, da es sich hierbei bereits um einen Stick mit eingebautem SmartCard leser handelt.

Signatur und Verschlüsselung

Auch die Signatur und Verschlüsselung von E-Mails ist mit einer DATEV SmartCard möglich. Hierbei werden die Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit der E-Mail-Kommunikation im Internet sichergestellt. Ist eine E-Mail signiert, weiß der Empfänger mit Sicherheit, dass sie vom angegebenen Absender stammt. Es wird dabei allerdings lediglich der E-Mail-Client Microsoft Outlook unterstützt. Die E-Mail Adresse, die in Outlook eingerichtet ist und die für die Kommunikation genutzt werden soll, wird für die Verschlüsselung auf der SmartCard gespeichert. Für die Signatur oder Verschlüsselung einer E-Mail, muss beim Verfassen in Outlook die entsprechende Schaltfläche ausgewählt werden.

Kriterium für die Wahl des Anmeldeverfahrens

Beide Verfahren, sowohl DATEV SmartLogin als auch DATEV SmartCard/ mIDentity, ermöglichen einen Zugang zur Anwendung DATEV Unternehmen online. Ein Kriterium für die Auswahl kann der Nutzungsort sein. Da es sich bei DATEV SmartLogin um eine App handelt, die auf mobilen Geräten installiert wird, ist die Anmeldung hier nicht standortgebunden. Der Zugriff auf DATEV Unternehmen online kann somit auch von unterwegs erfolgen. Belege können flexibel hochgeladen werden und aktuelle Zahlen lassen sich von überall aus einsehen. Möchte man sich lokal am PC oder Server in einer Anwendung wie Unternehmen online anmelden, so kann die DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity zur Authentifizierung verwendet werden.

Vertraulichkeit der Daten – das „Besitz und Wissen“ Prinzip

Da man mit einem DATEV Unternehmen online Login Zugang zu Daten mit hoher Vertraulichkeit erhält, ist es wichtig, dass die Anmeldeverfahren gewissen Sicherheitsstandards unterliegen. Dies ist sowohl bei DATEV SmartLogin als auch bei der DATEV SmartCard oder einem mIDentity der Fall. Die Verfahren arbeiten nach dem Prinzip „Besitz und Wissen“. Das Bedeutet, wer sich anmelden möchte, muss zum einen im Besitz einer physischen Sache, wie zum Beispiel der SmartCard, sein und gleichzeitig über Wissen verfügen, wie zum Beispiel einen Pin, der bei der Anmeldung eingegeben wird. Auch beim DATEV SmartLogin lassen sich die beiden Komponenten finden. Zum einen gibt es die App auf dem mobilen Gerät und zum anderen einen Pin, ohne den eine Anmeldung nicht möglich ist.